GuestONE startet 2025 als Teil einer starken Unternehmensgruppe

GuestONE startet ins Jahr 2025 als Teil der Manos Holding. Mit der Eingliederung in die Unternehmensgruppe kann GuestONE auf eine stabile Basis bauen und neue Ressourcen sowie Kompetenzen nutzen. Diese Zusammenarbeit eröffnet nicht nur zusätzliche Perspektiven, sondern stärkt auch die bestehenden Leistungen und Serviceangebote für die bestehenden Kunden.

„Der Zusammenschluss mit der Manos Holding bietet uns langfristige Sicherheit und die Möglichkeit, auf bewährte Strukturen und Systeme innerhalb der Gruppe zurückzugreifen“, erklärt Marcel Schettler, Gründer und ehemaliger Geschäftsführer von GuestONE. „Besonders der Zugang zu modernen Ticketingsystemen und neuen Kontakten in der Sport- und Entertainment-Branche schafft spannende Chancen für zukünftige Projekte, während wir weiterhin auf unser etabliertes Know-how setzen können.“

GuestONE ist seit über 20 Jahren ein verlässlicher Partner im Teilnehmermanagement. Mit aktuell 17 Mitarbeitenden werden jährlich 80 bis 100 Projekte für Eventagenturen, mittelständische Unternehmen, Verbände und DAX-Konzerne umgesetzt.

Durch die Integration in die Manos Holding kann GuestONE nicht nur das bestehende Leistungsspektrum erweitern, sondern auch neue Synergien in der Event-Branche nutzen. Gleichzeitig profitieren die Unternehmen der Holding von der umfassenden Expertise von GuestONE in den Bereichen Teilnehmermanagement und Akkreditierung. Volker Messmann (Geschäftsführer) und Rouven Lakowitz (Prokurist) bekleiden die neue Geschäftsführung von GuestONE, während das gesamte Team um die Gründer Marcel Schettler und Thomas Küfner weiterhin mit an Board bleiben.

„GuestONE ist eine wertvolle Ergänzung für unsere Unternehmensgruppe“, sagt Volker Messmann, Geschäftsführer der LMS Sport GmbH und neuer Geschäftsführer GuestONE. „Die Zusammenarbeit ermöglicht es uns, gemeinsam neue Ansätze und Lösungen für Kunden aus der Event-, Sport- und Entertainment-Branche zu entwickeln. Gleichzeitig bleibt GuestONE in seinen Kernkompetenzen unabhängig und flexibel.“

Mit der Sicherheit einer stabilen Unternehmensstruktur und der Nutzung neuer Ressourcen sieht GuestONE optimistisch in die Zukunft. Das Team freut sich darauf, auch in der neuen Konstellation erfolgreich Projekte für Ihre Kunden umzusetzen.

BOE 2025 – Wir sind dabei!

Hotelverwaltung – Einfache Wege aus dem Excel Chaos …

Das Thema Hotelverwaltung bei mehrtägigen Events kann bei vielen Gästen und ebenso vielen Hotels schnell zu einem nervenaufreibenden Puzzlespiel werden. Ohne die richtigen Tools verliert man schnell den Überblick über Buchungen, Doppelzimmer-Belegungen oder noch vorhandene Kontingente …

Sowohl unsere Projekt-Software „GuestHub“ als auch unsere Lizenzlösung „Eventry“ bieten verschiedene Möglichkeiten, das Thema Hotelbuchung für Gäste und Veranstalter unkompliziert abzubilden und sinnvoll in den Anmeldeprozess zu integrieren:

Variante 1:
Im einfachsten Fall, wenn der Gast Selbstzahler oder ein Hotelangebot für die Gäste nur ein optionaler Service ist, wird im System eine Hotelseite angelegt, die alle wichtigen Informationen zu den zur Verfügung stehenden Hotels aufführt und zudem direkt auf die entsprechenden Buchungsseiten beim Hotel verlinkt. Spezielle Rabatt- oder Veranstaltungscodes können hier ebenfalls hinterlegt werden, wenn mit den Hotels Abrufkontingente vereinbart wurden.

