Medienkongress und Horizont Award 2017
Medienkongress und Horizont Award 2017
Für den Deutschen Fachverlag sowie die Zeitschrift HORIZONT, war Guest-One im Januar in Frankfurt im Einsatz.
In der Alten Oper fand neben dem zweitägigen Medienkongress die Verleihung der Horizont Awards an die „Männer des Jahres 2016“ statt. Guest-One ist seit vielen Jahren Partner beider Veranstaltungen und verantwortlich für das Teilnehmermanagement.
In diesem Jahr wurde die Onlineanmeldung im Vorfeld erstmals über das neue Eventry-System der Zeitschrift HORIZONT abgewickelt, welches im Verlauf des Jahres 2016, ebenfalls von Guest-One, für den Verlag installiert und übergeben wurde. Vor Ort unterstützte Guest-One die Registrierung der Gäste mit entsprechenden Checkin-Stationen sowie zwei Guestmanagern für die Betreuung über beide Veranstaltungstage.
Eröffnung Elbphilharmonie Hamburg
Eröffnung Elbphilharmonie Hamburg
Teilnehmermanagement für die Eröffnungskonzerte
Großer Erfolg für Guest-One: Die Wuppertaler Experten übernehmen die Gästeorganisation und das Teilnehmer-Management für die Eröffnungsveranstaltungen der Elbphilharmonie Hamburg. Zu den beiden Eröffnungskonzerten am 11. und 12. Januar 2017 erwartet die HamburgMusik gGmbH als Betreiber gesellschaft der Elbphilharmonie mit ihrem Generalintendanten Christoph Lieben-Seutter rund 4.500 Besucher.
Die Gästeliste ist lang, Tickets gab es für die Konzerte nicht zu kaufen. Zu den ortsansässigen geladenen Gästen gesellen sich viele Persönlichkeiten aus aller Welt, um der Eröffnung beizuwohnen. Für Guest-One eine willkommene Gelegenheit, die eigene Leistungsfähigkeit unter Beweis zu stellen und gleichzeitig eine echte Herausforderung. „Wir freuen uns sehr, unseren Teil zu den Eröffnungskonzerten der Elbphilharmonie beitragen zu können“, freut sich Oliver Maître, Geschäftsführer von Guest-One, auf die Veranstaltungen zum Jahresbeginn 2017.
Nicht zuletzt die langjährige Erfahrung des Wuppertaler Unternehmens im Bereich Teilnehmer-Management und Gästeorganisation hat dazu geführt, dass sich Guest-One als Dienstleister durchsetzen konnte.
Die Abwicklung und Betreuung der Einladungen an eine Vielzahl hochkarätiger Gäste aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft sowie zahlreiche Vertreter der internationalen Presse ist für sich genommen schon eine Herausforderung. Zudem zeichnet Guest-One als Full-Service-Anbieter für zahlreiche weitere Dienstleistungen verantwortlich. Im Bereich Ticketing entwickeln die Spezialisten etwa hochwertige personalisierte Eintrittskarten in verschiedenen Sprachversionen, die mit Datumseindruck individualisiert werden. „Druck, Konfektionierung und Versand der Einladungskarten gehen ebenfalls auf unser Konto“, berichtet Maître.
Das aufwendige Anmeldeverfahren zählt ebenfalls zu den Aufgaben von Guest-One. Grundvoraussetzung dazu ist der digitale Import der verschiedensten Gästeverteiler, um die Prozesse zu systematisieren und die sich daran anschließenden Aufgaben realisieren zu können. „Vorgesehen ist eine umfangreiche Online-Anmeldemöglichkeit, die wir speziell auf die anspruchsvollen Anforderungen der repräsentativen Veranstaltung ausrichten“, sagt Maître. Im Anschluss an ihre Anmeldung erhalten die Gäste eine Bestätigung inklusive eines E-Tickets. „Alles das läuft vollständig automatisiert und dank unserer bewährten und eingespielten Prozesse auch sicher ab“, fügt der Geschäftsführer hinzu.
