FTTH Conference 2018 in Valencia

FTTH Conference 2018 in Valencia


Die FTTH Conference ist die wichtigeste Jahresveranstaltung des FTTH Council Europe mit Sitz in Brüssel. Das FTTH Council ist ein Industrieverbund von weltweiten Herstellern und Providern für Glasfasertechnologie (Fibre to the home – FTTH). Nach Marseille, Luxemburg und Warschau, fand die diesjährige Konferenz im Februar im spanischen Valencia statt – rund 3.000 Teilnehmer aus über 90 Ländern kamen zu der dreitägigen Veranstaltung zusammen.

Wie schon in den Vorjahren übernahm Guest-One die gesamte Kongressregistrierung inkl. Ticketing, Zahlungsabwicklung und der Akkreditierung vor Ort. Auch die Abwicklung der steuerlichen Aspekte – bei Veranstaltungen im Ausland sind die Umsätze auch im Veranstaltungsland zu versteuern – wurde von Guest-One übernommen.

Für die Kongressregistrierung stellte Guest-One ein englischsprachiges Onlineportal zur Verfügung. Hier galt es, neben zahlreichen Ticket- und Preisvarianten, auch diverse Gutschein- und Rabattcodes für Aussteller, Partner und Sponsoren, sowie Gruppenbuchungen und die Anmeldung zu einzelnen Veranstaltungsteilen zu berücksichtigen und abzubilden. Die Zahlung der Kongressgebühren konnte über alle gängigen Kreditkarten sowie über Paypal vorgenommen werden, im Anschluß erfolgte dann der automatische Rechnungs- und Eintrittskartenversand an die Teilnehmer.

Für die Akkreditierung vor Ort stellte Guest-One insgesamt 12 Scan-Stationen und Badgedrucker zur Verfügung. Darüber hinaus richtete Guest-One ein neues Leadmanagement-System für die Aussteller und Sponsoren ein. Über eine eigens entwickelte App und entsprechend konfiguerte Smartphones, konnten die Aussteller die Badges der Teilnehmer erfassen und im Nachgang die entsprechenden Daten per Email erhalten. Drei Projektleiter seitens Guest-One sorgten für eine reibungslose Betreuung vor Ort. 2019 wird die Konferenz in Amsterdam stattfinden – ebenfalls mit Guest-One als Partner für das Teilnehmermanagement.

Diriyah Season

Diriyah Season


Mit dem Mega Event „Diriyah Season“ wurde von Guest-One erstmals ein komplexes Projekt in Saudi-Arabien betreut. Im Rahmen der rund vierwöchigen, festivalähnlichen Veranstaltung fanden eine Vielzahl von Einzelevents in unterschiedlichen Venues statt.

Den Anfang machte Ende November die Formel E, die ihren Saisonauftakt auf der Grand Prix Strecke nahe Riad feierte. Der Weltmeisterschaftskampf im Schwergewicht zwischen Andy Ruiz Jr und Anthony Joshua, hochkarätige Tennis- und Reitturniere sowie das Diriyah Music Festival waren weitere Highlights der künftig jährlich stattfindenden Veranstaltung.

Für die Verwaltung der knapp 20.000 Mitarbeiter hinter den Kulissen sowie der Medienvertreter, kam das System „Crew-Control“ zum Einsatz. „Crew-Control“ unterstützt den Veranstalter nicht nur bei der Erfassung der notwendigen Mitarbeiterdaten und Bilder sondern auch bei der Einrichtung und Kontrolle der verschiedenen Zutrittsberechtigungen sowie bei der Arbeitszeiterfassung. Aufgrund der extrem hohen Sicherheitsanforderungen mussten alle Mitarbeiterdaten durch verschiedene lokale Behörden zunächst geprüft und freigegeben werden, bevor sie vor Ort ihre Akkreditierung erhalten konnten. Eine Anforderung, die ohne „Crew-Control“ so nicht bewältigen gewesen wäre.

Neben der Einrichtung und Bereitstellung des Systems, welches für den Einsatz erstmals vollständig in arabischer Sprache umgesetzt werden musste, übernahm Guest-One auch die Produktion von 20.000 fälschungssicheren Akkreditierungsausweisen im XXL Format sowie den zugehörigen Lanyards. Zwei Projektleiter sorgten schließlich für den Aufbau und die Betreuung der Technik vor Ort.

Fraport Grundsteinlegung Terminal 3

Fraport Grundsteinlegung Terminal 3


Eines der derzeit größten privat finanzierten Infrastrukturprojekte Europas feierte Ende April die feierliche Grundsteinlegung – der Bau des neuen Terminal 3 der Fraport AG am Flughafen Frankfurt.