Variante 2:
Möchte man dem Gast definierte Hotels im Anmeldeprozess direkt zur Auswahl stellen, so ist das die zweite Möglichkeit. Die entsprechenden Hotels, Zimmerarten und Kontingente werden im Backend von „GuestHub“ oder „Eventry“ angelegt und dem Gast in der Onlineanmeldung zur Auswahl angeboten. Hotels, deren Kontingente ausgebucht sind, werden wahlweise nicht mehr angezeigt oder sind ausgegraut und dann nicht mehr auswählbar. Statistiken im Backend liefern Echtzeit Buchungsübersichten und die noch verfügbaren Kontingente auf einen Blick. Neue Hotels können jederzeit angelegt oder freigeschaltet werden und auch Kontingente sind mit zwei Klicks schnell angepasst. Für die Hotels können auf Knopfdruck frei konfigurierbare Rooming- und Anreiselisten sowie Änderungsreportings erzeugt und verschickt werden.

Variante 3:
Wer sich die tatsächliche Zuteilung der Gäste auf bestimmte Hotels und Zimmerarten möglichst lange offenhalten möchte (um z.B. nicht benötigte Hotelzimmer noch innerhalb einer Stornofrist zurückgeben zu können) oder wer bei der Zuteilung verschiedene Hotel- und Gastkategorien oder andere Parameter berücksichtigen muss, für den bietet sich eine dritte Variante an. Bei dieser werden in der Onlineanmeldung zunächst nur der Übernachtungswunsch, die Zimmerart sowie die geplanten An- und Abreisedaten abgefragt. Die Zuteilung und konkrete Buchung erfolgen dann nach den spezifischen Kriterien durch den Veranstalter im Backend.

 

Beide Systeme bieten hier die Möglichkeit, die Wünsche der Gäste einzusehen, zu filtern und zu selektieren und diese dann auf konkrete Hotels zu buchen. Das kann wahlweise auf Gast-Einzelebene erfolgen oder auch für selektierte Gruppen über eine Massenzuteilung. Das so zugewiesene Hotel wird dem Gast dann in einem entsprechenden Hotelinfo-Mailing kurz vor Event mitgeteilt.

Über „GuestHub“ ist auch eine Kombination der verschiedenen Optionen möglich. „GuestHub“ bietet die Möglichkeit von kategoriespezifischen Abweichungen in der Onlineanmeldung. Schlüssel dazu ist der personalisierte Logincode, der dem Gast mit der Einladung mitgeteilt wird. Nach Eingabe des Codes auf der Landingpage wird der Gast auf die entsprechende Anmeldevariante weitergeleitet, die sich u.a. im Hotelbuchungsprozess unterscheiden kann. Hierbei kann dann z.B. der „normale“ Gast direkt ein hinterlegtes Hotel auswählen, der „VIP-Gast“ gibt vielleicht nur seine Präferenzen an und wird später vom Veranstalter auf ein (vielleicht auch höherwertiges) Hotel gebucht. Welche Varianten für Ihr Event am besten passen, besprechen wir gerne in einem persönlichen Gespräch.

Fullservice Teilnehmermanagement – was heißt das eigentlich?

Event- und Teilnehmermanagement besteht zumeist aus einer Reihe von Bausteinen, Prozessen, Tools und Abläufen, die sauber ineinandergreifen müssen, um ein perfektes Ergebnis für die Auftraggeber und die Teilnehmer zu bekommen.

Im Teilnehmermanagement spielt insbesondere Software eine große Rolle – aber eben nicht nur!

Ein gutes Teilnehmermanagement startet schon mit der Beratung für die richtigen Abläufe und Vorgehensweisen. Wer hier dem Kunden nicht die richtigen Fragen stellt und auch die richtigen Schlüsse aus den Antworten zieht, wird im Projektverlauf unter Umständen ein böses Erwachen erleben.

Neben „dem Tool“ oder „der Software“ geht es auch um Inhalte, die man an die Gäste kommuniziert. Diese müssen erdacht und erstellt werden, diese müssen – genau wie die Onlineanmeldung und die Mailings – auch eine ansprechende Form und Optik haben, meist im Corporate Design des Kunden.

