GuestONE und tal.de vereinbaren strategische Partnerschaft

Die beiden Wuppertaler Unternehmen GuestONE, Spezialist für Teilnehmer- und Crew-Management sowie tal.de, Experte für digitale Besucherzählung, intensivieren ihre Zusammenarbeit.

Beide Unternehmen sind durch den gemeinsamen Gesellschafter „Riedel Communications“ schon seit einigen Jahren miteinander „verbandelt“, haben bisher aber nur vereinzelt gemeinsame Projekte umgesetzt. Den Startschuss für eine nun engere Kooperation gab die Fanzone in Hamburg zur Fußball Europameisterschaft. GuestONE lieferte hier die Crew-Akkreditierung, tal.de mit seiner Lösung „evocount“ die Besucherzählung an insgesamt vier
Ein- und Ausgängen und für eine Fläche mit einem Fassungsvermögen von rund 50.000 Besuchern.

„Wir haben dieses Projekt zum Anlass genommen, nochmal unsere Services abzugleichen und zu schauen, wo Schnittmengen sind“, so GuestONE Geschäftsführer Marcel Schettler. „Beide Unternehmen sind häufig im Kontext von Großveranstaltungen aktiv – GuestONE für das meist sehr personalisierte Teilnehmer- und Crew Management sowie für die Akkreditierung, tal.de mit dem Tool „evocount“ für eine automatisierte und digitale Personenzählung und Füllstandmessung von Bereichen oder Räumen.“

„Beide Unternehmen zahlen mit ihren Dienstleistungen auf das wichtige Thema Veranstaltungs- und Besuchersicherheit ein“, ergänzt Olivier Görts, Managing Director von tal.de. „Diese Kompetenzen wollen wir künftig besser bündeln – mit klaren Synergien für die Veranstalter“, so Görts weiter.

Alle Informationen aus dem GuestONE System werden in die Live-Dashboards von tal.de bzw. „evocount“ integriert, so dass die Leitstelle eine Echtzeitübersicht aller relevanten Daten auf einen Blick einsehen kann.

Der Kunde hat über den gesamten Projektverlauf einen festen Ansprechpartner, der beide Themen von der Beratung bis zur Umsetzung koordiniert. In der On Site Betreuung ergeben sich personelle Einsparungen, da nicht für jedes Gewerk eigene Projektleiter und Techniker vor Ort sein müssen. Die notwendige IT- und Netzwerk-Infrastruktur kann bei Bedarf die Riedel Communications zuliefern – durch die enge Verbindung und die räumliche Nähe sind auch hier kurze Wege und eine abgestimmte Gesamtlösung aus einer Hand garantiert.

Infobox GuestONE

GuestONE ist einer der größten Anbieter für Teilnehmer- und Crew-Management sowie Akkreditierungslösungen in Deutschland. Mit 21 festen Mitarbeitern werden rund 100 Projekte jährlich umgesetzt.  Die Software „GuestHub“ ist modular aufgebaut und lässt sich flexibel auf jede Veranstaltung und damit verbundene Anforderungen konfigurieren.

Infobox tal.de

tal.de liefert unter dem Namen „evocount“ Software und Sensorik, für smarte Events und anspruchsvolle Analysen. Alle Informationen laufen in Echtzeit auf frei konfigurierbaren Dashboards zusammen. Von sicherheitsrelevanten Informationen wie der Befüllung von Veranstaltungsflächen, über die Frequenzmessung an Nordseestränden bis zur Bewegungsanalyse auf Messeständen bietet tal.de alle Tools zur sicheren Umsetzung und intelligenten Live-Auswertung.

Der Anbietermarkt für Ticketing- und Teilnehmermanagement-Software und Systeme ist vielfältig und gleichermaßen unübersichtlich. Vielen Themen klingen ähnlich und werden oft miteinander vermischt. Das macht es für Kunden und Interessenten schwer, sich im Markt zurechtzufinden, Anbieter zu vergleichen und die für sie passende Lösung zu finden.

Häufig in einen „Topf geworfen“ werden die Themen Ticketing und Teilnehmermanagement, obwohl beide Begriffe nur bedingt etwas miteinander zu tun haben. Die Gemeinsamkeit ergibt sich im Wesentlichen aus der Tatsache, dass auch am Ende eines Teilnehmermanagement- bzw. Anmeldeprozesses für den Teilnehmer ein Ticket erzeugt und versendet wird.

