Unternehmen:

Die European Exchange (Eurex) ist eine der weltweit größten Terminbörsen für Finanzderivate (Futures und Optionen), die 1998 aus dem Zusammenschluss der DTB (Deutsche Terminbörse) und der zur SWX Swiss Exchange gehörenden SOFFEX (Swiss Options and Financial Futures Exchange) hervorging.

Projekt:

Live. Digital. Hybrid. Eurex, die weltweit größte Terminbörse, vertraute das Teilnehmermanagement des Kongresses „Derivatives Forum Frankfurt 2022“ vom 24. bis 25. Mai 2022 dem Teilnehmer-Management-System Anbieter Guest-One an. Erstmals trafen die Experten für Handel und Clearing von Derivaten sowie Wertpapier Finanzierungen im Rahmen eines hybriden Events aufeinander. Die Verbindung von Präsenzveranstaltung und Online-Konferenz war eine Premiere für den Veranstalter. Bis dato fand die Veranstaltung ausschließlich als Vor-Ort-Event statt. Einzige Ausnahme war ein Corona-bedingtes Online-Format im vergangenen Jahr. Die Entscheidung für ein hybrides Format stellte die Organisatoren vor die Herausforderung, sowohl das virtuelle als auch das physische Angebot miteinander in Einklang zu bringen.

Umsetzung:

In enger Abstimmung mit Eurex setzte Guest-One ein komplexes System auf, um ein reibungsloses Ineinandergreifen der beiden Veranstaltungsformate zu gewährleisten. Für Interessenten bedeutete dies: Auch wenige Minuten vor der Veranstaltung war noch eine Registrierung zur Konferenz möglich. Ziel der Organisatoren war es, den Anmeldeprozess so nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Für die Organisatoren bildete der Administrationsbereich das Herzstück des G1-Systems. Auf einer webbasierten Plattform mit abgestuften Benutzerrechten liefen sämtliche Fäden zusammen. Ein übersichtliches Dashboard informierte über angemeldete Teilnehmer und stellte ergänzende Informationen wie Stamm- und Abrechnungsdaten bereit. Der implementierte Lettershop ermöglichte den personalisierten Versand von Einladungen oder Bestätigungen.

Die Online-Registrierung erfolgte im Corporate Design von Eurex. Neben zahlreichen Abfragen konnten Interessenten bereits hier festlegen, ob sie online oder in Präsenz teilnehmen möchten. Bezahlen konnten die Teilnehmer klassisch per Rechnung oder mit Kreditkarte.

Neben vielen weiteren Tools und Funktionen war eine weitere Projektbesonderheit die Sponsoren-Plattform. „Dazu haben wir im Administrationsbereich die Möglichkeit geschaffen, Sponsoren-Ansprechpartner mit Stammdaten und Mitarbeiter-Kontingente anzulegen“, berichtet Oliver Maître, Geschäftsführer von Guest-One. Diese Funktion erlaubte es Sponsoren, ihre eigenen Mitarbeiter schnell und unkompliziert ins Teilnehmermanagement einzupflegen. Ein vorher festgelegtes Kontingent erlaubte es der Eurex dennoch die Kontrolle zu bewahren.

Vor Ort in Frankfurt übernahm Guest-One auch die Akkreditierung der Teilnehmer. Für die virtuellen Teilnehmer vertraute Guest-One auf eine bewährte Partnerschaft. Neumann & Müller, die Spezialisten für Veranstaltungstechnik, verfügen nicht nur über reichlich Erfahrung im Bereich hybrider Events und gewährleisteten ideale Bedingungen. Auf der Grundlage der DLE-Plattform (Digital Live Events) gelang es, es einen nahtlosen Übergang zwischen dem Teilnehmermanagement und der Streaming-Plattform herzustellen.

Unternehmen:

Milwaukee ist einer der führenden Hersteller und Vermarkter von Elektrowerkzeugen für den professionellen Anwender. Seit MILWAUKEE® 1924 in Brookfield, USA gegründet wurde, produziert das Unternehmen qualitativ hochwertige und leistungsstarke Elektrowerkzeuge und Zubehör für den professionellen Einsatz.

Projekt:

Für die jährliche Händlerkonferenz, die 2022 in Salzburg stattfindet, übernahm Guest-One wie in den Vorjahren das Einladungs- und Teilnehmermanagement.

Umsetzung:

Für die Anmeldung der rund 400 Fachhändler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz wurde ein Anmeldeportal im Corporate Design von Milwaukee aufgesetzt und die Gäste per E-Mail eingeladen. Neben der Anmeldung wurden über das Portal auch die An- und Abreisen über verschiedene Charter- und Zubringerflüge abgefragt und organisiert.