Die Silvesterfeier am Brandenburger Tor

Die diesjährige Silvesterproduktion der sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH stand unter dem Motto „Celebrate at the Gate“. Bei der knapp fünfstündigen Liveshow direkt am Brandenburger Tor führten wie im Vorjahr Johannes B. Kerner und Andrea Kiewel durch das Programm und präsentierten dabei nicht nur internationale Music Acts sondern auch Liveschalten zu Prominenten in aller Welt und in deutsche Wohnzimmer.

Für die Organisation der gesamten Crew sowie der Künstler und der Medienvertreter nutzte der Veranstalter „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ erstmals das Akkreditierungssystem „Crew-Control“ von Guest-One. Neben der strukturierten Erfassung und Verwaltung der Daten aller beteiligten Personen ging es dabei auch um das Management komplexer Zutrittsberechtigungen sowie um die Einhaltung und Dokumentation der pandemiebedingten Hygienevorschriften. Eine integrierte Cateringverwaltung rundete das Leistungspaket ab.

Bereits im September begann das Team von Guest-One das webbasierte System einzurichten und zu konfigurieren. Das nach wie vor dynamische Pandemiegeschehen und die damit verbundenen, sich häufig ändernden Behördenanordnungen machten eine regelmäßige Nachjustierung notwendig.

„Dank der modularen Struktur und den vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten von „Crew-Control“ konnten wir zu jeder Zeit kurzfristig auf veränderte Anforderungen reagieren und das System entsprechend anpassen“, zeigte sich Yvonne Mahling – Gesamtprojektleitung für die „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ – von der Flexibilität des Systems begeistert.

Der gesamte Akkreditierungsprozess läuft mit „Crew-Control“ elektronisch – von der Einladung der Mitarbeiter über die Onlineanmeldung bis zum Versand der sogenannten eTickets – alle Schritte sowie die gesamte Kommunikation mit den beteiligten Gewerken und Mitarbeitern sind zentral im System hinterlegt und dokumentiert. Das schont die Ressourcen des Veranstalters und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Die Einhaltung der strengen DSGVO Vorschriften ist dabei selbstverständlich – jede „Crew-Control“ Instanz läuft auf abgesicherten Servern in einem der größten deutschen Rechenzentren.

Wichtiger Bestandteil von „Crew-Control“ ist die zentrale Organisation aller Zutrittsberechtigungen. Aus Zonen, Bereichen und Event-Zeiträumen können individuelle Berechtigungsprofile erstellt und den Mitarbeitern zugeordnet werden. Die Crewausweise oder Armbänder sind mit RFID Tags ausgestattet, die an den jeweiligen Eingängen mittels Smartphones gescannt werden. Die hinterlegte Berechtigung sowie, falls vorhanden, das Bild des Mitarbeiters werden auf dem Smartphone angezeigt. Diese Vorgehensweise bietet gleich mehrere Vorteile – zum einen kann auf unterschiedliche Ausweisvarianten und komplizierte Pass-Sheets verzichtet werden, zum anderen kann man flexibel reagieren, wenn einzelne Berechtigungen ergänzt oder entzogen werden sollen.

Für das Projekt in Berlin wurden zwei getrennte Akkreditierungsbereiche mit entsprechender Hardware eingerichtet. Für den täglichen Check-in der Mitarbeiter sowie die Berechtigungsprüfungen an neuralgischen Zugängen sowie beim Catering, konfigurierte Guest-One die notwendigen Smartphones für die Mitarbeiter des Sicherheits- und Ordnungsdienstes. Alle Geräte werden über ein Mobile Device Management in „Crew-Control“ verwaltet und können bei Bedarf auch aus der Ferne umkonfiguriert oder geortet werden.

Zwei Guest-One Projektleiter unterstützten die Produktion in Berlin und sorgten während der einwöchigen Aufbau- und Veranstaltungsphase zusammen mit dem Team der „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ für einen reibungslosen Ablauf der Akkreditierung.

„Jedes Projekt hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen und wir sind sehr froh, mit „Crew-Control“ eine Lösung gefunden zu haben, die sich sehr projektspezifisch zuschneiden lässt“, so Yvonne Mahling weiter.

Die begonnene Zusammenarbeit soll auch bei der Silvesterproduktion 2022 fortgeführt werden.

Im letzten Jahr digital, 2021 hybrid. Über 1.000 Delegierte und Gäste wurden zur 41. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages in Erfurt erwartet.

Diese Veranstaltung umfasste unser gesamtes Leistungsangebot. Einladungsmanagement und Teilnehmerkommunikation, Onlineanmeldung mit Verwaltung von Stimmrechten, Ausstellerhandling, Akkreditierung vor Ort, Livestream des Hauptprogramms und ein vorgelagertes Online-Festival mit Livestream und On-demand-Videos.