Virtuelle Betriebsversammlung Allgemeine Deutsche Schiffszimmerer-Genossenschaft eG

Virtuelle Betriebsversammlung Allgemeine Deutsche Schiffszimmerer-Genossenschaft eG


Nach bereits zwei, ebenfalls mit Guest-One durchgeführten, virtuellen Vertreterversammlungen fand auch die Betriebsversammlung 2022 der „Allgemeine Deutsche Schiffszimmerer-Genossenschaft eG“ coronabedingt als Online Format statt.

Guest-One übernahm gemeinsam mit dem Team von mediacolor.tv die Umsetzung der Videoproduktion in der Hauptverwaltung der Genossenschaft in Hamburg.

Für die Ausspielung setzte Guest-One die bewährte Livestream-Plattform im Corporate Design des Kunden auf und ermöglichte einen passwortgeschützten Zugang für die Teilnehmer. Über einen integrierten Fragenchat konnten die Teilnehmer Fragen und Wortmeldungen in die Versammlung einreichen, welche dann vom Betriebsrat im Livestream beantwortet wurden.

Celebrate at the Gate – Die Silvesterfeier am Brandenburger Tor

Celebrate at the Gate


Die Silvesterfeier am Brandenburger Tor

Die diesjährige Silvesterproduktion der sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH stand unter dem Motto „Celebrate at the Gate“. Bei der knapp fünfstündigen Liveshow direkt am Brandenburger Tor führten wie im Vorjahr Johannes B. Kerner und Andrea Kiewel durch das Programm und präsentierten dabei nicht nur internationale Music Acts sondern auch Liveschalten zu Prominenten in aller Welt und in deutsche Wohnzimmer.

Für die Organisation der gesamten Crew sowie der Künstler und der Medienvertreter nutzte der Veranstalter „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ erstmals das Akkreditierungssystem „Crew-Control“ von Guest-One. Neben der strukturierten Erfassung und Verwaltung der Daten aller beteiligten Personen ging es dabei auch um das Management komplexer Zutrittsberechtigungen sowie um die Einhaltung und Dokumentation der pandemiebedingten Hygienevorschriften. Eine integrierte Cateringverwaltung rundete das Leistungspaket ab.

Bereits im September begann das Team von Guest-One das webbasierte System einzurichten und zu konfigurieren. Das nach wie vor dynamische Pandemiegeschehen und die damit verbundenen, sich häufig ändernden Behördenanordnungen machten eine regelmäßige Nachjustierung notwendig.

„Dank der modularen Struktur und den vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten von „Crew-Control“ konnten wir zu jeder Zeit kurzfristig auf veränderte Anforderungen reagieren und das System entsprechend anpassen“, zeigte sich Yvonne Mahling – Gesamtprojektleitung für die „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ – von der Flexibilität des Systems begeistert.

Der gesamte Akkreditierungsprozess läuft mit „Crew-Control“ elektronisch – von der Einladung der Mitarbeiter über die Onlineanmeldung bis zum Versand der sogenannten eTickets – alle Schritte sowie die gesamte Kommunikation mit den beteiligten Gewerken und Mitarbeitern sind zentral im System hinterlegt und dokumentiert. Das schont die Ressourcen des Veranstalters und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Die Einhaltung der strengen DSGVO Vorschriften ist dabei selbstverständlich – jede „Crew-Control“ Instanz läuft auf abgesicherten Servern in einem der größten deutschen Rechenzentren.

Wichtiger Bestandteil von „Crew-Control“ ist die zentrale Organisation aller Zutrittsberechtigungen. Aus Zonen, Bereichen und Event-Zeiträumen können individuelle Berechtigungsprofile erstellt und den Mitarbeitern zugeordnet werden. Die Crewausweise oder Armbänder sind mit RFID Tags ausgestattet, die an den jeweiligen Eingängen mittels Smartphones gescannt werden. Die hinterlegte Berechtigung sowie, falls vorhanden, das Bild des Mitarbeiters werden auf dem Smartphone angezeigt. Diese Vorgehensweise bietet gleich mehrere Vorteile – zum einen kann auf unterschiedliche Ausweisvarianten und komplizierte Pass-Sheets verzichtet werden, zum anderen kann man flexibel reagieren, wenn einzelne Berechtigungen ergänzt oder entzogen werden sollen.

Für das Projekt in Berlin wurden zwei getrennte Akkreditierungsbereiche mit entsprechender Hardware eingerichtet. Für den täglichen Check-in der Mitarbeiter sowie die Berechtigungsprüfungen an neuralgischen Zugängen sowie beim Catering, konfigurierte Guest-One die notwendigen Smartphones für die Mitarbeiter des Sicherheits- und Ordnungsdienstes. Alle Geräte werden über ein Mobile Device Management in „Crew-Control“ verwaltet und können bei Bedarf auch aus der Ferne umkonfiguriert oder geortet werden.