Guest-One übernahm für dieses Projekt zunächst das postalische Einladungsmanagement und stellte dann für die Anmeldung der Gäste eine zweisprachige Onlineanmeldung im Corporate Design der Fraport AG bereit. Für die Akkreditierung der rund 750 geladenen Gäste vor Ort, richtete Guest-One entsprechende Checkin-Stationen und Badgedrucker ein und sorgte mit zwei Projektleitern für einen reibungslosen Ablauf – binnen einer Stunde wurden alle Gäste an nur vier Stationen eingecheckt und erhielten ihr Namensschild.

Die Fraport AG ist einer der langjährigsten Kunden der Guest-One GmbH. Begonnen im Jahr 2011 mit den Feierlichkeiten zur Eröffnung der dritten Landebahn wird die erfolgreiche Zusammenarbeit bis heute fortgesetzt. Gerade erst konnte sich Guest-One den dreijährigen Rahmenvertrag für das Teilnehmerhandling zu den jährlichen Sommerfesten sichern.

Samsung Sneak Preview Tour

Samsung Sneak Preview Tour


Im Auftrag der Agenturen Vertikom und Vitamin E übernahm Guest-One das Guestmanagement für die Präsentation des neuen Samsung Galaxy S10. Das neue Spitzenmodell wurde rund 800 Fachhandelspartnern im Rahmen einer bundesweiten Roadshow durch 12 Städte in exklusiven Abendveranstaltungen präsentiert.

MIt sehr kurzer Vorlaufzeit realisierte Guest-One zunächst die Produktion und den Versand von hochwertigen postalischen Einladungen. Für die Anmeldungen der Teilnehmer entwickelte Guest-One dann eine responsive Onlineanmeldung im Corporate Design der Veranstaltung. Mit der Anmeldebestätigung erhielten die Teilnehmer dann ein eTicket sowie einen gestalteten Wallet Pass.

Für einen schnellen elektronischen Checkin der Gäste stellte Guest-One in allen 12 Städten kompakte Checkin-Stationen mit Scanner und Kartendruckern bereit und sorgte mit erfahrenen Projektleitern für einen reibungslosen Ablauf.

AHK Nigeria – Eventry

AHK Nigeria - Eventry


Nachdem sich 2018 bereits die Deutsche Auslandshandelskammer (AHK) in Südafrika für den Einsatz der Teilnehmermanagement-Software „Eventry“ von Guest-One entschieden hat, folgte im Juli 2019 nun die nächste Installation eines Systems für die AHK in Nigeria. Wie kommt ein Wuppertaler Unternehmen wie Guest-One an Kunden für eine Teilnehmermanagement-Software in Afrika?

Der erste Kontakt kam bei der ebenfalls von Guest-One betreuten „AHK Weltkonferenz 2018“ in Berlin zustande. Die AHK-Weltkonferenz hat sich über die Jahre zum Treffpunkt aller Akteure der deutschen Außenwirtschaftsförderung entwickelt und behandelt neben dem aktuellen Zeitgeschehen auch die Zukunftsthemen der deutschen Außenwirtschaft sowie der Weltwirtschaft. Alle zwei Jahre kommen in Berlin Vertreter der Deutschen Auslandshandelskammern aus 90 Ländern zur AHK-Weltkonferenz zusammen.
Guest-One übernahm auch hier das Teilnehmermanagement und die Betreuung der Gäste vor Ort und konnte bei dieser Gelegenheit die enstprechenden Kontakte knüpfen.

Die AHKs auf dem afrikanischen Kontinent organisieren über das Jahr eine Vielzahl an Veranstaltungen und streben dabei einen hohen Grad an Digitalisierung an. Die Teilnehmermanagment-Software „Eventry“, mit der Kunden nach einer entsprechenden Schulung ihre Veranstaltungsorganisation vollständig inhouse durchführen können, deckt dabei alle wichtigen Elemente vom digitalen Einladungsversand über die Onlineregistrierung bis zum Checkin der Gäste auf der Veranstaltung ab.

Nach der Einrichtung und Konfiguration des Systems übernahm Guest-One die Schulung der Mitarbeiter vor Ort in Nigeria. Zudem lieferte Guest-One auch die notwendige IT-Hardware wie Notebooks, Kartendrucker und QR-Code-Scanner sowie vorproduzierte Namensschild-Rohlinge nach Nigeria. Im Rahmen der zweitägigen Schulung wurden bereits die ersten „echten“ Projekte im System angelegt, so das die AHK umgehend mit der Nutzung des Systems starten konnte. Mit der AHK in Kenia folgt im Herbst 2019 dann eine weitere Installation.

