Volkswagen Konzernforum 2017
Volkswagen Konzernforum 2017
In Zusammenarbeit mit OLYMP car-detailing und der Leadagentur VOK DAMS, übernahm Guest-One das Testdrivemanagement zum Volkswagen Konzernforum in Leipzig. Bei der viertägigen Back-to-Back Veranstaltung konnten rund 1.000 internationale Großkunden die Fahrzeuge der gesamten Konzernpalette im Fahrbetrieb erleben.
Guest-One stellte dazu ein Testdrivemanagement-System bereit, über welches alle Testfahrten elektronisch dokumentiert wurden. Am Startpunkt sowie an insgesamt drei Wechselpunkten wurden Testfahrer und Fahrzeuge mittels Mobilfunkgeräten, die mit einer eigens durch Guest-One erstellten App konfiguriert waren, gescannt und und die Daten automatisch an eine Web-Plattform übertragen. Die Plattform ermöglichte so eine Echtzeitübersicht über alle sich auf der Strecke befindenden Fahrzeuge. Für jeden Testtag standen im Nachgang zudem definierte Reportings und Fahrtenbücher als Dateidownload zur Verfügung.
Das Testdrivemanagement-System ist ein hundertprozentige Eigententwicklung von Guest-One. Neben der reinen Erfassung und Dokumentation von Testfahrten, unterstützt das System auch Logiken hinsichtlich der zu fahrenden Fahrzeuge in definierten Gruppen oder Reihenfolgen. Beim Konzernforum kamen etwa 80 Fahrzeuge zum Einsatz, in der Vergangenheit wurden aber auch Projekte mit mehr als 300 Fahrzeugen für verschiedene Hersteller umgesetzt.
Volkswagen GEC 2017
Volkswagen GEC 2017
Gemeinsam mit der Leadagentur „Eventives“ aus Braunschweig war Guest-One im September 2017 für die Volkswagen AG im Einsatz. Für die „Group Evironmental Conference“, eine zweitägige Umweltkonferenz, die im Mobile Campus in Wolfsburg stattfand, übernahm Guest-One das gesamte Teilnehmermanagement.
Für die Anmeldung der rund 500 internationalen Gäste von allen Konzernmarken stellte Guest-One ein zweisprachiges Online-Portal im Corporate Design der Volkswagen AG bereit. Neben der Teilnahme und den persönlichen Daten, wurden Hotel- und Reiseangaben sowie die Teilnahme an verschiedenen Veranstaltungsteilen und Workshops abgefragt und verwaltet.
Elektonische Tickets mit QR-Code, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wurden, ermöglichten dann eine reibungslose Akkreditierung der Teilnehmer vor Ort – sekundenschneller Namensschilddruck inklusive.
Greenyard Foods
Greenyard Foods
Die Fuit Logistica in Berlin ist die intenationale Leitmesse des Fruchthandels mit über 3.000 Ausstellern aus über 80 Ländern. Seit vielen Jahren unterstützt Guest-One den Messeauftritt der Firma Greenyard Foods (vormals UNIVEG) mit einem webbasierten Messe-Management-System.
Greenyard Foods ist ein weltweiter Lieferant von frischen Produkten, zu denen neben Obst und Gemüse auch Blumen und Pflanzen sowie Convenience-Produkte und Transport- und Logistikservices zählen. Die in Belgien ansässige Gruppe ist in 27 Ländern aktiv und beschäftigt weltweit über 8.000 Mitarbeiter.
Mit dem speziell entwickelten Messe-Management-System unterstützt Guest-One die Anmeldung, Koordination und Verwaltung des gesamten Standpersonals. Jeder Mitarbeiter meldet sich über das System zur Messe an und hinterlegt darin sein individuelles Profil. Die Hotelverwaltung sowie die Buchung von Terminen und Besprechungsräumen erfolgen ebenfalls über das Tool. Vor Ort wird die tägliche Anwesenheit der Mitarbeiter über RFID-Badges erfasst, das Personal am Infocounter hat zudem eine übersichtliche Such- und Infomaske um von Messebesuchern gewünschte Ansprechpartner zu selektieren und diese dann per SMS oder Whats App über den (wartenden) Besucher zu informieren.
Die bereits langjährige Zusammenarbeit wurde auch bereits für das Jahr 2018 bestätigt.
Opel Auftakt-Tagung 2017
Opel Auftakt-Tagung 2017
Guest-One erstmalig für Opel im Einsatz.
