Der Neujahrsempfang 2018 der IHK Wuppertal stand unter dem Motto „Digitalisierung“ – für die IHK ein Anlass, sich erstmals auch beim Teilnehmermanagement für digitale Prozesse zu entscheiden.

Zwar wurden, dem Anlass entsprechend, noch postalische Einladungen an die rund 4.000 Gäste verschickt, die Rückmeldungen erfolgten dann jedoch über ein von Guest-One konzipiertes und umgesetztes Online-Teilnahmermanagement.

Über eine responsive Onlineanmeldung im Corporate Design der IHK konnten sich die Gäste schnell und unkompliziert zur Veranstaltung anmelden. Neben den geladenen Gästen, deren Daten bereits im System hinterlegt waren, konnten sich auch Interessenten anmelden, die dann von der IHK entsprechend „freigeschaltet“ werden konnten. Alle angemeldeten Gäste erhielten im Anschluß der Registrierung eine automatische Email-Bestätigung inkl. einem eTicket mit QR-Code.

Der Check-in vor Ort erfolgte an insgesamt 10 Stationen, an denen nach dem Scan der Tickets in wenigen Sekunden die Namensschilder „live“ gedruckt wurden. Auf alphabetisch eingeteilte Counter konnte so verzichtet werden und rund 1.300 Gäste so in etwas mehr als einer Stunde vollständig akkreditiert werden. Auch beim Thema Gästeliste, die allen Teilnehmern nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt wurde, verzichtete man erstmals auf gedruckte Exemplare. Das Teilnehmerverzeichnis wurde den Gästen stattdessen im Nachgang der Veranstaltung als PDF-Download auf der Anmeldeseite zur Verfügung gestellt.

Mit BS|Energy und Veolia konnten im April 2018 zwei attraktive Neukunden ihre Teilnehmermanagement-Software „Eventry“ von Guest-One in Betrieb nehmen.

Veolia ist in Sachen Umwelt der kompetente Partner für Kommunen, Industriebetriebe, Handels- und Privatkunden in ganz Deutschland. Mit den drei Geschäftsbereichen Wasser, Entsorgung und Energie deckt Veolia eine einzigartige Bandbreite von Umweltdienstleistungen ab.

Die BS|Energy Gruppe ist mit ihren zugehörigen Tochterunternehmen ebenfalls in den Bereichen Strom, Gas, Fernwärme, Trinkwasser und Stadtentwässerung tätig, dies am Unternehmenssitz in Braunschweig wie auch bundesweit.

Bei beiden Unternehmen setzte sich Guest-One in längeren Ausschreibungen mit dem etablierten Eventry-System durch und konnte die Software (im jeweiligen Corporate Design des Kunden) dann innerhalb weniger Wochen betriebsbereit übergeben – Schulung der Mitarbeiter an den entsprechenden Standorten inklusive.

60 teilnehmende Banken und rund 1.400 Gäste – der Wirtschaftstag 2018, eine Veranstaltung des Genossenschaftsverbandes Verband der Regionen e.V., der DZ Bank sowie den Volksbanken Raiffeisenbanken und den Spar- und Darlehnskassen im Rheinland und in Westfalen, fand im November 2018 im RuhrCongress in Bochum statt.

Im Auftrag der Agentur EREIGNISHAUS übernahm Guest-One das Teilnehmerhandling für diesen hochwertigen Unternehmerkongress mit zahlreichen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Kultur.

Das Einladungsmanagement für die Veranstaltung erfolgte über die teilnehmenden Banken, die im Vorfeld entsprechende Ticketkontingente für ihre Kunden reservieren konnten. Für die Buchung der Tickets und die weitere Abwicklung stellte Guest-One den teilnehmenden Banken eine Online-Plattform zur Verfügung. Über diese Plattform konnten Ticketkontingente bestellt und im Verlauf auch angepasst werden.

Die Ansprache und Einladung der Kunden erfolgte über die Kundenberater in den Filialen, alle Anmeldungen wurden wiederum in der Online-Plattform eingetragen. Veranstalter und Agentur hatten im Anmeldeverlauf jederzeit eine aktuelle Übersicht über den Anmeldestand und die Auslastung der gebuchten Kontingente und konnten bei Bedarf entsprechend nachsteuern. Über die Plattform hatten die Kundenberater die Möglichkeit, ihren Gästen auf Knopfdruck wahlweise eine Bestätigungsmail inkl. einer Eintrittskarte zuzusenden oder aber die Eintrittskarten auszudrucken und persönlich zu übergeben.

Nach Anmeldeschluss erfolgten ein platzgenaues Seating aller Gäste im Saal sowie eine Zuordnung zu definierten Meeting-Points. Für das Seating baute Guest-One den Saalplan im Adminbereich grafisch nach und ermöglichte dann eine schnelle und unkomplizierte Platzierung via „drag and drop“.

Vor Ort wurden alle Gäste über den Scan ihrer Eintrittskarten erfasst und automatisch eingecheckt. Ebenfalls automatisch wurde innerhalb weniger Sekunden ein Namensschild inkl. der Sitzplatz- und Meeting-Point Information gedruckt und den Gästen überreicht. An insgesamt 10 Stationen konnten die gut 1.400 Gäste innerhalb einer Stunde vollständig eingecheckt werden.