Zwei Guest-One Projektleiter unterstützten die Produktion in Berlin und sorgten während der einwöchigen Aufbau- und Veranstaltungsphase zusammen mit dem Team der „sib Silvester in Berlin Veranstaltungen GmbH“ für einen reibungslosen Ablauf der Akkreditierung.

„Jedes Projekt hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen und wir sind sehr froh, mit „Crew-Control“ eine Lösung gefunden zu haben, die sich sehr projektspezifisch zuschneiden lässt“, so Yvonne Mahling weiter.

Die begonnene Zusammenarbeit soll auch bei der Silvesterproduktion 2022 fortgeführt werden.

LÖWEN ENTERTAINMENT – Roadshow 2021

LÖWEN ENTERTAINMENT - Roadshow 2021


Mit einer Roadshow durch vier Städte präsentierte die LÖWEN ENTERTAINMENT GmbH eine neue Generation von Spielautomaten für ihre Topkunden.

Die Veranstaltungen fanden in den VIP Bereichen der Fußball-Arenen in Leipzig, Dortmund, Augsburg und Frankfurt statt – jeweils rund 600 Gäste waren den Einladungen gefolgt.

Das Sicherheits- und Hygienekonzept sah nicht nur eine nachvollziehbare und damit elektronische Akkreditierung der Gäste vor, sondern auch ein permanentes Tracking der anwesenden Personen, um die vereinbarte Kapazität der Locations nicht zu übersteigen. Zusätzlich sollte die Ausgabe von hochwertigen Give-Aways im System dokumentiert werden. Guest-One stellte eine entsprechende Checkin/Checkout Applikation zur Verfügung und betreute die vier Veranstaltungen mit der notwendigen Hardware und dem Personal.

Deutscher Städtetag

Deutscher Städtetag


Im letzten Jahr digital, 2021 hybrid. Über 1.000 Delegierte und Gäste wurden zur 41. Hauptversammlung des Deutschen Städtetages in Erfurt erwartet.

Diese Veranstaltung umfasste unser gesamtes Leistungsangebot. Einladungsmanagement und Teilnehmerkommunikation, Onlineanmeldung mit Verwaltung von Stimmrechten, Ausstellerhandling, Akkreditierung vor Ort, Livestream des Hauptprogramms und ein vorgelagertes Online-Festival mit Livestream und On-demand-Videos.

Debeka Mitgliederversammlung

Debeka


Für die Debeka Zusatzversorgungskasse VaG übernahm Guest-One die Betreuung der Mitgliederversammlung 2021, welche in der Hauptverwaltung der Debeka in Koblenz umgesetzt wurde.

Für die Veranstaltung kamen die g1 Livestream-Plattform sowie die rechtssichere Online-Wahlkabine zum Einsatz, die Videoproduktion übernahm unser bewährter Partner mediacolor.tv.
Im Vorfeld der Versammlung wurden die rund 18 000 Mitglieder über den Guest-One Lettershop per Postversand und ergänzend per E-Mail eingeladen.

Deutscher Tennis Bund DTB

Deutscher Tennis Bund DTB


Ende Januar unterstützte Guest-One die Delegiertenversammlung des DTB mit einem rechtssicheren Online-Wahlsystem. Den Wahlen kam in diesem Jahr eine besondere Bedeutung zu, da die Delegierten der Landesverbände im Rahmen der Veranstaltung auch einen neuen Präsidenten wählen mussten.

Nach intensiven Beratungen und Vorbereitungen sowie rechtlichen Überprüfungen wurden die entsprechenden Beschlüsse und Wahlen von Guest-One im System eingerichtet und jedem Delegierten sein persönlicher Wahl-Token übermittelt. Zu berücksichtigen waren hier individuelle Stimmgewichtungen der einzelnen Verbände.

Die Versammlung selbst sowie zwei vorgelagerte Gremiensitzungen wurden im Rahmen einer Videokonferenz abgehalten. In der Verbandszentrale in Hamburg wurde dazu ein entsprechender Konferenzraum eingerichtet, in dem auch das Präsidium anwesend war. Guest-One betreute die Wahlen der Gremiensitzungen und der Hauptversammlung mit einem Projektleiter vor Ort und sorgte so für eine reibungslose und rechtskonforme Durchführung der Wahlen und Abstimmungen.

Volkswagen Konzernforum 2017

Volkswagen Konzernforum 2017


In Zusammenarbeit mit OLYMP car-detailing und der Leadagentur VOK DAMS, übernahm Guest-One das Testdrivemanagement zum Volkswagen Konzernforum in Leipzig. Bei der viertägigen Back-to-Back Veranstaltung konnten rund 1.000 internationale Großkunden die Fahrzeuge der gesamten Konzernpalette im Fahrbetrieb erleben.