Im Auftrag der Leadagentur jaeger+haeckerhase aus Düsseldorf übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement zur Opel Auftakt-Tagung 2017. Rund 1.200 Gäste (Opelhändler, Partner sowie interne Mitarbeiter) aus dem ganzen Bundesgebiet, nahmen am Nikolaustag an der eintägigen Konferenz in der Lokhalle in Göttingen teil.
Für die Anmeldung entwickelte Guest-One ein Online-Portal im Corporate Design von Opel, über welches sich die verschiedenen Teilnehmer registrieren konnten. Dabei galt es, ebenso verschiedene Anmeldevarianten wie Einzel- oder Gruppenanmeldungen, sowie unterschiedliche Gästekategorien zu berücksichtigen. Nach erfolgreicher Anmeldung erhielten alle Gäste Ihre elektronische Eintrittskarte per Mail, welche zudem in der Apple Wallet gespeichert werden konnte.
Vor Ort sorgte Guest-One für eine schnelle und reibungslose Akkreditierung aller Gäste. Dazu wurde eine Checkin-Applikation entwickelt, die eine sekundenschnelle Erfassung inkl. automatisiertem Badgedruck ermöglichte. Auch die notwendige IT-Technik wurde von Guest-One bereitgestellt und installiert.
Carglass Roadshow 2017
Carglass Roadshow 2017
„Pole Position“ hieß das Motto der „Carglass Roadshow 2017“. Rund 1.500 Inhaber und Mitarbeiter(innen) der Partnerbetriebe folgten Anfang März der Einladung zu der zweitägigen Konferenz in das Estrel Convention Center in Berlin. Die Leadagentur „insglück“ beauftragte Guest-One mit dem Teilnehmerhandling zur Veranstaltung.
Kernelement für die gesamte Teilnehmerverwaltung war ein Onlineportal, über welches die teilnehmenden Betriebe ihre Mitarbeiter zur Veranstaltung anmelden und alle Informationen zur Konferenz abrufen konnten. Da für die Teilnehmer, die aus ganz Deutschland nach Berlin angereist sind, auch die entsprechenden Reisen gebucht werden mussten, wurde zudem ein Zugang für ein externes Reisebüro geschaffen. Die durch diesen Dienstleister gebuchten Reisen wurden im G1-System eingetragen und die entsprechenden Reisedokumente dort hochgeladen. Guest-One übernahm dann den finalen Bestätigungsversand inkl. aller Reise- und Hotelinformationen an die Teilnehmer.
Vor Ort sorgte Guest-One mit zwei Guestmanagern und entsprechender Technik für eine schnelle und reibungslose Akkreditierung aller Gäste.
Medienkongress und Horizont Award 2017
Medienkongress und Horizont Award 2017
Für den Deutschen Fachverlag sowie die Zeitschrift HORIZONT, war Guest-One im Januar in Frankfurt im Einsatz.
In der Alten Oper fand neben dem zweitägigen Medienkongress die Verleihung der Horizont Awards an die „Männer des Jahres 2016“ statt. Guest-One ist seit vielen Jahren Partner beider Veranstaltungen und verantwortlich für das Teilnehmermanagement.
In diesem Jahr wurde die Onlineanmeldung im Vorfeld erstmals über das neue Eventry-System der Zeitschrift HORIZONT abgewickelt, welches im Verlauf des Jahres 2016, ebenfalls von Guest-One, für den Verlag installiert und übergeben wurde. Vor Ort unterstützte Guest-One die Registrierung der Gäste mit entsprechenden Checkin-Stationen sowie zwei Guestmanagern für die Betreuung über beide Veranstaltungstage.
Eröffnung Elbphilharmonie Hamburg
Eröffnung Elbphilharmonie Hamburg
Teilnehmermanagement für die Eröffnungskonzerte
Großer Erfolg für Guest-One: Die Wuppertaler Experten übernehmen die Gästeorganisation und das Teilnehmer-Management für die Eröffnungsveranstaltungen der Elbphilharmonie Hamburg. Zu den beiden Eröffnungskonzerten am 11. und 12. Januar 2017 erwartet die HamburgMusik gGmbH als Betreiber gesellschaft der Elbphilharmonie mit ihrem Generalintendanten Christoph Lieben-Seutter rund 4.500 Besucher.