Eine besonders wichtige Rolle spielt die Sitzplatzverwaltung bei den Konzerten. Nicht zuletzt aufgrund der Vielzahl hochkarätiger Gäste und des außergewöhnlichen Saal-Layouts müssen die Vorgehensweisen akribisch und passgenau auf den Kunden umgesetzt werden. Dies geschieht in enger Kooperation mit der Betreibergesellschaft. Diese Aufgabe ist bereits angelaufen, sie wird Oliver Maître mit seinem Team noch bis zum Veranstaltungsbeginn begleiten. Doch der Geschäftsführer bleibt gelassen: „Gerade für mich als Hamburger ist dies ein herausragendes Projekt, in das wir unsere gesamte Erfahrung einbringen können.“
G20 GERMANY 2017
G20 GERMANY 2017
Im Auftrag des Auswärtigen Amts in Berlin übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement und das Placement für das G20-Konzert im Rahmen des Gipfeltreffens der Staats- und Regierungschefs in der Hamburger Elbphilharmonie. Nach der feierlichen Eröffnung zu Beginn des Jahres standen die Wuppertaler Experten für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation damit zum zweiten Mal binnen Jahresfrist in der Verantwortung für ein besonders außergewöhnliches Event im modernsten Konzerthaus der Welt.
Damit die Politiker mitsamt ihren Delegationen und den übrigen Gästen das Philharmonische Staatsorchester Hamburg unter Dirigent Kent Nagano beim Spiel von Beethovens Neunter Sinfonie genießen konnten, war Guest-One im Vorfeld gefordert. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, hatten die Wuppertaler Experten ein komplexes System aufgebaut, das der Anmeldung der rund 2.000 Gäste diente. Die hochsensiblen Daten der sogenannten „Chefs“ und deren Begleitungen wurden dafür vorab in das Online-Tool importiert. Zwecks Einhaltung der protokollarischen Vorgaben hatten die Experten für Gästeorganisation außerdem den Sitzplan des Großen Saals grafisch nachgebaut um das platzgenaue Seating der Gäste zu erleichtern.
Höchste Sicherheitsanforderungen kennzeichneten das Lastenheft des G20-Konzerts. So lief das besonders abgesicherte Websystem mit einer leistungsfähigen Verschlüsselung und entsprach den restriktiven Anforderungen des Auswärtigen Amtes und den deutschen Datenschutzrichtlinien. Nicht minder anspruchsvoll gestalteten sich die Sicherheitsanforderungen am 7. Juli 2017, dem Tag des G20-Konzerts. Lückenlose Kontrollen wie am Flughafen wurden bereits im Hamburg Cruise Center in der HafenCity durchgeführt. Dort fand der erste Teil eines zweistufigen Einlasses statt. Eigens dazu hatte Guest-One zehn Stationen aufgebaut, um die rund 1.500 regulären Gäste zu akkreditieren. Ausgestattet mit Platzkarten gelangten die Besucher dann per Schiff zur Elbphilharmonie, wo der eigentliche Einlass in das Konzerthaus erfolgte. Die VIPs und Delegationen fuhren mit ihren Fahrzeugen direkt in die Sicherheitszone ein und wurden von Guest-One unmittelbar vor der Elbphilharmonie akkreditiert.
Die hohen Sicherheitsanforderungen in Verbindung mit dem großen Kreis von Beteiligten und die Erfüllung der protokollarischen Anforderungen machten dieses anspruchsvolle Projekt auch für Guest-One zu einem ganz besonderen.
Premiere Musical Kinky Boots
Premiere Musical Kinky Boots
Erneute Zusammenarbeit zwischen Guest-One und der Stage Entertainment für die Premiere von Kinky Boots. Rund 1.200 Gäste feierten am 03. Dezember die Deutschlandpremiere im Stage Operettenhaus in Hamburg. Neben zahlreichen Prominenten zeigte sich auch Pop-Ikone Cindy Lauper auf dem roten Teppich. Cindy Lauper steuerte die Musik und die Songs zum Musical bei, welches seit 2013 auch erfolgreich am Broadway in New York läuft.
