Het juiste deelnemersbeheer – zelf implementeren of samenwerken met een dienstverlener?
Het beheer van uitnodigingen en deelnemers is een van de belangrijkste taken bij de planning en uitvoering van evenementen. Simpel gezegd: “Zonder gasten, geen evenement!” En aangezien deelnemersbeheer meestal ook aan het begin van elke evenementenplanning staat, is het raadzaam om vroeg na te denken over de juiste aanpak.
De eerste vraag die vaak opkomt: “Zelf doen of uitbesteden aan een dienstverlener?”. Er zijn goede redenen voor beide en ik wil in dit bericht enkele gedachten tegenover elkaar stellen.
De eerste vraag is of het om een eenmalig evenement gaat (bijvoorbeeld een jubileum) of dat er in de loop van het jaar een groter aantal evenementen in het bedrijf plaatsvindt die de aanschaf van een interne oplossing of software voor aanwezigheidsbeheer zouden kunnen rechtvaardigen. Voor een enkel evenement is de aanschaf van een intern instrument meestal niet de moeite waard. In dit geval is een dienstverlener die een systeem op ad hoc-basis kan configureren en leveren meestal flexibeler en ook sneller te implementeren.
Voor meerdere of terugkerende evenementen kan het gebruik van uw eigen software voor deelnemersbeheer nuttig en ook kostenbesparend zijn. De eerste stap is na te gaan welke eisen de verschillende formaten met zich meebrengen en welke reeks functies in een systeem nodig is. Een conferentie die meerdere dagen duurt en waarvoor de deelnemers moeten betalen, stelt andere eisen aan de registratie en het gastenbeheer dan een eenvoudig avondevenement voor 500 klanten en werknemers.
Een andere vraag is of er voldoende interne middelen zijn voor de verwerving, implementatie en de daaropvolgende exploitatie van een interne oplossing.
In onze ervaring zijn interne evenementenafdelingen meestal chronisch onderbemand en belast met veel verschillende taken en parallelle evenementen. Hier kan het uitbesteden van deelnemersbeheer aan een gespecialiseerde dienstverlener waardevolle middelen vrijmaken voor andere taken en de afdeling evenementen vrijmaken.
Timing is ook een belangrijk criterium voor of tegen een eigen systeem. Evenementen worden op steeds kortere termijn beslist en de termijnen worden dienovereenkomstig korter. De markt voor software voor deelnemersbeheer is echter nogal verwarrend en heterogeen – het bepalen van de vereisten, het selecteren van de dienstverleners en het omgaan met de verschillende tools en licentiemodellen kan alleen al enkele maanden in beslag nemen. En de interne IT-afdeling heeft nog niet eens inspraak gehad…
Last but not least moet u duidelijk weten welke aanvullende diensten nodig zijn.
De zuivere software is slechts één aspect van het deelnemersbeheer. Full-service providers bieden een reeks aanvullende diensten, te beginnen met ontwerp, beheer van uitnodigingen, het aanbieden van hotlines voor gasten, speciale functies zoals zitplaatsen of hotelbeheer, of zelfs ondersteuning ter plaatse voor accreditatie, inclusief technologie en personeel.
Hebt u nog vragen over welke aanpak geschikt is voor uw evenement?
Wij adviseren u graag!