Die Gästeliste ist lang, Tickets gab es für die Konzerte nicht zu kaufen. Zu den ortsansässigen geladenen Gästen gesellen sich viele Persönlichkeiten aus aller Welt, um der Eröffnung beizuwohnen. Für Guest-One eine willkommene Gelegenheit, die eigene Leistungsfähigkeit unter Beweis zu stellen und gleichzeitig eine echte Herausforderung. „Wir freuen uns sehr, unseren Teil zu den Eröffnungskonzerten der Elbphilharmonie beitragen zu können“, freut sich Oliver Maître, Geschäftsführer von Guest-One, auf die Veranstaltungen zum Jahresbeginn 2017.
Nicht zuletzt die langjährige Erfahrung des Wuppertaler Unternehmens im Bereich Teilnehmer-Management und Gästeorganisation hat dazu geführt, dass sich Guest-One als Dienstleister durchsetzen konnte.
Die Abwicklung und Betreuung der Einladungen an eine Vielzahl hochkarätiger Gäste aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft sowie zahlreiche Vertreter der internationalen Presse ist für sich genommen schon eine Herausforderung. Zudem zeichnet Guest-One als Full-Service-Anbieter für zahlreiche weitere Dienstleistungen verantwortlich. Im Bereich Ticketing entwickeln die Spezialisten etwa hochwertige personalisierte Eintrittskarten in verschiedenen Sprachversionen, die mit Datumseindruck individualisiert werden. „Druck, Konfektionierung und Versand der Einladungskarten gehen ebenfalls auf unser Konto“, berichtet Maître.
Das aufwendige Anmeldeverfahren zählt ebenfalls zu den Aufgaben von Guest-One. Grundvoraussetzung dazu ist der digitale Import der verschiedensten Gästeverteiler, um die Prozesse zu systematisieren und die sich daran anschließenden Aufgaben realisieren zu können. „Vorgesehen ist eine umfangreiche Online-Anmeldemöglichkeit, die wir speziell auf die anspruchsvollen Anforderungen der repräsentativen Veranstaltung ausrichten“, sagt Maître. Im Anschluss an ihre Anmeldung erhalten die Gäste eine Bestätigung inklusive eines E-Tickets. „Alles das läuft vollständig automatisiert und dank unserer bewährten und eingespielten Prozesse auch sicher ab“, fügt der Geschäftsführer hinzu.
Eine besonders wichtige Rolle spielt die Sitzplatzverwaltung bei den Konzerten. Nicht zuletzt aufgrund der Vielzahl hochkarätiger Gäste und des außergewöhnlichen Saal-Layouts müssen die Vorgehensweisen akribisch und passgenau auf den Kunden umgesetzt werden. Dies geschieht in enger Kooperation mit der Betreibergesellschaft. Diese Aufgabe ist bereits angelaufen, sie wird Oliver Maître mit seinem Team noch bis zum Veranstaltungsbeginn begleiten. Doch der Geschäftsführer bleibt gelassen: „Gerade für mich als Hamburger ist dies ein herausragendes Projekt, in das wir unsere gesamte Erfahrung einbringen können.“
G20 GERMANY 2017
G20 GERMANY 2017
Im Auftrag des Auswärtigen Amts in Berlin übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement und das Placement für das G20-Konzert im Rahmen des Gipfeltreffens der Staats- und Regierungschefs in der Hamburger Elbphilharmonie. Nach der feierlichen Eröffnung zu Beginn des Jahres standen die Wuppertaler Experten für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation damit zum zweiten Mal binnen Jahresfrist in der Verantwortung für ein besonders außergewöhnliches Event im modernsten Konzerthaus der Welt.
Damit die Politiker mitsamt ihren Delegationen und den übrigen Gästen das Philharmonische Staatsorchester Hamburg unter Dirigent Kent Nagano beim Spiel von Beethovens Neunter Sinfonie genießen konnten, war Guest-One im Vorfeld gefordert. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, hatten die Wuppertaler Experten ein komplexes System aufgebaut, das der Anmeldung der rund 2.000 Gäste diente. Die hochsensiblen Daten der sogenannten „Chefs“ und deren Begleitungen wurden dafür vorab in das Online-Tool importiert. Zwecks Einhaltung der protokollarischen Vorgaben hatten die Experten für Gästeorganisation außerdem den Sitzplan des Großen Saals grafisch nachgebaut um das platzgenaue Seating der Gäste zu erleichtern.