Für Guest-One begann die Zusammenarbeit bei diesem Projekt mit der Gestaltung und der Produktion sowie dem Versand der hochwertigen Einladungen an die Gäste. Für die Anmeldung wurde eine responsive und ci-konforme Onlineanmeldung in deutscher und englischer Sprache umgesetzt. Nach der Registrierung erhielten die Gäste per Email ein elektronisches Ticket inkl.
QR-Code.
Für die Platzierung der Gäste im Theatersaal richtete Guest-One ein Seatingmodul ein und übernahm den kompletten Bestuhlungsplan in das Modul. Alle Gäste konnten so schnell und einfach via „drag-and-drop“ aus der Gästeliste auf die entsprechenden Sitzplätze gezogen werden. Vor Ort übernahm Guest-One dann den Checkin der Gäste. Durch den Scan der Tickets konnten die 1.200 Gäste schnell und einfach eingecheckt werden. Der Ausdruck der Platzkarten erfolgte dabei in Echtzeit, was eine Bearbeitung des Seatings bis kurz vor der Veranstaltung ermöglichte.
Die nächste Premiere ist das Musical Mary Poppins, welches ebenfalls wieder von Guest-One betreut wird.
Aareon Kongress 2017
Aareon Kongress 2017
Die Aareon AG mit Sitz in Mainz ist das führende Beratungs- und Systemhaus in der europäischen Immobilienbranche. Jährliches Veranstaltungs-Highlight und einer der größten und wichtigen Branchentreffs der Immobilienwirtschaft, ist der dreitägige „Aareon Kongress“, der traditionell im Mai oder Juni im Kongresshaus in Garmisch-Partenkirchen stattfindet.
Wie bereits in den Vorjahren, übernahm Guest-One auch in 2017 das gesamte Teilnehmermanagement für die gut 1.000 Teilnehmer und Referenten und unterstützte damit die Aareon AG direkt sowie die betreuende Agentur H&R Communications. Neben der Umsetzung einer umfangreichen Onlineanmeldung inkl. Hotelverwaltung, übernahm Guest-One den Checkin der Gäste beim Kongress, der Abendgala sowie an den stattfindenden Workshops. Weiterer wichtiger Bestandteil der Leistung, war ein grafisches Seatingtool, welches eine schnelle und einfache Platzierung aller Gäste an die Galatische ermöglichte.
quick-mix Gruppe
quick-mix Gruppe
Guest-One entwickelt übergeordnete Seminarverwaltung
Die quick-mix Gruppe mit Sitz in Osnabrück ist ein internationaler Anbieter für nachhaltige System-Baustoffe in Premiumqualität. Unter den Marken quick-mix, SCHWENK Putztechnik und tubag werden Werktrockenmörtel und bauchemische Produkte für Mauerwerk, Fassade und Innenraum, Fliese und Boden sowie für den Garten-, Landschafts- und Straßenbau entwickelt, produziert und vermarktet.
Für die verschiedenen Anwender bietet quick-mix 2017 eine Reihe von über 30 Fachseminaren an, die deutschlandweit stattfinden. Für die Anmeldung zu diesen und künftigen Seminaren, entwickelte Guest-One eine webbasierte Seminarverwaltung und übernahm zudem den Einladungsversand an die rund 50.000 Kunden.
Die Anmeldeplattform bietet den Firmenkunden eine unkomplizierte Buchungsmöglichkeit der einzelnen Veranstaltungen für beliebig viele Teilnehmer. Ebenfalls Bestandteil der Plattform, ist der automatische Rechnungsversand nach der Anmeldung sowie die gesamte Zahlungsverbuchung im Adminbereich. Für die Erfassung der Gäste vor Ort stellt Guest-One eine Checkin-Applikation zur Verfügung, die neben der Registrierung auch die Produktion von Namensschildern und Teilnahmezertifikaten auf Knopfdruck ermöglicht.
