Das richtige Teilnehmermanagement – inhouse umsetzen oder mit einem Dienstleister arbeiten?
Das Einladungs- und Teilnehmermanagement ist eines der wichtigsten Gewerke in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Einfach gesagt gilt: „Ohne Gäste, keine Veranstaltung!“ Und da das Teilnehmermanagement in der Regel auch am Anfang einer jeden Veranstaltungsplanung steht, empfiehlt es sich, sich frühzeitig Gedanken über die richtige Vorgehensweise zu machen.
Die erste Frage, die einem häufig in den Sinn kommt: „Selber machen oder an einen Dienstleister rausgeben?“ Für beides gibt es gute Gründe und ich möchte in diesem Beitrag einige Gedanken dazu gegenüberstellen.
Zunächst stellt sich die Frage, ob es sich um eine einzelne Veranstaltung handelt (z.B. ein Jubiläum) oder ob es über das Jahr eine größere Anzahl von Veranstaltungen im Unternehmen gibt, die vielleicht den Kauf einer Inhouse-Lösung bzw. Teilnehmermanagement Software rechtfertigen. Für einen einzelnen Anlass lohnt sich die Anschaffung eines internen Tools in der Regel nicht. Hier ist man mit einem Dienstleister, der ein System anlassbezogen konfigurieren und bereitstellen kann meist flexibler und auch schneller in der Umsetzung.
Bei mehreren oder wiederkehrenden Veranstaltungen kann der Einsatz einer eigenen Teilnehmermanagement Software sinnvoll und auch kostensparend sein. Hierbei gilt zunächst zu prüfen, welche Anforderungen die verschiedenen Formate mit sich bringen und welcher Funktionsumfang in einem System benötigt wird. Eine mehrtägige und für die Teilnehmer kostenpflichtige Konferenz bringt andere Anforderungen in der Registrierung und der Gästeverwaltung mit sich als eine einfache Abendveranstaltung für 500 Kunden und Mitarbeiter.
Eine weitere Frage, die sich stellt – sind ausreichend interne Ressourcen vorhanden, sich mit der Anschaffung, Implementierung und späteren Bedienung einer Inhouse-Lösung zu beschäftigen.
Nach unserer Erfahrung sind interne Eventabteilungen meist chronisch unterbesetzt und mit vielen verschiedenen Aufgaben und parallelen Events betraut. Hier kann die Auslagerung des Teilnehmermanagements an einen spezialisierten Dienstleister wertvolle Ressourcen für die anderen Aufgaben freisetzen und der Eventabteilung den Rücken frei halten.
Das Timing ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium für oder gegen ein eigenes System. Events werden immer kurzfristiger entschieden, die Vorlaufzeiten werden entsprechend immer kürzer. Der Markt für Teilnehmermanagement Software ist jedoch recht unübersichtlich und heterogen – allein die Definition der Anforderungen, die Auswahl der Dienstleister und die Beschäftigung mit den verschiedenen Tools und Lizenzmodellen, kann einige Monate in Anspruch nehmen. Und da hat die hausinterne IT noch gar nicht mitgesprochen …
Zu guter Letzt sollten Sie sich klar werden, welche Serviceleistungen zusätzlich benötigt werden.
Die reine Software ist nur ein Aspekt im Teilnehmermanagement. Fullservice-Dienstleister bieten eine Reihe von ergänzenden Leistungen, begonnen beim Design, dem Einladungsmanagement, der Bereitstellung von Gäste-Hotlines, Sonderfunktionen wie Sitzplatz- oder Hotelverwaltung oder auch die vor Ort Betreuung der Akkreditierung samt Technik und Personal.
Sie haben noch Fragen, welche Vorgehensweise für Ihre Veranstaltung die richtige ist?
Wir beraten Sie gerne!