Welche Informationen muss man von den Gästen einholen, welche Abfragen sind für die perfekte Organisation des Events tatsächlich notwendig und was sagt der Datenschutz eigentlich dazu? Wie sind Timings und Fristen, wann soll wer eingeladen werden und wie geht man eigentlich mit Nachzüglern um?

All diese Themen müssen gedacht, koordiniert, umgesetzt und in ein Tool integriert werden – hierzu braucht es Grafikleistungen und Projektmanagement. Sind die Gäste einmal eingeladen, haben diese vielleicht Rückfragen oder Sonderwünsche, die bearbeitet werden müssen. Je nach Veranstaltung müssen dann vielleicht auch Hotelzimmer oder Rahmenprogramme zugeordnet werden, Transfers organisiert oder ein Seating aufgesetzt werden. Nicht zu vergessen – Änderungen im Programm müssen schnell auf die Website, Reminder an Personen ohne Rückmeldung müssen regelmäßig verschickt werden und der Kunde benötigt täglich spezielle Reportings. All das muss jemand planen und machen, denn oft möchte der Kunde dies nämlich nicht selbst übernehmen.

Ist der große Tag dann gekommen, geht es um einen perfekten Service und effiziente Abläufe vor Ort. Gäste müssen schnell eingecheckt werden und ihre Namensschilder gedruckt bekommen. Änderungen oder Nachmeldungen müssen schnell erledigt werden und vielleicht sind beim Checkin auch Koffer oder Garderobe entgegenzunehmen … Auch vor Ort möchte der Kunde auf Knopfdruck wissen, wer und wie viele Gäste schon eingecheckt sind und wie viele Vegetarier darunter sind. Für diese vor Ort Services braucht es Know How, Personal und die entsprechende Technik und Geräte.

Wenn Sie all diese Leistungen aus einer Hand bekommen, dann spricht man von Fullservice.

Nicht jeder Kunde benötigt oder möchte Fullservice, in Zeiten von Fachkräftemangel und schwindenden Ressourcen auf Kunden- oder Agenturseite wird der gewünschte Service-Level aber stetig höher. Achten Sie bei der nächsten Ausschreibung und auch bei der Sichtung der Angebote vielleicht einmal darauf, ob der Anbieter „nur“ ein System bereitstellt, in dem Sie alles selbst machen müssen oder ob der Anbieter über entsprechendes Know How, Personal und Technik verfügt, um Ihnen wirklichen Fullservice für Ihr Projekt bieten zu können.

Teilnehmermanagement und Besucherzählung aus einer Hand

GuestONE und tal.de vereinbaren strategische Partnerschaft

Die beiden Wuppertaler Unternehmen GuestONE, Spezialist für Teilnehmer- und Crew-Management sowie tal.de, Experte für digitale Besucherzählung, intensivieren ihre Zusammenarbeit.

Beide Unternehmen sind durch den gemeinsamen Gesellschafter „Riedel Communications“ schon seit einigen Jahren miteinander „verbandelt“, haben bisher aber nur vereinzelt gemeinsame Projekte umgesetzt. Den Startschuss für eine nun engere Kooperation gab die Fanzone in Hamburg zur Fußball Europameisterschaft. GuestONE lieferte hier die Crew-Akkreditierung, tal.de mit seiner Lösung „evocount“ die Besucherzählung an insgesamt vier
Ein- und Ausgängen und für eine Fläche mit einem Fassungsvermögen von rund 50.000 Besuchern.

„Wir haben dieses Projekt zum Anlass genommen, nochmal unsere Services abzugleichen und zu schauen, wo Schnittmengen sind“, so GuestONE Geschäftsführer Marcel Schettler. „Beide Unternehmen sind häufig im Kontext von Großveranstaltungen aktiv – GuestONE für das meist sehr personalisierte Teilnehmer- und Crew Management sowie für die Akkreditierung, tal.de mit dem Tool „evocount“ für eine automatisierte und digitale Personenzählung und Füllstandmessung von Bereichen oder Räumen.“

„Beide Unternehmen zahlen mit ihren Dienstleistungen auf das wichtige Thema Veranstaltungs- und Besuchersicherheit ein“, ergänzt Olivier Görts, Managing Director von tal.de. „Diese Kompetenzen wollen wir künftig besser bündeln – mit klaren Synergien für die Veranstalter“, so Görts weiter.

