Event Einladungsmanagement – digital per E-Mail oder doch per Post?
Eine häufige Fragestellung unserer Kunden: Wie lade ich meine Gäste am besten zu meiner Veranstaltung ein?
Vorweg sei gesagt – dafür gibt es keine eindeutigen Kriterien oder Regeln.
Aus Kostengründen und auch im Hinblick auf Nachhaltigkeit bietet sich natürlich eine rein digitale Einladung per E-Mail an. Man spart sich den Aufwand für die Gestaltung und die Produktion aufwendiger Einladungskarten, hat keine Konfektionier– und Portkosten und schneller ist es auch noch.
Welche Gründe dennoch für ein Einladungsmanagement per Post sprechen können, führen wir im Folgenden einmal auf:
- Es liegen gar nicht alle E-Mailadressen vor oder diese sind nicht gut gepflegt
- E-Mailadressen sind nicht personalisiert, sondern Sie haben z.B. viele info@ Adressen
- Ein Teil der Einzuladenden hat keine E-Mailadresse (z.B. Mitarbeiter aus der Produktion)
- Pensionäre oder Mitarbeiter in Elternzeit können per Mail nicht erreicht werden
- Die Zielgruppe ist nicht technik-affin oder hat eine hohe Altersstruktur
Es gibt aber auch weitere Aspekte, die für eine postalische Einladung sprechen können. So ist eine schön gestaltete und produzierte Einladungskarte deutlich wertiger als eine E-Mail. Gerade bei hochkarätigen Veranstaltungen, wie z.B. Firmenjubiläen bringt man den Gästen damit eine andere Wertschätzung entgegen. Eine postalische Einladung eignet sich auch besser, eine konzeptionelle Idee zu transportieren bzw. schon mit der Einladung emotional auf die Veranstaltung einzustimmen.
Zu guter Letzt bleibt eine postalische Einladung länger im Gedächtnis bzw. im Blick der Gäste.
E-Mails „versenden“ sich schnell, werden wegsortiert, gelöscht und verschwinden damit aus dem Fokus des Eingeladenen.
Wie das Einladungsmanagement am besten umgesetzt wird, hängt also unter anderem vom Veranstaltungsformat, von der Zielgruppe und auch von Timing und Budget ab. Gerne beraten wir Sie zu der für Sie optimalen Vorgehensweise. Dank unseres internen Design-Teams unterstützen wir Sie auch gerne schon in der Präsentationsphase mit ersten Ideen und konkreten Layouts.