Wie wird ein Event-Ticketing System eingesetzt?

Jeder, der schon mal eine Konzertkarte gekauft hat, kennt den Ablauf: man wählt ein oder mehrere Tickets in der Online-Plattform aus, kann je nach Anbieter und Veranstaltungsformat auch seine Wunsch-Sitzplätze wählen, gibt an, ob das Ticket per Post oder online zugestellt werden soll und schließt dann den Bestellvorgang mit der Bezahlung ab. Immer häufiger werden Tickets personalisiert, so das im Bestellprozess noch Vor- und Nachname hinzugefügt werden muss.

Was beinhaltet Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement ist deutlich mehr. Eine Teilnehmermanagement-Plattform ist nicht nur ein Anmelde- sondern auch ein Kommunikationstool für und mit den Teilnehmern. Die Nutzung erstreckt sich meist über einen längeren Zeitraum – vom Versand eines ersten Save-the-dates über die Anmeldung bis zum Follow Up nach der Veranstaltung.

Im Anmeldeverlauf werden in der Regel deutlich mehr Informationen abgefragt und im System verwaltet, als die reine Zu- oder Absage. Die Anmeldung von Begleitpersonen, die Frage nach Hotelübernachtungen und Reisearten, die Teilnahme an Workshops oder die Angabe von Ernährungsunverträglichkeiten sind typische Informationen, die für eine optimale Veranstaltungsorganisation und bestmögliche Betreuung der Teilnehmer eingeholt werden müssen. Wie Eingangs erwähnt, steht dann am Ende der Anmeldung meist auch der Versand eines oder mehrerer Tickets an die Teilnehmer.

Auch die vor Ort Akkreditierung und der Empfang der Gäste ist Teil eines guten Teilnehmermanagements. Neben der reinen Anwesenheitserfassung durch Scan der Tickets, gibt es auch auf der Veranstaltung viele Berührungspunkte mit den Gästen. Sei es der Druck von Namensschildern, die Ausgabe von Teilnehmerunterlagen, die Erfassung der Gäste an weiteren Programmteilen oder Workshops oder einfach ein professionelles Handling von Sonder- und Klärfällen.

Es gibt also durchaus Schnittmengen zwischen Ticketing und Teilnehmermanagement, grundsätzlich bilden beide Gewerke jedoch recht unterschiedliche Lösungen für deutlich unterschiedliche Prozesse an.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns.

Zunächst wünschen wir allen Kunden, Lieferanten und Partnern ein gutes und gesundes neues Jahr 2024 und einen guten Start!

Das neue Jahr beginnt für uns traditionell mit einer Teilnahme an der Best of Events in Dortmund. Am 17. und 18. Januar öffnet die Leitmesse für Eventmanagement wieder ihre Tore. Uns finden Sie mit einem brandneuen Messestand in der Halle 4, Standnummer A 38.

Gerne laden wir Sie und Kollegen und Kolleginnen zu einem kostenlosen Messebesuch ein. Mit unserem Gutscheincode 154408 können Sie unter dem folgenden Link ein oder auch mehrere kostenfreie Tagestickets für die Messe bestellen: https://www.boe-international.de/code

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und auf interessante Gespräche in Dortmund.

Eine gerne und häufig gestellte Frage ist, ab wie vielen Teilnehmern sich denn der Einsatz einer professionellen Teilnehmermanagement Software oder eines Dienstleisters überhaupt lohnt.

Welche Daten werden aufgenommen?

Auf den ersten Blick könnte man vermuten, dass dies generell erst bei großen Teilnehmerzahlen sinnvoll ist. Tatsächlich ist die reine Teilnehmerzahl aber nicht unbedingt das ausschlaggebende Kriterium. Viel relevanter ist die Menge an Daten und Informationen, die pro Gast abzufragen und zu verwalten sind. Können z.B. mehrere Begleitpersonen mit angemeldet werden, kann der Gast sein Programm aus vielen verschiedenen Veranstaltungsteilen individuell zusammenstellen oder hat er eine komplexe An- und Abreiselogistik mit verschiedenen Flugsegmenten, dann kommt man mit einer manuellen Bearbeitung oder Excellisten schnell an seine Grenzen. Das gilt auch, wenn die Anmeldung zur Veranstaltung mehrstufig oder in zeitlich unterschiedlichen Schritten erfolgen soll. Oft wird zunächst die reine Teilnahme für eine erste Planung abgefragt, Reisedaten, Hotelwünsche oder die Teilnahme an Workshops erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Wie viele Personen organisieren die Veranstaltung?