Alle Informationen aus dem GuestONE System werden in die Live-Dashboards von tal.de bzw. „evocount“ integriert, so dass die Leitstelle eine Echtzeitübersicht aller relevanten Daten auf einen Blick einsehen kann.

Der Kunde hat über den gesamten Projektverlauf einen festen Ansprechpartner, der beide Themen von der Beratung bis zur Umsetzung koordiniert. In der On Site Betreuung ergeben sich personelle Einsparungen, da nicht für jedes Gewerk eigene Projektleiter und Techniker vor Ort sein müssen. Die notwendige IT- und Netzwerk-Infrastruktur kann bei Bedarf die Riedel Communications zuliefern – durch die enge Verbindung und die räumliche Nähe sind auch hier kurze Wege und eine abgestimmte Gesamtlösung aus einer Hand garantiert.

Infobox GuestONE

GuestONE ist einer der größten Anbieter für Teilnehmer- und Crew-Management sowie Akkreditierungslösungen in Deutschland. Mit 21 festen Mitarbeitern werden rund 100 Projekte jährlich umgesetzt.  Die Software „GuestHub“ ist modular aufgebaut und lässt sich flexibel auf jede Veranstaltung und damit verbundene Anforderungen konfigurieren.

Infobox tal.de

tal.de liefert unter dem Namen „evocount“ Software und Sensorik, für smarte Events und anspruchsvolle Analysen. Alle Informationen laufen in Echtzeit auf frei konfigurierbaren Dashboards zusammen. Von sicherheitsrelevanten Informationen wie der Befüllung von Veranstaltungsflächen, über die Frequenzmessung an Nordseestränden bis zur Bewegungsanalyse auf Messeständen bietet tal.de alle Tools zur sicheren Umsetzung und intelligenten Live-Auswertung.

Namensschilder – überflüssig oder sinnvoll?

Gerade in Zeiten, in denen auch im Eventkontext viel über Nachhaltigkeit gesprochen wird, kommt immer häufiger die Frage auf, ob man überhaupt noch Namensschilder einsetzen soll. Etwas provokant kann man sich (bzw. den Kunden) natürlich fragen, ob bei einem Event, zu dem 1.000 Teilnehmer aus ganz Europa anreisen, übernachten und verpflegt werden müssen, tatsächlich ein Namensschild das entscheidende Kriterium für mehr oder weniger Nachhaltigkeit ist …

Dennoch muss man sich den oft kritischen Fragen stellen und Argumente und Antworten anbieten. Die folgenden Punkte sind ein Votum für das Namensschild und helfen Ihnen möglicherweise bei den nächsten Gesprächen dazu.

Mehr als ein Identifikations-Tool

Das Namensschild ist mehr als ein Kärtchen, auf dem der Name und die Firma des Teilnehmers stehen. Es ist auch ein Kommunikations- und Informations-Tool. Zunächst einmal ist es in der Regel im Corporate Design des Kunden und/oder der Veranstaltung erstellt und zahlt somit, gemeinsam mit einem passenden Lanyard, auf das gesamte Branding der Veranstaltung ein. Zusätzlich bietet es auch eine Werbefläche für beteiligte Partner oder Sponsoren, die mit ihren Logos integriert werden können.

Neben dem Namen und der Firma können weitere Informationen mit eingedruckt werden. Die Rückseite bietet häufig Platz für eine persönliche Agenda, den allgemeinen Programmablauf oder einen Raumplan. Zusätzlich können auch gebuchte Workshops, Gruppenzugehörigkeiten, Hotel- und Seating-Informationen oder andere Kennzeichnungen wie Gast-Kategorien personalisiert aufgedruckt werden.

Das Namensschild kann auch die Zutrittsberechtigung zu bestimmten Veranstaltungsteilen enthalten – sei es durch eine Farbkennzeichnung oder definierte Icons. Sicherheitspersonal kann somit auf einen Blick erkennen, ob der Teilnehmer für einen Raum oder einen Bereich die nötige Zugangsberechtigung hat.

