125 Jahre Schmitz Cargobull
125 Jahre Schmitz Cargobull
Im Auftrag der Leadagentur TAS aus Essen, übernahm Guest-One das Teilnehmermanagement für insgesamt drei Jubiläumsveranstaltungen des Auflieger- und Trailer-Herstellers Schmitz Cargobull aus Münster Altenberge.
Den Auftakt machte ein großes Mitarbeiterfest am Firmensitz, zu dessen Anmeldung Guest-One ein CD-konformes und responsives Anmeldeportal entwickelte. Die Mitarbeiter konnten sich, sowie weitere Familienangehörige, zur Veranstaltung anmelden und erhielten nach abgeschlossener Registrierung personalisierte Eintrittskarten mit QR-Code sowie weitere Veranstaltungsinformationen komfortabel per Mail.
Vor Ort übernahm Guest-One die Akkreditierung der knapp 6.000 Gäste in zwei Eingangszelten und stellte dazu entsprechende mobile und stationäre Checkin-Stationen zur Verfügung. Die Sicherheitsvorgaben machten es zudem notwendig, ein Echtzeit-Tracking über die anwesenden Personen auf dem Veranstaltungsgelände zur Verfügung zu stellen. Die Gäste mussten dazu nicht nur beim Betreten sondern auch beim Verlassen der Veranstaltung elektronisch erfasst werden. Dies erfolgte über Smartphones, welche mit einer eigens entwickelten App konfiguriert waren. Das G1-Event-Dashboard sorgte dann für einen Echtzeitüberblick, der mittels Notebooks und Tablets an verschiedenen Stationen abgerufen werden konnte.
Parallel zu dem Mitarbeiterfest betreute Guest-One auch das Teilnehmerhandling zu zwei aufeinanderfolgenden Kundenveranstaltungen, zu der jeweils rund 1.000 internationale Gäste geladen waren. Auch hier kam ein Anmeldeportal zum Einsatz, welches jedoch mehrsprachig ausgelegt war und um eine komplexe Hotel- und Reiseverwaltung erweitert wurde.
Insgesamt mussten Kontingente in über 30 Hotels verwaltet sowie An- und Abreisen aus aller Welt abgewickelt und verwaltet werden. Für das Reisehandling stellte Guest-One dazu eine Arbeitsumgebung für den Reisepartner Airpartner zur Verfügung, in welcher die gebuchten Reisen eingetragen und die Ticket-PDFs hochgeladen werden konnten.
Auch bei den Kundenveranstaltungen war Guest-One mit zwei Guestmanagern und entsprechender Technik vor Ort, um einen schnellen und reibungslosen Checkin der Gäste zu gewährleisten.
30 Jahre Riedel
30 Jahre Riedel
Das Technologieunternehmen Riedel Communications feierte am 01. Dezember sein 30-jähriges Jubiläum und rund 1.500 Gäste feierten am Hauptsitz in Wuppertal mit. Das Unternehmen, welches unter anderem Kommunikationstechnik für die Formel 1, das Red Bull Air Race, die Olympischen Spiele oder den Eurovision Songcontest liefert, beauftragte Guest-One mit der Umsetzung des gesamten Teilnehmermanagements.
Der Versand der aufwendig produzierten Einladungen in alle Welt, erfolgte durch den Guest-One Lettershop. Für die Anmeldung wurde eine zweisprachige Onlineanmeldung im Riedel-Design und mit eingebundenden Filmen aufgesetzt.
Über die Onlineanmeldung wurden neben der Teilnahme auch Hotel- und Reiseinformationen sowie der Transferbedarf der Gäste abgefragt. Nach erfolgreicher Anmeldung erhielten die Gäste eine automatische Bestätigungsmail. Kurz vor der Veranstaltung wurden zudem personalisierte Bordkarten mit QR-Code postalisch versandt.
Die Akkreditierung vor Ort beinhaltete neben dem Checkin der Gäste auch ein elektronisches Garderobenhandling. Zusätzlich wurden bei Eintreffen definierter Gäste SMS-Benachrichtigungen an verschiedene Riedel-Mitarbeiter verschickt. Guest-One stellte für die Akkreditierung die gesamtte Technik bereit und war mit zwei Guestmanagern vor Ort um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Electronic Arts – Gamescom 2018
Electronic Arts – Gamescom 2018
Spannender Einsatz für Guest-One beim Messeauftritt von Electronic Arts (EA) auf der Gamescom 2018. Für den weltweit tätigen Hersteller von PC- und Videospielen wurde die Registrierung zur exklusiven Business Lounge und zum Influencer Hub auf Basis einer eigens entwickelten Projektlösung umgesetzt. Für die Verwaltung des gesamten Standpersonals von EA kam die Standardlösung Crew Control zum Einsatz.
