Het juiste deelnemersbeheer – zelf implementeren of samenwerken met een serviceprovider?

Het beheer van uitnodigingen en deelnemers is een van de belangrijkste taken bij het plannen en uitvoeren van evenementen. Simpel gezegd: “Zonder gasten, geen evenement!”. En omdat deelnemersmanagement meestal ook aan het begin staat van elke evenementplanning, is het raadzaam om al vroeg na te denken over de juiste aanpak.

De eerste vraag die vaak bij je opkomt: “Zelf doen of uitbesteden aan een dienstverlener?” Er zijn goede redenen voor beide en ik wil in deze post graag enkele gedachten tegenover elkaar zetten.

De eerste vraag is of het om een eenmalig evenement gaat (bijv. een jubileum) of dat er in de loop van het jaar een groter aantal evenementen in het bedrijf plaatsvindt waarvoor de aanschaf van een in-house oplossing nodig zou kunnen zijn of
Software voor bezoekersbeheer
rechtvaardigen. Voor een enkel evenement is de aanschaf van een intern hulpmiddel meestal niet de moeite waard. In dit geval is een serviceprovider die een systeem op ad-hocbasis kan configureren en leveren meestal flexibeler en ook sneller te implementeren.

Voor meerdere of terugkerende evenementen kan het gebruik van je eigen software voor deelnemersbeheer nuttig en ook kostenbesparend zijn. Eerst moet worden nagegaan welke vereisten de verschillende formaten met zich meebrengen en welke reeks functies nodig is in een systeem. Een conferentie die meerdere dagen duurt en waarvoor deelnemers moeten betalen, stelt andere eisen aan registratie en gastenbeheer dan een eenvoudig avondevenement voor 500 klanten en werknemers.

Een andere vraag die opkomt, is of er voldoende interne middelen zijn om een in-house oplossing aan te schaffen, te implementeren en vervolgens te gebruiken.
In onze ervaring zijn interne evenementenafdelingen meestal chronisch onderbemand en belast met veel verschillende taken en parallelle evenementen. Hier kan het uitbesteden van deelnemersbeheer aan een gespecialiseerde dienstverlener waardevolle middelen vrijmaken voor andere taken en de evenementafdeling ontlasten.

Timing is ook een belangrijk criterium voor of tegen een eigen systeem. Evenementen worden op steeds kortere termijn besloten en de doorlooptijden worden navenant korter. De markt voor software voor deelnemersbeheer is echter behoorlijk verwarrend en heterogeen – alleen al het definiëren van de vereisten, het selecteren van de serviceproviders en het omgaan met de verschillende tools en licentiemodellen kan enkele maanden in beslag nemen. En de interne IT-afdeling heeft nog niet eens inspraak gehad …

Last but not least moet je duidelijk zijn over welke aanvullende diensten nodig zijn.
Pure software is slechts één aspect van deelnemersbeheer. Full-service providers bieden een reeks aanvullende diensten, te beginnen met het ontwerp, het uitnodigingsbeheer de levering van
hotlines voor gasten speciale functies zoals stoel- of hotelmanagement of zelfs on-site ondersteuning voor accreditatie. accreditatie inclusief technologie en personeel.

Heb je nog vragen over welke aanpak geschikt is voor jouw evenement?
We geven je graag advies!