Versehen Sie die Namensschilder mit einem scanbaren QR-Code oder einem integrierten NFC-Chip, dann kann die entsprechende Kontrolle oder Erfassung auch elektronisch über Smartphones oder Scanner erfolgen. Diese Vorgehensweise ist auch für Gamification Ideen nutzbar – lassen Sie die Teilnehmer z.B. an verschiedenen Stationen, Messeständen oder Bereichen doch über das Namensschild Punkte sammeln …

Wichtig ist, sich frühzeitig über die Inhalte des Namensschildes Gedanken zu machen und diese auch bei der Gestaltung zu berücksichtigen. Unser Design-Team unterstützt hier gerne mit entsprechenden Gestaltungs- und Personalisierungsvorschlägen.

Um die oben beschriebenen Möglichkeiten umfänglich auszunutzen, ist es ebenso wichtig, die Namensschilder erst live beim Check-In zu drucken und nicht schon Tage vor dem Event vorzuproduzieren. Auch hierzu bieten wir die entsprechenden Lösungen und Hardware an. Namensschilder werden dabei im Corporate Design in der Druckerei vorproduziert und erst vor Ort in wenigen Sekunden personalisiert. Das ermöglicht es, auf kurzfristige Änderungen reagieren zu können und schafft eine flexible Check-In Situation ohne alphabetisch eingeteilte Counter. Und da nur die Schilder gedruckt werden, die auch tatsächlich benötigt werden, ist es am Ende auch ein kleines bißchen Nachhaltig 😉

Event Ticketing System oder Teilnehmermanagement Software?

Der Anbietermarkt für Ticketing- und Teilnehmermanagement-Software und Systeme ist vielfältig und gleichermaßen unübersichtlich. Vielen Themen klingen ähnlich und werden oft miteinander vermischt. Das macht es für Kunden und Interessenten schwer, sich im Markt zurechtzufinden, Anbieter zu vergleichen und die für sie passende Lösung zu finden.

Häufig in einen „Topf geworfen“ werden die Themen Ticketing und Teilnehmermanagement, obwohl beide Begriffe nur bedingt etwas miteinander zu tun haben. Die Gemeinsamkeit ergibt sich im Wesentlichen aus der Tatsache, dass auch am Ende eines Teilnehmermanagement- bzw. Anmeldeprozesses für den Teilnehmer ein Ticket erzeugt und versendet wird.

Wie wird ein Event-Ticketing System eingesetzt?

Jeder, der schon mal eine Konzertkarte gekauft hat, kennt den Ablauf: man wählt ein oder mehrere Tickets in der Online-Plattform aus, kann je nach Anbieter und Veranstaltungsformat auch seine Wunsch-Sitzplätze wählen, gibt an, ob das Ticket per Post oder online zugestellt werden soll und schließt dann den Bestellvorgang mit der Bezahlung ab. Immer häufiger werden Tickets personalisiert, so das im Bestellprozess noch Vor- und Nachname hinzugefügt werden muss.

Was beinhaltet Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement ist deutlich mehr. Eine Teilnehmermanagement-Plattform ist nicht nur ein Anmelde- sondern auch ein Kommunikationstool für und mit den Teilnehmern. Die Nutzung erstreckt sich meist über einen längeren Zeitraum – vom Versand eines ersten Save-the-dates über die Anmeldung bis zum Follow Up nach der Veranstaltung.

Im Anmeldeverlauf werden in der Regel deutlich mehr Informationen abgefragt und im System verwaltet, als die reine Zu- oder Absage. Die Anmeldung von Begleitpersonen, die Frage nach Hotelübernachtungen und Reisearten, die Teilnahme an Workshops oder die Angabe von Ernährungsunverträglichkeiten sind typische Informationen, die für eine optimale Veranstaltungsorganisation und bestmögliche Betreuung der Teilnehmer eingeholt werden müssen. Wie Eingangs erwähnt, steht dann am Ende der Anmeldung meist auch der Versand eines oder mehrerer Tickets an die Teilnehmer.