AOK-Tag 2019

AOK-Tag 2019


In Zusammenarbeit mit der Kölner Agentur „turner & friends“ organisierte Guest-One das Teilnehmermanagement für den AOK-Tag 2019. Die jährlich stattfindende Mitarbeiterveranstaltung der AOK Baden Württemberg fand in diesem Jahr mit rund 1.500 Gästen im ICS Stuttgart statt.

Für das Projekt wurde die Anmeldeplattform angepasst, die bereits beim 25jährigen Jubiläum der AOK Baden Württemberg im Jahr 2018 zum Einsatz kam. Neben einem responsiven Anmelde-Frontend, über welches die Gäste unkompliziert für die Veranstaltung zu- oder absagen sowie einen Transfer auswählen konnten, wurde für die Regionalbetreuer ein sogenannter Koordinatorenbereich bereitgestellt.
Über diesen hatten die Regionalbetreuer die Möglichkeit, im Rahmen eines zuvor hinterlegten Kontingentes, ihre Mitarbeiter im System einzutragen und direkt per Email einzuladen.

Mit der Anmeldung erhielt jeder Gast eine automatische Bestätigungsmail, die neben einer Eintrittskarte als PDF auch ein eTicket als Wallet Pass enthielt. Der Checkin der Gäste vor Ort erfolgte über von Guest-One bereitgestellte Smartphones mit einer entsprechend konfigurierten Scan-App. Der Checkin und Einlass der 1.500 Gäste, die in großen Teilen per Bus-Transfers angereist waren, dauerte mit dieser Vorgehensweise weniger als eine Stunde.

Internationaler DER KREIS Kongress

Internationaler DER KREIS Kongress


DER KREIS, die Verbundgruppe führender Küchenspezialisten in Europa, feierte im Mai 2019 ihr 40jähriges Jubiläum. Ein besonderer Anlass, um die sonst dezentral durchgeführten Jahreskongresse der verschiedenen Ländergesellschaften zu einem großen, gemeinsamen Jubiläumskongress zusammenzuführen.

Rund 1.800 Teilnehmer folgten der Einladung in das Internationale Kongress Centrum in Stuttgart um neben dem zweitägigen Kongress auch eine begleitende Fachausstellung sowie eine exklusive Abendveranstaltung zu erleben.

In Zusammenarbeit mit der Agentur Eventuality aus Stuttgart übernahm Guest-One das gesamte Teilnehmermanagement. Ein zentrales Element bildete ein viersprachiges Webportal, über welches die Marktverantwortlichen der einzelnen Länder ihre Teilnehmer anmelden konnten. Auch die länderspezifischen Rahmenprogramme und abweichenden Veranstaltungsteile wurden im System verwaltet und den Teilnehmern zugeteilt.

Ebenfalls integriert wurde eine Hotelverwaltung – zum einen um die gebuchten Kontingente jederzeit im Blick zu halten, zum anderen um die Teilnehmer samt Begleitungen schnell und unkompliziert in die insgesamt acht Hotels verteilen zu können.

Vor Ort übernahm Guest-One dann die Akkreditierung der Gäste an insgesamt acht Checkin-Stationen. Alle Gäste erhielten mit ihrer Anmeldebestätigung ein elektronisches Ticket, welches vor Ort gescannt wurde und einen automatischen Namensschild-Druck auslöste. Der Checkin-Prozess wurde durch diese Vorgehensweise auf wenige Sekunden pro Gast reduziert und ermöglichte zudem jederzeit einen Echtzeit-Überblick über die anwesenden Gäste.

Deutschlandpremiere – das TINA TURNER Musical

Deutschlandpremiere – das TINA TURNER Musical


Für den langjährigen Kunden Stage Entertainment realisierte Guest-One Anfang März die exklusive Deutschlandpremiere des Musicals TINA im Hamburger Stage Operettenhaus. Wie bei fast allen großen Premieren und Wiederaufnahmen der vergangenen Jahre, zeichnete Guest-One für das gesamte Teilnnehmerhandling der Veranstaltung verantwortlich – selbstverständlich in enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Stage Entertainment.

Zum Leistungsumfang gehörten insbesondere die komplette Gestaltung und Produktion sowie die Konfektionierung und der Versand des hochwertigen postalischen Einladungsmailings durch das Grafik-Team von Guest-One. Für die Anmeldung wurde eine zweisprachige Registrierungswebseite umgesetzt, die eine zeitgemässe und komfortable Anmeldung der Gäste und ihrer Begleitungen ermöglichte. Eine Besonderheit dieser Premierenveranstaltungen ist ein platzgenaues Seating für alle Gäste. Guest-One baute dazu im Administrationsbereich des Systems den gesamten Bestuhlungsplan des Theaters grafisch nach und ermöglichte über ein integriertes Seatingmodul eine schnelle Platzierung aller Gäste.