Höchste Sicherheitsanforderungen kennzeichneten das Lastenheft des G20-Konzerts. So lief das besonders abgesicherte Websystem mit einer leistungsfähigen Verschlüsselung und entsprach den restriktiven Anforderungen des Auswärtigen Amtes und den deutschen Datenschutzrichtlinien. Nicht minder anspruchsvoll gestalteten sich die Sicherheitsanforderungen am 7. Juli 2017, dem Tag des G20-Konzerts. Lückenlose Kontrollen wie am Flughafen wurden bereits im Hamburg Cruise Center in der HafenCity durchgeführt. Dort fand der erste Teil eines zweistufigen Einlasses statt. Eigens dazu hatte Guest-One zehn Stationen aufgebaut, um die rund 1.500 regulären Gäste zu akkreditieren. Ausgestattet mit Platzkarten gelangten die Besucher dann per Schiff zur Elbphilharmonie, wo der eigentliche Einlass in das Konzerthaus erfolgte. Die VIPs und Delegationen fuhren mit ihren Fahrzeugen direkt in die Sicherheitszone ein und wurden von Guest-One unmittelbar vor der Elbphilharmonie akkreditiert.
Die hohen Sicherheitsanforderungen in Verbindung mit dem großen Kreis von Beteiligten und die Erfüllung der protokollarischen Anforderungen machten dieses anspruchsvolle Projekt auch für Guest-One zu einem ganz besonderen.
Premiere Musical Kinky Boots
Premiere Musical Kinky Boots
Erneute Zusammenarbeit zwischen Guest-One und der Stage Entertainment für die Premiere von Kinky Boots. Rund 1.200 Gäste feierten am 03. Dezember die Deutschlandpremiere im Stage Operettenhaus in Hamburg. Neben zahlreichen Prominenten zeigte sich auch Pop-Ikone Cindy Lauper auf dem roten Teppich. Cindy Lauper steuerte die Musik und die Songs zum Musical bei, welches seit 2013 auch erfolgreich am Broadway in New York läuft.
Für Guest-One begann die Zusammenarbeit bei diesem Projekt mit der Gestaltung und der Produktion sowie dem Versand der hochwertigen Einladungen an die Gäste. Für die Anmeldung wurde eine responsive und ci-konforme Onlineanmeldung in deutscher und englischer Sprache umgesetzt. Nach der Registrierung erhielten die Gäste per Email ein elektronisches Ticket inkl.
QR-Code.
Für die Platzierung der Gäste im Theatersaal richtete Guest-One ein Seatingmodul ein und übernahm den kompletten Bestuhlungsplan in das Modul. Alle Gäste konnten so schnell und einfach via „drag-and-drop“ aus der Gästeliste auf die entsprechenden Sitzplätze gezogen werden. Vor Ort übernahm Guest-One dann den Checkin der Gäste. Durch den Scan der Tickets konnten die 1.200 Gäste schnell und einfach eingecheckt werden. Der Ausdruck der Platzkarten erfolgte dabei in Echtzeit, was eine Bearbeitung des Seatings bis kurz vor der Veranstaltung ermöglichte.
Die nächste Premiere ist das Musical Mary Poppins, welches ebenfalls wieder von Guest-One betreut wird.
Aareon Kongress 2017
Aareon Kongress 2017
Die Aareon AG mit Sitz in Mainz ist das führende Beratungs- und Systemhaus in der europäischen Immobilienbranche. Jährliches Veranstaltungs-Highlight und einer der größten und wichtigen Branchentreffs der Immobilienwirtschaft, ist der dreitägige „Aareon Kongress“, der traditionell im Mai oder Juni im Kongresshaus in Garmisch-Partenkirchen stattfindet.
Wie bereits in den Vorjahren, übernahm Guest-One auch in 2017 das gesamte Teilnehmermanagement für die gut 1.000 Teilnehmer und Referenten und unterstützte damit die Aareon AG direkt sowie die betreuende Agentur H&R Communications. Neben der Umsetzung einer umfangreichen Onlineanmeldung inkl. Hotelverwaltung, übernahm Guest-One den Checkin der Gäste beim Kongress, der Abendgala sowie an den stattfindenden Workshops. Weiterer wichtiger Bestandteil der Leistung, war ein grafisches Seatingtool, welches eine schnelle und einfache Platzierung aller Gäste an die Galatische ermöglichte.