Auch die vor Ort Akkreditierung und der Empfang der Gäste ist Teil eines guten Teilnehmermanagements. Neben der reinen Anwesenheitserfassung durch Scan der Tickets, gibt es auch auf der Veranstaltung viele Berührungspunkte mit den Gästen. Sei es der Druck von Namensschildern, die Ausgabe von Teilnehmerunterlagen, die Erfassung der Gäste an weiteren Programmteilen oder Workshops oder einfach ein professionelles Handling von Sonder- und Klärfällen.

Es gibt also durchaus Schnittmengen zwischen Ticketing und Teilnehmermanagement, grundsätzlich bilden beide Gewerke jedoch recht unterschiedliche Lösungen für deutlich unterschiedliche Prozesse an.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns.

„Mein linker linker Platz ist frei …“

… oder wie man Gästen ihre Plätze zuteilt.

Das Seating – oder zu deutsch die Sitzplatzverwaltung – gleicht oftmals einem großen Puzzle. Egal ob Reihenbestuhlung im Plenum oder Galatische für das Dinner – die Zuteilung von Gästen auf definierte Sitzplätze ist in der Regel ein manueller und damit mühsamer Prozess.

Häufig müssen bei der Zuteilung verschiedene Vorgaben in Einklang gebracht werden. Das können politische oder protokollarische Aspekte sein, aber auch Zugehörigkeiten zu bestimmten Teilnehmergruppen oder Kategorien. Auch Begleitpersonen, Gäste, die vielleicht geehrt werden oder einfach „nur“ Geburtstag haben, müssen berücksichtigt werden.

Leider ist das optimale Seating auch nicht statisch, sondern unterliegt gerade in den letzten Tagen  und Stunden vor der Veranstaltung einer hohen Dynamik. Kurzfristige Absagen oder Namensänderungen sind genauso zu bearbeiten wie Nachmeldungen, zusätzliche Begleitpersonen oder sonstige Änderungen in der Bestuhlung oder im Ablauf. Zu guter Letzt stellt sich dann immer auch die Frage: wie und wann erfährt der Gast eigentlich, wo er sitzt?

Das G1-Seatingmodul, welches auf Wunsch in den GuestHub Adminbereich integriert werden kann, hilft Veranstaltern und Organisatoren hier den Überblick zu behalten. Bestuhlungspläne können schnell und flexibel grafisch angelegt werden. Auch eine große Anzahl an Tischen oder Plätzen im Plenum stellt kein Problem dar – zur besseren Übersicht können diese auf verschiedene sogenannte Maps aufgeteilt und zur Verteilung dann einzeln angesprungen werden.

Zu platzierende Gäste können dann in der Gästeliste nach diversen Kriterien gesucht, gefiltert und selektiert werden und mittels Mausklick auf die gewünschten Plätze gesetzt werden. Das gilt für einzelne Gäste wie auch für ausgewählte Gästegruppen. Auch ein automatisches Auffüllen von freien Plätzen ist im System mitgedacht und ermöglicht so eine sehr schnelle Belegung der einzelnen Plätze.

Das G1-Seatingmodul greift auch auf die Live-Check-in Informationen zu. Gäste, die bereits anwesend sind, sind im Seating farblich gekennzeichnet. Da die Gäste erst beim Check-in vor Ort ihre tatsächliche Platzinformation erhalten – sei es als Platzkarte oder auf dem Namensschild aufgedruckt – ist ein schnelles und flexibles Umplatzieren bis zum Eintreffen der Gäste möglich.

Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der konkreten Möglichkeiten und zeigen Ihnen Beispiele aus verschiedenen Veranstaltungen.

Alle Jahre wieder – GuestONE auf der Best of Events

Zunächst wünschen wir allen Kunden, Lieferanten und Partnern ein gutes und gesundes neues Jahr 2024 und einen guten Start!

Das neue Jahr beginnt für uns traditionell mit einer Teilnahme an der Best of Events in Dortmund. Am 17. und 18. Januar öffnet die Leitmesse für Eventmanagement wieder ihre Tore. Uns finden Sie mit einem brandneuen Messestand in der Halle 4, Standnummer A 38.

