Event- und Teilnehmermanagement besteht zumeist aus einer Reihe von Bausteinen, Prozessen, Tools und Abläufen, die sauber ineinandergreifen müssen, um ein perfektes Ergebnis für die Auftraggeber und die Teilnehmer zu bekommen.
Im Teilnehmermanagement spielt insbesondere Software eine große Rolle – aber eben nicht nur!
Ein gutes Teilnehmermanagement startet schon mit der Beratung für die richtigen Abläufe und Vorgehensweisen. Wer hier dem Kunden nicht die richtigen Fragen stellt und auch die richtigen Schlüsse aus den Antworten zieht, wird im Projektverlauf unter Umständen ein böses Erwachen erleben.
Neben „dem Tool“ oder „der Software“ geht es auch um Inhalte, die man an die Gäste kommuniziert. Diese müssen erdacht und erstellt werden, diese müssen – genau wie die Onlineanmeldung und die Mailings – auch eine ansprechende Form und Optik haben, meist im Corporate Design des Kunden.
Welche Informationen muss man von den Gästen einholen, welche Abfragen sind für die perfekte Organisation des Events tatsächlich notwendig und was sagt der Datenschutz eigentlich dazu? Wie sind Timings und Fristen, wann soll wer eingeladen werden und wie geht man eigentlich mit Nachzüglern um?
All diese Themen müssen gedacht, koordiniert, umgesetzt und in ein Tool integriert werden – hierzu braucht es Grafikleistungen und Projektmanagement. Sind die Gäste einmal eingeladen, haben diese vielleicht Rückfragen oder Sonderwünsche, die bearbeitet werden müssen. Je nach Veranstaltung müssen dann vielleicht auch Hotelzimmer oder Rahmenprogramme zugeordnet werden, Transfers organisiert oder ein Seating aufgesetzt werden. Nicht zu vergessen – Änderungen im Programm müssen schnell auf die Website, Reminder an Personen ohne Rückmeldung müssen regelmäßig verschickt werden und der Kunde benötigt täglich spezielle Reportings. All das muss jemand planen und machen, denn oft möchte der Kunde dies nämlich nicht selbst übernehmen.
Ist der große Tag dann gekommen, geht es um einen perfekten Service und effiziente Abläufe vor Ort. Gäste müssen schnell eingecheckt werden und ihre Namensschilder gedruckt bekommen. Änderungen oder Nachmeldungen müssen schnell erledigt werden und vielleicht sind beim Checkin auch Koffer oder Garderobe entgegenzunehmen … Auch vor Ort möchte der Kunde auf Knopfdruck wissen, wer und wie viele Gäste schon eingecheckt sind und wie viele Vegetarier darunter sind. Für diese vor Ort Services braucht es Know How, Personal und die entsprechende Technik und Geräte.
Wenn Sie all diese Leistungen aus einer Hand bekommen, dann spricht man von Fullservice.
Nicht jeder Kunde benötigt oder möchte Fullservice, in Zeiten von Fachkräftemangel und schwindenden Ressourcen auf Kunden- oder Agenturseite wird der gewünschte Service-Level aber stetig höher. Achten Sie bei der nächsten Ausschreibung und auch bei der Sichtung der Angebote vielleicht einmal darauf, ob der Anbieter „nur“ ein System bereitstellt, in dem Sie alles selbst machen müssen oder ob der Anbieter über entsprechendes Know How, Personal und Technik verfügt, um Ihnen wirklichen Fullservice für Ihr Projekt bieten zu können.