Parallel zu der übergeordneten Seminarverwaltung entwickelte Guest-One eine individuelle Projektlösung für das Teilnehmerhandling einer Kundenveranstaltung im Rahmen der BAU 2017.
CCW 2017
CCW 2017
Die CCW ist die europäische Leitveranstaltung für den Bereich Kundenservice und Contact Center. Über 8.000 Besucher und 260 Aussteller aus über 20 Ländern, fanden sich vom 20.-23. Februar im Estrel Convention Center in Berlin ein, um sich über den „Kundendialog der Zukunft“ zu informieren. Guest-One war, wie schon im Jahr 2016, für das gesamte Gästemanagement der Veranstaltung verantwortlich.
Im Auftrag des Veranstalters „Management Circle“ stellte Guest-One eine mehrsprachige Online-Plattform für die Besucheranmeldung im Vorfeld und das Ticketing zur Verfügung. Vor Ort sorgte Guest-One für eine reibungslose Akkreditierung der Gäste und stellte dazu 20 Checkin-Stationen sowie 10 Selfservice-Terminals bereit. Die weitere Erfassung der Gäste an diversen Workshop- und zusätzlichen Veranstaltungsbereichen erfolgte über Smartphones mit einer speziell konfigurierten App.
Ebenfalls neu im Leistungsangebot war ein Leaderfassungssystem, über welches die Aussteller die Badges ihrer Standbesucher erfassen konnten. Hierzu wurden ebenfalls Smartphones eingesetzt, im Nachgang erhielt dann jeder Aussteller ein entsprechendes Reporting seiner Messekontakte.
Die Zusammenarbeit zwischen Management Circle und Guest-One wurde um weitere zwei Jahre für 2018 und 2019 verlängert.
125 Jahre Schmitz Cargobull
125 Jahre Schmitz Cargobull
Im Auftrag der Leadagentur TAS aus Essen, übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement für insgesamt drei Jubiläumsveranstaltungen des Auflieger- und Trailer-Herstellers Schmitz Cargobull aus Münster Altenberge.
Den Auftakt machte ein großes Mitarbeiterfest am Firmensitz, zu dessen Anmeldung Guest-One ein CD-konformes und responsives Anmeldeportal entwickelte. Die Mitarbeiter konnten sich, sowie weitere Familienangehörige, zur Veranstaltung anmelden und erhielten nach abgeschlossener Registrierung personalisierte Eintrittskarten mit QR-Code sowie weitere Veranstaltungsinformationen komfortabel per Mail.
Vor Ort übernahm Guest-One die Akkreditierung der knapp 6.000 Gäste in zwei Eingangszelten und stellte dazu entsprechende mobile und stationäre Checkin-Stationen zur Verfügung. Die Sicherheitsvorgaben machten es zudem notwendig, ein Echtzeit-Tracking über die anwesenden Personen auf dem Veranstaltungsgelände zur Verfügung zu stellen. Die Gäste mussten dazu nicht nur beim Betreten sondern auch beim Verlassen der Veranstaltung elektronisch erfasst werden. Dies erfolgte über Smartphones, welche mit einer eigens entwickelten App konfiguriert waren. Das G1-Event-Dashboard sorgte dann für einen Echtzeitüberblick, der mittels Notebooks und Tablets an verschiedenen Stationen abgerufen werden konnte.
Parallel zu dem Mitarbeiterfest betreute Guest-One auch das Teilnehmerhandling zu zwei aufeinanderfolgenden Kundenveranstaltungen, zu der jeweils rund 1.000 internationale Gäste geladen waren. Auch hier kam ein Anmeldeportal zum Einsatz, welches jedoch mehrsprachig ausgelegt war und um eine komplexe Hotel- und Reiseverwaltung erweitert wurde.
