Teilnehmermanagement Checkliste: Ein optimales Briefing für einen Dienstleister erstellen

Das Thema Teilnehmermanagement ist häufig sehr komplex, vielfältig und variiert zudem je nach Veranstaltungsart. Damit Sie aber dennoch bereits in der Planungsphase eine möglichst realistische Kalkulation für eine Umsetzung erhalten können, empfiehlt es sich, sich über gewisse Eckdaten, Rahmenbedingungen und Anforderungen im Vorfeld die richtigen Gedanken zu machen.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist es, dass man die Kosten für ein professionelles Teilnehmermanagement rein an der Anzahl der Gäste ablesen kann – dem ist nicht so!
Vielmehr stellt sich die Frage, welche konkreten Prozesse im Teilnehmermanagement abgebildet werden müssen und welche Funktionen eine Registrierungsplattform bereitstellen muss.
Die Bandbreite reicht hier von einfachen Veranstaltungen, wo lediglich die reine Zu- oder Absage
der Gäste erfasst werden muss, bis hin zu sehr komplexen Anmeldungen, bei denen z.B. auch Begleitpersonen, Hotels– und Reisen sowie unterschiedliche Programmteile mit verwaltet werden müssen.

Diese Funktionen müssen abgestimmt und in einem Teilnehmermanagement-System konfiguriert, vielleicht auch programmiert und dann bereitgestellt werden. Dort entsteht zunächst der Aufwand. Ob sich dann aber 150 oder 1.500 Gäste anmelden, ist für die Angebotsgestaltung nicht wirklich entscheidend.

Die folgende Liste soll Ihnen helfen, ein möglichst strukturiertes Briefing für Ihr nächstes Projekt zu verfassen und damit den Dienstleister in die Lage zu versetzen, den Aufwand so konkret wie möglich kalkulieren zu können.

Teilnehmermanagement Checkliste:

• Wann findet die Veranstaltung statt?
• Wann soll eingeladen werden, wie lange ist der Anmeldezeitraum?
• Wie viele Gäste sollen eingeladen werden und wie viele Gäste werden erwartet?
• Wie soll eingeladen werden – digital, per Post oder in einer Kombination?
• Welche Informationen sollen bei den Gästen abgefragt werden?
• Gibt es verschiedene Gästekategorien, die unterschiedliche Abfragen oder Optionen bekommen (z.B. ein VIP darf eine Begleitung mitbringen und bekommt auch eine Übernachtung, ein „normaler“ Gast darf dies nicht)?
• In welchen Sprachen sollen Einladungen und Anmelde-Plattform zur Verfügung stehen?
• Sind Begleitungen, Hotelzimmer, Reisen und/oder Eventteile (z.B. Workshops) zu verwalten?
• Ist eine Sitzplatzverwaltung (Seating) erforderlich?
• Soll eine Gäste-Hotline (Mail und/oder Telefon) im Anmeldezeitraum eingerichtet werden?
• Ist auch eine vor Ort Betreuung (Checkin der Gäste) gewünscht?
• Sollen Namensschilder produziert werden?
• Wie lange ist der vor Ort Zeitraum?
• Sind Follow Up Maßnahmen wie eine Umfrage oder eine Bildergalerie geplant?
• Welches Budget steht für das Teilnehmermanagement zur Verfügung?

Was den letzten Punkt betrifft, so tun sich viele Anfragende schwer, hier eine erste Größenordnung zu nennen. Es gibt offenbar die Sorge, der Dienstleister würde sich dann an die genannte Summe „herankalkulieren“. Dem ist nicht so! Ein erstes Budget hilft aber dem Dienstleister, in die richtige Richtung zu denken bzw. sinnvoll und zielgerichtet zu beraten, welche Prozesse und Lösungen in das genannte Budget passen.