Ab wann lohnt sich eigentlich ein professionelles Teilnehmermanagement?
Eine gerne und häufig gestellte Frage ist, ab wie vielen Teilnehmern sich denn der Einsatz einer professionellen Teilnehmermanagement Software oder eines Dienstleisters überhaupt lohnt.
Welche Daten werden aufgenommen?
Auf den ersten Blick könnte man vermuten, dass dies generell erst bei großen Teilnehmerzahlen sinnvoll ist. Tatsächlich ist die reine Teilnehmerzahl aber nicht unbedingt das ausschlaggebende Kriterium. Viel relevanter ist die Menge an Daten und Informationen, die pro Gast abzufragen und zu verwalten sind. Können z.B. mehrere Begleitpersonen mit angemeldet werden, kann der Gast sein Programm aus vielen verschiedenen Veranstaltungsteilen individuell zusammenstellen oder hat er eine komplexe An- und Abreiselogistik mit verschiedenen Flugsegmenten, dann kommt man mit einer manuellen Bearbeitung oder Excellisten schnell an seine Grenzen. Das gilt auch, wenn die Anmeldung zur Veranstaltung mehrstufig oder in zeitlich unterschiedlichen Schritten erfolgen soll. Oft wird zunächst die reine Teilnahme für eine erste Planung abgefragt, Reisedaten, Hotelwünsche oder die Teilnahme an Workshops erst zu einem späteren Zeitpunkt.
Wie viele Personen organisieren die Veranstaltung?
Ein ebenso wichtiger Aspekt – wie viele Personen sind mit der Organisation des Events und des Teilnehmermanagements betraut. Gerade wenn Veranstaltungen dezentral und von verschiedenen Personen organisiert werden, ist es wichtig, alle relevanten Daten in Echtzeit zentral zur Verfügung zu haben. Die aufbereitete (Excel)Liste, die sonst an alle geschickt wird, ist meist schon zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet, weil sich irgendwelche Informationen bei den Gästen schon wieder geändert haben.
Die Vorteile eines digitalen Systems
Der Einsatz eines Teilnehmermanagement Systems unterstützt einen durchgängig digitalen und DSGVO-konformen Prozess. Digitale Einladungen per E-Mail, schnelle und einfache Onlineanmeldungen und E-Mail-Bestätigungen mit eTickets oder Wallet sind heutzutage nicht nur „state-of-the-art“, sondern sie zahlen auch auf das Thema Nachhaltigkeit ein. Zudem spart der Einsatz einer entsprechenden Software eine Menge an internen Ressourcen und ist weniger fehleranfällig. Schauen Sie bei Ihren Überlegungen also nicht nur auf die Teilnehmerzahlen, sondern prüfen Sie, welcher Prozess abgebildet werden muss, welche Komplexität die Veranstaltung hat und welche und wie viele Daten und Informationen pro Gast zu verarbeiten sind. Gerne helfen wir Ihnen auch bei einer ersten Einschätzung und beraten Sie bei Ihrer Veranstaltung.