Guest-One stellte dazu ein Testdrivemanagement-System bereit, über welches alle Testfahrten elektronisch dokumentiert wurden. Am Startpunkt sowie an insgesamt drei Wechselpunkten wurden Testfahrer und Fahrzeuge mittels Mobilfunkgeräten, die mit einer eigens durch Guest-One erstellten App konfiguriert waren, gescannt und und die Daten automatisch an eine Web-Plattform übertragen. Die Plattform ermöglichte so eine Echtzeitübersicht über alle sich auf der Strecke befindenden Fahrzeuge. Für jeden Testtag standen im Nachgang zudem definierte Reportings und Fahrtenbücher als Dateidownload zur Verfügung.

Das Testdrivemanagement-System ist ein hundertprozentige Eigententwicklung von Guest-One. Neben der reinen Erfassung und Dokumentation von Testfahrten, unterstützt das System auch Logiken hinsichtlich der zu fahrenden Fahrzeuge in definierten Gruppen oder Reihenfolgen. Beim Konzernforum kamen etwa 80 Fahrzeuge zum Einsatz, in der Vergangenheit wurden aber auch Projekte mit mehr als 300 Fahrzeugen für verschiedene Hersteller umgesetzt.

Volkswagen GEC 2017

Volkswagen GEC 2017


Gemeinsam mit der Leadagentur „Eventives“ aus Braunschweig war Guest-One im September 2017 für die Volkswagen AG im Einsatz. Für die „Group Evironmental Conference“, eine zweitägige Umweltkonferenz, die im Mobile Campus in Wolfsburg stattfand, übernahm Guest-One das gesamte Teilnehmermanagement.

Für die Anmeldung der rund 500 internationalen Gäste von allen Konzernmarken stellte Guest-One ein zweisprachiges Online-Portal im Corporate Design der Volkswagen AG bereit. Neben der Teilnahme und den persönlichen Daten, wurden Hotel- und Reiseangaben sowie die Teilnahme an verschiedenen Veranstaltungsteilen und Workshops abgefragt und verwaltet.

Elektonische Tickets mit QR-Code, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wurden, ermöglichten dann eine reibungslose Akkreditierung der Teilnehmer vor Ort – sekundenschneller Namensschilddruck inklusive.

Greenyard Foods

Greenyard Foods


Die Fuit Logistica in Berlin ist die intenationale Leitmesse des Fruchthandels mit über 3.000 Ausstellern aus über 80 Ländern. Seit vielen Jahren unterstützt Guest-One den Messeauftritt der Firma Greenyard Foods (vormals UNIVEG) mit einem webbasierten Messe-Management-System.

Greenyard Foods ist ein weltweiter Lieferant von frischen Produkten, zu denen neben Obst und Gemüse auch Blumen und Pflanzen sowie Convenience-Produkte und Transport- und Logistikservices zählen. Die in Belgien ansässige Gruppe ist in 27 Ländern aktiv und beschäftigt weltweit über 8.000 Mitarbeiter.

Mit dem speziell entwickelten Messe-Management-System unterstützt Guest-One die Anmeldung, Koordination und Verwaltung des gesamten Standpersonals. Jeder Mitarbeiter meldet sich über das System zur Messe an und hinterlegt darin sein individuelles Profil. Die Hotelverwaltung sowie die Buchung von Terminen und Besprechungsräumen erfolgen ebenfalls über das Tool. Vor Ort wird die tägliche Anwesenheit der Mitarbeiter über RFID-Badges erfasst, das Personal am Infocounter hat zudem eine übersichtliche Such- und Infomaske um von Messebesuchern gewünschte Ansprechpartner zu selektieren und diese dann per SMS oder Whats App über den (wartenden) Besucher zu informieren.

Die bereits langjährige Zusammenarbeit wurde auch bereits für das Jahr 2018 bestätigt.

Opel Auftakt-Tagung 2017

Opel Auftakt-Tagung 2017


Guest-One erstmalig für Opel im Einsatz.

Im Auftrag der Leadagentur jaeger+haeckerhase aus Düsseldorf übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement zur Opel Auftakt-Tagung 2017. Rund 1.200 Gäste (Opelhändler, Partner sowie interne Mitarbeiter) aus dem ganzen Bundesgebiet, nahmen am Nikolaustag an der eintägigen Konferenz in der Lokhalle in Göttingen teil.

Für die Anmeldung entwickelte Guest-One ein Online-Portal im Corporate Design von Opel, über welches sich die verschiedenen Teilnehmer registrieren konnten. Dabei galt es, ebenso verschiedene Anmeldevarianten wie Einzel- oder Gruppenanmeldungen, sowie unterschiedliche Gästekategorien zu berücksichtigen. Nach erfolgreicher Anmeldung erhielten alle Gäste Ihre elektronische Eintrittskarte per Mail, welche zudem in der Apple Wallet gespeichert werden konnte.

Vor Ort sorgte Guest-One für eine schnelle und reibungslose Akkreditierung aller Gäste. Dazu wurde eine Checkin-Applikation entwickelt, die eine sekundenschnelle Erfassung inkl. automatisiertem Badgedruck ermöglichte. Auch die notwendige IT-Technik wurde von Guest-One bereitgestellt und installiert.