Zunächst wurden mit dem Kunden in zwei Workshops die notwendigen Prozesse und Funktionalitäten der Software definiert. Dem Einladungsprozess kam hier eine besondere Bedeutung zu, da die Gäste nicht nur von internationalen „Koordinatoren“ (Länder- und Presseverantwortliche sowie Product Manager) eingeladen werden sollten, sondern mit der Einladung auch bereits definierte Zeitslots für exklusive Previews und Spiele-Tests erhalten sollten.
Für die Anmeldung setzte Guest-One eine englischsprachige Webseite im Corporate Design von EA um. Nach Login mit einem persönlichen Zugangscode konnten sich die Teilnehmer zur Messe anmelden und ihre bereits hinterlegten Daten um weitere Informationen ergänzen. Nach der Anmeldung erhielten alle Gäste mit ihrer Bestätigungsmail ein Einlassticket als PDF sowie als Wallet Pass für das Smartphone.
Für die Akkreditierung der Gäste vor Ort stellte Guest-One neben festen Checkin-Stationen auch diverse Smartphones mit einer eigens entwickelten Akkreditierungs-App für verschiedene Zugänge am Messestand zur Verfügung. Drei Guestmanager sorgten an den Messetagen für einen reibungslosen Ablauf und eine perfekte Betreuung der Gäste.
––––––––––––––––––––
Bilder : © Electronic Arts
Neujahrs-empfang der Bergischen IHK
Neujahrsempfang der Bergischen IHK
Der Neujahrsempfang 2018 der IHK Wuppertal stand unter dem Motto „Digitalisierung“ – für die IHK ein Anlass, sich erstmals auch beim Teilnehmermanagement für digitale Prozesse zu entscheiden.
Zwar wurden, dem Anlass entsprechend, noch postalische Einladungen an die rund 4.000 Gäste verschickt, die Rückmeldungen erfolgten dann jedoch über ein von Guest-One konzipiertes und umgesetztes Online-Teilnahmermanagement.
Über eine responsive Onlineanmeldung im Corporate Design der IHK konnten sich die Gäste schnell und unkompliziert zur Veranstaltung anmelden. Neben den geladenen Gästen, deren Daten bereits im System hinterlegt waren, konnten sich auch Interessenten anmelden, die dann von der IHK entsprechend „freigeschaltet“ werden konnten. Alle angemeldeten Gäste erhielten im Anschluß der Registrierung eine automatische Email-Bestätigung inkl. einem eTicket mit QR-Code.
Der Check-in vor Ort erfolgte an insgesamt 10 Stationen, an denen nach dem Scan der Tickets in wenigen Sekunden die Namensschilder „live“ gedruckt wurden. Auf alphabetisch eingeteilte Counter konnte so verzichtet werden und rund 1.300 Gäste so in etwas mehr als einer Stunde vollständig akkreditiert werden. Auch beim Thema Gästeliste, die allen Teilnehmern nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt wurde, verzichtete man erstmals auf gedruckte Exemplare. Das Teilnehmerverzeichnis wurde den Gästen stattdessen im Nachgang der Veranstaltung als PDF-Download auf der Anmeldeseite zur Verfügung gestellt.
General-Versammlung PROKON Regenerative Energien eG
Generalversammlung PROKON Regenerative Energien eG
Für die Live-Marketing Agentur EREIGNISHAUS in Köln übernahm Guest-One im Juni das Teilnehmermanagement zur Generalversammlung der PROKON Regenerative Energien eG.
Zu der Veranstaltung, die in den Holstenhallen in Neumünster stattfand, wurden alle rund 40.000 Mitglieder der Genossenschaft postalisch eingeladen, etwa 1.000 Gäste nahmen vor Ort an der Versammlung teil.
Für die Registrierung der Teilnehmer richtete Guest-One eine Onlineanmeldung ein, die die Anforderungen für die unterschiedlichen Gästekategorien maßgeschneidert abbilden konnte.
So mussten abweichende Anmeldeprozesse für Einzelmitglieder, Personengesellschaften und Erbengemeinschaften sowie minderjährige Mitglieder berücksichtigt werden. Da die Stimmrechte der einzelnen Mitglieder jeweils auch von Vetretern ausgeübt werden konnten, galt es hier ebenfalls entsprechende Anmeldemöglichkeiten für Vertreter vorzusehen – Dokumentenhandling für Vollmachten inklusive.
Für die Akkreditierung vor Ort stellte Guest-One insgesamt 17 Checkin-Stationen, drei Guest-Manager sowie eine ebenfalls angepasste Checkin-Software bereit. Der Checkin erfolgte über die Erfassung von eTickets, welche mit der Anmeldung verschickt wurden, Namensschilder und Empfangsquittungen für die ausgegebenen Stimmkarten wurden dann in Echtzeit produziert. Für eine zusätzliche Erfassung in einem weitläufigen Präsenzbereich kamen Smartphones mit einer von Guest-One entwickelten App zum Einsatz.