Gerne laden wir Sie und Kollegen und Kolleginnen zu einem kostenlosen Messebesuch ein. Mit unserem Gutscheincode 154408 können Sie unter dem folgenden Link ein oder auch mehrere kostenfreie Tagestickets für die Messe bestellen: https://www.boe-international.de/code

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und auf interessante Gespräche in Dortmund.

Wie das richtige Teilnehmermanagement die Zahl der „No-shows“ reduzieren kann

Eine regelmäßige Begleiterscheinung bei vielen Veranstaltungen sind angemeldete Gäste, die dann aber nicht erscheinen – sogenannte „No-shows“. Diese „No-shows“ sind ärgerlich, da sie den Veranstalter eine Menge Geld kosten. Für diese Gäste werden Speisen und Getränke vorgehalten, aber auch Mobiliar, Servicepersonal oder Give-Aways kalkuliert. Auch gebuchte Hotelzimmer werden bei kurzfristigen Stornos meist zu 100% in Rechnung gestellt.

Natürlich gibt es Gründe für kurzfristige Absagen oder Nichterscheinen – Krankheit, Zug- oder Flugausfälle oder dringende andere Termine lassen sich nicht immer vermeiden. Es gilt aber, die Zahl der „No-shows“ auf ein Minimum zu reduzieren, um die oben aufgeführten unnötigen Kosten zu vermeiden. Ein gutes Teilnehmermanagement kann hierbei unterstützen.

Bleiben Sie mit den Gästen in Kontakt

Über ein professionelles Teilnehmermanagement System können Sie mit den Gästen einfach, schnell und kontinuierlich kommunizieren. Regelmäßige Reminder- oder Infomails liefern neueste Details zum Programm, machen neugierig auf das Event und helfen dabei, den Termin und die Veranstaltung in den Köpfen der Gäste zu halten. Oftmals wird früh eingeladen, die Gäste sagen für eine Veranstaltung in drei oder vier Monaten zu und vergessen dies dann, wenn sie in der Zwischenzeit nicht auf dem Laufenden gehalten werden.

Machen Sie es den Gästen einfach

Gute Teilnehmermanagement Lösungen bieten einen sogenannten Re-Login für die Gäste. Die Onlineanmeldung bleibt dabei auch nach der initialen Zusage geöffnet – der Gast kann so seine Anmeldung bis zum finalen Anmeldeschluss jederzeit selber bearbeiten oder verändern. Jede der oben aufgeführten Mailings sollte daher unbedingt nochmal die Zugangsdaten zur Onlineanmeldung beinhalten, damit der Gast mit einem Klick wieder auf der Anmeldeplattform landet. Auch ein einfacher Absage- oder Änderungs-Link am Ende der Mail hilft dem Gast, seine Anmeldung bei Bedarf mit einem Klick zu bearbeiten.

Nutzen Sie eine Gäste-Hotline

Bei vielen Events steht für die Gäste auch eine telefonische Hotline zur Verfügung, über welche Fragen zur Veranstaltung oder zum Ablauf adressiert werden können. Nutzen Sie diese Hotline auch zum proaktiven Nachfass bei den Gästen, insbesondere bei denen, die sich gar nicht zurückmelden.

Kontinuität und Transparenz – nach dem Event ist vor dem Event

Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen wird das Teilnehmermanagement mit der Wiederholung besser. Das beginnt schon mit der Einladung, Häufig wird „mit der Gießkanne“ eingeladen oder der Verteiler des Vorjahres genutzt. Das Teilnehmerverhalten der Vorjahre wird dabei in der Regel aber nicht beachtet, meist weil man diese Informationen gar nicht (mehr) hat.

Ein kontinuierlicher Teilnehmermanagement Prozess liefert die notwendige Transparenz und Auswertungen – auch über mehrere Jahre und Events. Teilnehmer, die immer wieder zusagen und nie erscheinen, können identifiziert und von künftigen Einladungen ausgeschlossen werden.

Dies sind nur einige Aspekte, mit denen wir als Teilnehmermanagement-Spezialist die Zahl der „No-shows“ gering halten können. Gerne besprechen wir das Thema für Ihre konkrete Veranstaltung und beraten Sie hinsichtlich der Möglichkeiten. Kontaktieren Sie uns noch heute!