Insgesamt mussten Kontingente in über 30 Hotels verwaltet sowie An- und Abreisen aus aller Welt abgewickelt und verwaltet werden. Für das Reisehandling stellte Guest-One dazu eine Arbeitsumgebung für den Reisepartner Airpartner zur Verfügung, in welcher die gebuchten Reisen eingetragen und die Ticket-PDFs hochgeladen werden konnten.
Auch bei den Kundenveranstaltungen war Guest-One mit zwei Guestmanagern und entsprechender Technik vor Ort, um einen schnellen und reibungslosen Checkin der Gäste zu gewährleisten.
30 Jahre Riedel
30 Jahre Riedel
Das Technologieunternehmen Riedel Communications feierte am 01. Dezember sein 30-jähriges Jubiläum und rund 1.500 Gäste feierten am Hauptsitz in Wuppertal mit. Das Unternehmen, welches unter anderem Kommunikationstechnik für die Formel 1, das Red Bull Air Race, die Olympischen Spiele oder den Eurovision Songcontest liefert, beauftragte Guest-One mit der Umsetzung des gesamten Teilnehmermanagements.
Der Versand der aufwendig produzierten Einladungen in alle Welt, erfolgte durch den Guest-One Lettershop. Für die Anmeldung wurde eine zweisprachige Onlineanmeldung im Riedel-Design und mit eingebundenden Filmen aufgesetzt.
Über die Onlineanmeldung wurden neben der Teilnahme auch Hotel- und Reiseinformationen sowie der Transferbedarf der Gäste abgefragt. Nach erfolgreicher Anmeldung erhielten die Gäste eine automatische Bestätigungsmail. Kurz vor der Veranstaltung wurden zudem personalisierte Bordkarten mit QR-Code postalisch versandt.
Die Akkreditierung vor Ort beinhaltete neben dem Checkin der Gäste auch ein elektronisches Garderobenhandling. Zusätzlich wurden bei Eintreffen definierter Gäste SMS-Benachrichtigungen an verschiedene Riedel-Mitarbeiter verschickt. Guest-One stellte für die Akkreditierung die gesamtte Technik bereit und war mit zwei Guestmanagern vor Ort um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Electronic Arts – Gamescom 2018
Electronic Arts – Gamescom 2018
Spannender Einsatz für Guest-One beim Messeauftritt von Electronic Arts (EA) auf der Gamescom 2018. Für den weltweit tätigen Hersteller von PC- und Videospielen wurde die Registrierung zur exklusiven Business Lounge und zum Influencer Hub auf Basis einer eigens entwickelten Projektlösung umgesetzt. Für die Verwaltung des gesamten Standpersonals von EA kam die Standardlösung Crew Control zum Einsatz.
Zunächst wurden mit dem Kunden in zwei Workshops die notwendigen Prozesse und Funktionalitäten der Software definiert. Dem Einladungsprozess kam hier eine besondere Bedeutung zu, da die Gäste nicht nur von internationalen „Koordinatoren“ (Länder- und Presseverantwortliche sowie Product Manager) eingeladen werden sollten, sondern mit der Einladung auch bereits definierte Zeitslots für exklusive Previews und Spiele-Tests erhalten sollten.
Für die Anmeldung setzte Guest-One eine englischsprachige Webseite im Corporate Design von EA um. Nach Login mit einem persönlichen Zugangscode konnten sich die Teilnehmer zur Messe anmelden und ihre bereits hinterlegten Daten um weitere Informationen ergänzen. Nach der Anmeldung erhielten alle Gäste mit ihrer Bestätigungsmail ein Einlassticket als PDF sowie als Wallet Pass für das Smartphone.
Für die Akkreditierung der Gäste vor Ort stellte Guest-One neben festen Checkin-Stationen auch diverse Smartphones mit einer eigens entwickelten Akkreditierungs-App für verschiedene Zugänge am Messestand zur Verfügung. Drei Guestmanager sorgten an den Messetagen für einen reibungslosen Ablauf und eine perfekte Betreuung der Gäste.
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Bilder : © Electronic Arts