Ebenfalls von Guest-One umgesetzt, wurde eine elektronische Erfassung der Abstimmungen, die klassisch über Wahlurnen stattfand. Mit über 20 Smartphones wurden die mit einem QR-Code versehenen Stimmzettel zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erfasst und das Ergebnis an Veranstaltungsleiter und Justiziar übermittelt.
Eventry weiter auf Erfolgskurs
Eventry weiter auf Erfolgskurs
Mit BS|Energy und Veolia konnten im April 2018 zwei attraktive Neukunden ihre Teilnehmermanagement-Software „Eventry“ von Guest-One in Betrieb nehmen.
Veolia ist in Sachen Umwelt der kompetente Partner für Kommunen, Industriebetriebe, Handels- und Privatkunden in ganz Deutschland. Mit den drei Geschäftsbereichen Wasser, Entsorgung und Energie deckt Veolia eine einzigartige Bandbreite von Umweltdienstleistungen ab.
Die BS|Energy Gruppe ist mit ihren zugehörigen Tochterunternehmen ebenfalls in den Bereichen Strom, Gas, Fernwärme, Trinkwasser und Stadtentwässerung tätig, dies am Unternehmenssitz in Braunschweig wie auch bundesweit.
Bei beiden Unternehmen setzte sich Guest-One in längeren Ausschreibungen mit dem etablierten Eventry-System durch und konnte die Software (im jeweiligen Corporate Design des Kunden) dann innerhalb weniger Wochen betriebsbereit übergeben – Schulung der Mitarbeiter an den entsprechenden Standorten inklusive.
Milwaukee Red Core 2018
Milwaukee Red Core 2018
In Zusammenarbeit mit der Agentur Eventives aus Braunschweig, realisierte Guest-One das Teilnehmermanagement für insgesamt drei exklusive Kundenveranstaltungen des Werkzeugherstellers „Milwaukee Tools“.
Das zur internationalen TTI Group gehörende Unternehmen präsentierte seinen Kunden in jeweils 1,5 Tagen innovative Produktneuigkeiten im eigenen Schulungszentrum in der Nähe von Stuttgart, jeweils ergänzt durch eine hochklassige Abendveranstaltung.
Der postalische Einladungversand erfolgte über Milwaukee direkt, wurde aber durch ein zusätzliches Mailing, welches einen Link zur Onlineanmeldung sowie persönliche Zugangsdaten enthielt, seitens Guest-One ergänzt. Die Onlineregistrierung wurde von Guest One im Corporate Design von Milwaukee umgesetzt und ermöglichte den Teilnehmern eine einfache und schnelle Anmeldung – dank responsiver Umsetzung selbstverständlich auch über mobile Endgeräte. Mit der Bestätigung erhielten alle Gäste ein eTicket inkl. QR-Code, welches vor Ort für den Checkin genutzt wurde.
Wirtschaftstag 2018
Wirtschaftstag 2018
60 teilnehmende Banken und rund 1.400 Gäste – der Wirtschaftstag 2018, eine Veranstaltung des Genossenschaftsverbandes Verband der Regionen e.V., der DZ Bank sowie den Volksbanken Raiffeisenbanken und den Spar- und Darlehnskassen im Rheinland und in Westfalen, fand im November 2018 im RuhrCongress in Bochum statt.
Im Auftrag der Agentur EREIGNISHAUS übernahm Guest-One das Teilnehmerhandling für diesen hochwertigen Unternehmerkongress mit zahlreichen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Kultur.
Das Einladungsmanagement für die Veranstaltung erfolgte über die teilnehmenden Banken, die im Vorfeld entsprechende Ticketkontingente für ihre Kunden reservieren konnten. Für die Buchung der Tickets und die weitere Abwicklung stellte Guest-One den teilnehmenden Banken eine Online-Plattform zur Verfügung. Über diese Plattform konnten Ticketkontingente bestellt und im Verlauf auch angepasst werden.
Die Ansprache und Einladung der Kunden erfolgte über die Kundenberater in den Filialen, alle Anmeldungen wurden wiederum in der Online-Plattform eingetragen. Veranstalter und Agentur hatten im Anmeldeverlauf jederzeit eine aktuelle Übersicht über den Anmeldestand und die Auslastung der gebuchten Kontingente und konnten bei Bedarf entsprechend nachsteuern. Über die Plattform hatten die Kundenberater die Möglichkeit, ihren Gästen auf Knopfdruck wahlweise eine Bestätigungsmail inkl. einer Eintrittskarte zuzusenden oder aber die Eintrittskarten auszudrucken und persönlich zu übergeben.