Um die rund 1.200 geladenen Gäste vor Ort nicht lange warten zu lassen, erfolgte auch der Checkin über ein elektronisches System von Guest-One. Durch Scan der eTickets, die alle Gäste mit der Anmeldebestätigung erhalten hatten, wurden die Gäste erfasst und eingecheckt. Automatisch erfolgte dann in sekundenschnelle ein Ausdruck von Aufklebern mit den Sitzplatzinformationen, welche dann auf vorgedruckte Platzkarten geklebt wurden. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, auf kurzfristige Änderungen oder „Umplatzierungen“ reagieren zu können. In gerade einmal einer Stunde hatten alle 1.200 Gäste im Theater Platz genommen und konnten den Premierenaben genießen.

Red Bull Air Race 2019

Red Bull Air Race 2019


Für die Saison 2019 der Welmeisterschaft „Red Bull Airrace“ setzte die Red Bull Airrace GmbH aus Salzburg auf den Einsatz von Crew-Control für die Verwaltung der Mitarbeiter, der Teams sowie der Presse- und Mediavertreter.

An einem Rennwochenende sind bis 1.000 Personen, bestehend aus internationaler Crew, die alle Rennen betreut, sowie lokaler Crew aus dem jeweiligen Land, im Einsatz. Neben der Erfassung und Verwaltung der Daten im Vorfeld sowie der Akkreditierung der Mitarbeiter und Pressevertreter vor Ort, ist vor allem das Management der unterschiedlichen Zutrittsberechtigungen eine der wichtigsten Anforderungen an das System. Wurde in den Vorjahren jede Berechtigung klassisch mit Icons und Markierungen auf den Badges dargestellt, erfolgt bei Crew-Control das Management der Berechtigungen und die Kontrolle zentral über das System.

Alle Berechtigungen werden bei der Akkreditierung auf ein RFID-Badge oder Armband geschrieben und dann an den jeweiligen Eingängen über Smartphones mit einer eigens von G1 entwickelten App kontrolliert. Müssen Zugänge kurzfristig hinzugefügt oder auch entzogen werden, erfolgt dies via Info (z.B. per Funk) an die Leitstelle, die die Rechte Im System umgehend anpassen kann, so das der Miarbeiter Sekunden später passieren kann. Der Ausdruck von neuen Pässen mit neuen Berechtigungen entfällt. Ein positiver Nebeneffekt – dieses Handling macht es für die Sicherheitskräfte vor Ort deutlich einfacher und ist weniger fehleranfällig.

Ein weiterer Bestandteil von Crew-Control ist die Abfrage und Verarbeitung der Cateringwünsche für jeden einzelnen Mitarbeiter sowie die Verwaltung und Zuordnung von Materialien – im Falle Red Bull von Funkgeräten und Parkausweisen – deren Ausgabe im System entsprechend protokolliert wurde. Guest-One war mit zwei Projektleitern bei den ersten drei Rennen in Abu Dhabi, Kazan und am Lake Balaton vor Ort und richtete die Systeme am Crew-Servicecenter und am Race Airport entsprechend ein und betreute die Akkreditierung über die Renntage.

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Photo credits:

• Sebastian Marko / Red Bull Media Content Pool (oben)

• Ádám Bertalan / Red Bull Media Content Pool / Red Bull Media Content Pool (unten)

Gothaer Versicherungen

Gothaer Versicherungen


Mit der Gothaer Versicherungs AG freut sich Guest-One über einen neuen Kunden für seine Unternehmenssoftware „Eventry“. Der finalen Entscheidung war eine lange Wettbewerbs- und Vorbereitungsphase vorausgegangen, in welcher sich Guest-One letztlich mit seiner über Jahre etablierten Lösung durchsetzen konnte.

Die Umsetzung und Bereitstellung des kundenspezifischen Systems sowie die Schulung des Anwender-Teams erfolgte dann in nur drei Wochen nach der Beauftragung. „Eventry“ kommt zunächst für das Teilnehmermanagement von einer Reihe von Jahresauftaktveranstaltungen zum Einsatz, im weiteren Verlauf dann auch für interne Schulungen und Mitarbeiterveranstaltungen.

Neben der reinen Systembereitstellung unterstützt Guest-One die Gothaer künftig auch bei der Umsetzung der Veranstaltungen vor Ort – sowohl mit entsprechender Technik als auch mit Personal.