Ein ebenso wichtiger Aspekt – wie viele Personen sind mit der Organisation des Events und des Teilnehmermanagements betraut. Gerade wenn Veranstaltungen dezentral und von verschiedenen Personen organisiert werden, ist es wichtig, alle relevanten Daten in Echtzeit zentral zur Verfügung zu haben. Die aufbereitete (Excel)Liste, die sonst an alle geschickt wird, ist meist schon zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet, weil sich irgendwelche Informationen bei den Gästen schon wieder geändert haben.

Die Vorteile eines digitalen Systems

Der Einsatz eines Teilnehmermanagement Systems unterstützt einen durchgängig digitalen und DSGVO-konformen Prozess. Digitale Einladungen per E-Mail, schnelle und einfache Onlineanmeldungen und E-Mail-Bestätigungen mit eTickets oder Wallet sind heutzutage nicht nur “state-of-the-art”, sondern sie zahlen auch auf das Thema Nachhaltigkeit ein. Zudem spart der Einsatz einer entsprechenden Software eine Menge an internen Ressourcen und ist weniger fehleranfällig. Schauen Sie bei Ihren Überlegungen also nicht nur auf die Teilnehmerzahlen, sondern prüfen Sie, welcher Prozess abgebildet werden muss, welche Komplexität die Veranstaltung hat und welche und wie viele Daten und Informationen pro Gast zu verarbeiten sind. Gerne helfen wir Ihnen auch bei einer ersten Einschätzung und beraten Sie bei Ihrer Veranstaltung.

Damit eine Veranstaltung für die Gäste positiv beginnt, kommt auch einem schnellen Check-In und Einlass eine besondere Bedeutung zu. Nichts ist für die Gäste lästiger und unangenehmer, als langes Anstehen an einem Counter, um dann, wenn man endlich an der Reihe ist, festzustellen, dass der Name leider nicht auf der Gästeliste steht oder dass das Namensschild nicht auffindbar ist.

Die Vorteile eines digitalen Systems

Dabei ist ein schneller und für die Gäste komfortabler Check-In Prozess kein Hexenwerk. Grundsätzlich empfiehlt es sich, auch bei der Akkreditierung auf ein digitales System zu setzen und auf gedruckte Listen, manuelles Abhaken und vorproduzierte Namensschilder zu verzichten. Das ist nicht nur schneller, sondern auch deutlich flexibler. Zum einen kann auf eine alphabetische Einteilung der Counter verzichtet werden – die Gäste können sich flexibel auf die vorhandenen Stationen verteilen und so alle Counter optimal nutzen.

Anstelle, dass vorgedruckte Namensschilder aus irgendwelchen Karteikästen herausgesucht werden, empfehlen wir, das Badge erst beim Check-In des Gastes live zu drucken. Das geht nicht nur schneller (in 2-3 Sekunden ist das Schild gedruckt), es ist auch deutlich nachhaltiger, da keine Schilder für nicht erschienene Gäste weggeworfen werden müssen. Ein weiterer wichtiger Effekt – Übersichten über bereits anwesende und noch fehlende Gäste stehen im System in Echtzeit zur Verfügung und ermöglichen so, bei Bedarf im Veranstaltungsablauf reagieren zu können.

Im Check-In System stehen alle Daten der Gäste auf Knopfdruck zur Verfügung. Wichtige Informationen wie Gastkategorien, gebuchte Programmteile oder auszugebende Materialien können in der Check-In Maske angezeigt werden und ermöglichen so eine sehr persönliche Ansprache und kompetente Behandlung der Gäste. Alle Systeme sind dabei so entwickelt, dass nur eine kurze Hostessen-Einweisung von wenigen Minuten notwendig ist um alles richtig zu bedienen. Erfahrende Projektleiter von GuestONE sorgen für den Aufbau der Technik, übernehmen die Einweisung des Personals und sind als Troubleshooter während des Einlasses dabei.

Der digitale Check-in von GuestONE

Wer mehr über unsere Vorgehensweisen und Möglichkeiten erfahren möchte, der findet hier weitere Informationen und Beispiele: GuestHub Check-In