Nach Anmeldeschluss erfolgten ein platzgenaues Seating aller Gäste im Saal sowie eine Zuordnung zu definierten Meeting-Points. Für das Seating baute Guest-One den Saalplan im Adminbereich grafisch nach und ermöglichte dann eine schnelle und unkomplizierte Platzierung via „drag and drop“.
Vor Ort wurden alle Gäste über den Scan ihrer Eintrittskarten erfasst und automatisch eingecheckt. Ebenfalls automatisch wurde innerhalb weniger Sekunden ein Namensschild inkl. der Sitzplatz- und Meeting-Point Information gedruckt und den Gästen überreicht. An insgesamt 10 Stationen konnten die gut 1.400 Gäste innerhalb einer Stunde vollständig eingecheckt werden.
Grand Basel 2018
Grand Basel 2018
Über 100 außergewöhnliche und von einer internationalen Fachjury ausgewählte Fahrzeuge in einem ebenso außergewöhnlichen Ausstellungskonzept – das war die Grand Basel 2018, die vom 06. bis zum 09. September 2018 in der Messe Basel stattfand.
Mit der Grand Basel initiierte die Messe Schweiz eine ganz neue Form einer Automobilausstellung, die Sammler, Händler und Oldtimer-Interessierte aus der ganzen Welt nach Basel zog. Neben insgesamt vier Publikumstagen gab es drei vorgelagerte Preview-Tage, die VIPs und Sammlern sowie den Ausstellern, Partnern und Sponsoren vorbehalten war. Für das Einladungs- und Anmeldemanagement dieser exklusiven Gäste wurde Guest-One von der Messe Schweiz ins Boot geholt.
Die Einladung erfolgte in einer Kombination aus hochwertigen postalischen und elektronischen Einladungen, die von Guest-One umgesetzt wurden. Für die Anmeldungen setzte Guest-One ein Registrierungsportal im Corporate Design von Grand Basel auf. Mit der Anmeldung für einen oder mehrere Tage erhielten die Gäste ein exklusives Messeticket sowie einen Wallet-Pass und Zugang zu einer eigens erstellten Messe-App. Für die Aussteller, Partner und Sponsoren stellte Guest-One personalisierte Promotion-Codes zur Verfügung, die von diesen Partnern für eigene Kundenmailings genutzt werden konnten. Diese zusätzlichen Anmeldungen wurden dabei automatisch dem jeweiligen Partner zugeordnet.
Vor Ort stellte Guest-One das Personal und die Hardware für die Akkreditierung der Gäste zur Verfügung. Alle Gäste erhielten beim Checkin zur Veranstaltung ein hochwertiges Namensschild, welches innerhalb weniger Sekunden live gedruckt wurde. Mit diesem Namensschild, welches ebenfalls mit einem scanbaren QR-Code bedruckt war, konnten die Gäste die Messehallen durch ein Drehkreuz-System betreten. Guest-One stellte hierzu eigens eine Schnittstelle zu den messeseitig vorhandenen Drehkreuzen bereit. Da auch die Crew-Akkreditierung von Guest-One übernommen wurde, war Guest-One insgesamt 14 Tage mit zwei Guestmanagern vor Ort und sorgte für einen reibungslosen Ablauf des gesamten Teilnehmermanagements.
––––––––––––––––––––––––––––––––––
Bildmaterial: © Grand Basel
Volkswagen Service- und Produkttage
Volkswagen Service- und Produkttage
Vier parallele Touren, acht Städte in Deutschland im Zeitraum August bis Oktober, über 5.000 Teilnehmer und rund 8.000 Testfahrten – das sind die Eckdaten der Volkswagen Service- und Produkttage 2018. Guest-One unterstützte im Auftrag der Agentur Lux-Service aus München die Veranstaltungen, bei denen Verkäufer und Serviceberater in VW-eigenen Qualifizierungszentren auf neue Produkte geschult wurden.
Nach der Gestaltung und Vorproduktion von Namensschildern und Lanyards im Veranstaltungslayout, setzte Guest-One eine webbasierte Akkreditierungslösung für den schnellen Checkin der Teilnehmer auf. Anstelle die Namensschilder vorzuproduzieren und vor Ort auszulegen, wurden die Schilder direkt beim Eintreffen des Gastes auf Knopfdruck produziert und die Gäste eingecheckt.
Im Anschluß kam auch das Guest-One Testdrive-Management-System zum Einsatz. Über Smartphones und eine entsprechend konfigurierte App, wurden die täglichen Testfahrten durch das Scannen von Fahrzeugen und Fahrer(n) erfasst und dokumentiert. Dank durchdachten Prozessen und intuitiv bedienbaren Systemen, konnte die gesamte Technik vor Ort durch Hostessen bedient werden. Guest-One war jeweils nur an den ersten drei Veranstaltungstagen pro Stop vor Ort, hat die Systeme konfiguriert und eingerichtet sowie das Personal vor Ort entsprechend geschult.
