Ab wann lohnt sich eigentlich ein professionelles Teilnehmermanagement?

Eine gerne und häufig gestellte Frage ist, ab wie vielen Teilnehmern sich denn der Einsatz einer professionellen Teilnehmermanagement Software oder eines Dienstleisters überhaupt lohnt.

Welche Daten werden aufgenommen?

Auf den ersten Blick könnte man vermuten, dass dies generell erst bei großen Teilnehmerzahlen sinnvoll ist. Tatsächlich ist die reine Teilnehmerzahl aber nicht unbedingt das ausschlaggebende Kriterium. Viel relevanter ist die Menge an Daten und Informationen, die pro Gast abzufragen und zu verwalten sind. Können z.B. mehrere Begleitpersonen mit angemeldet werden, kann der Gast sein Programm aus vielen verschiedenen Veranstaltungsteilen individuell zusammenstellen oder hat er eine komplexe An- und Abreiselogistik mit verschiedenen Flugsegmenten, dann kommt man mit einer manuellen Bearbeitung oder Excellisten schnell an seine Grenzen. Das gilt auch, wenn die Anmeldung zur Veranstaltung mehrstufig oder in zeitlich unterschiedlichen Schritten erfolgen soll. Oft wird zunächst die reine Teilnahme für eine erste Planung abgefragt, Reisedaten, Hotelwünsche oder die Teilnahme an Workshops erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Wie viele Personen organisieren die Veranstaltung?

Ein ebenso wichtiger Aspekt – wie viele Personen sind mit der Organisation des Events und des Teilnehmermanagements betraut. Gerade wenn Veranstaltungen dezentral und von verschiedenen Personen organisiert werden, ist es wichtig, alle relevanten Daten in Echtzeit zentral zur Verfügung zu haben. Die aufbereitete (Excel)Liste, die sonst an alle geschickt wird, ist meist schon zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet, weil sich irgendwelche Informationen bei den Gästen schon wieder geändert haben.

Die Vorteile eines digitalen Systems

Der Einsatz eines Teilnehmermanagement Systems unterstützt einen durchgängig digitalen und DSGVO-konformen Prozess. Digitale Einladungen per E-Mail, schnelle und einfache Onlineanmeldungen und E-Mail-Bestätigungen mit eTickets oder Wallet sind heutzutage nicht nur „state-of-the-art“, sondern sie zahlen auch auf das Thema Nachhaltigkeit ein. Zudem spart der Einsatz einer entsprechenden Software eine Menge an internen Ressourcen und ist weniger fehleranfällig. Schauen Sie bei Ihren Überlegungen also nicht nur auf die Teilnehmerzahlen, sondern prüfen Sie, welcher Prozess abgebildet werden muss, welche Komplexität die Veranstaltung hat und welche und wie viele Daten und Informationen pro Gast zu verarbeiten sind. Gerne helfen wir Ihnen auch bei einer ersten Einschätzung und beraten Sie bei Ihrer Veranstaltung.

GuestONE beim ToolTalk

Am 19. September um 09:30 Uhr startet der kostenfreie ToolTalk „Event-Management-Lösungen“. Organisiert wird das einstündige digitale Format von Katrin Taepke, die seit vielen Jahren erfolgreich den Blog „micestens-digital.de“ betreibt. Katrin Taepke ist Expertin für Teilnehmer- und Eventmanagement Software und Systeme. Im ToolTalk stellt Sie jeweils drei ausgewählte Anbieter und deren Lösungen vor.

Am 19. September teilen wir „die Bühne“ mit den Kollegen von ALOOM und von colada. Eine Teilnahme am ToolTalk ist kostenfrei möglich. Hierzu ist nur eine kurze Registrierung unter: https://www.micestens-digital.de/tooltalk-event-management-loesungen/ notwendig, die Zugangsdaten kommen dann per E-Mail. Wir freuen uns auf einen spannenden Talk und viele interessierte Zuschauer.

Schneller Einlass dank digitaler Akkreditierung

Damit eine Veranstaltung für die Gäste positiv beginnt, kommt auch einem schnellen Check-In und Einlass eine besondere Bedeutung zu. Nichts ist für die Gäste lästiger und unangenehmer, als langes Anstehen an einem Counter, um dann, wenn man endlich an der Reihe ist, festzustellen, dass der Name leider nicht auf der Gästeliste steht oder dass das Namensschild nicht auffindbar ist.

Die Vorteile eines digitalen Systems

Dabei ist ein schneller und für die Gäste komfortabler Check-In Prozess kein Hexenwerk. Grundsätzlich empfiehlt es sich, auch bei der Akkreditierung auf ein digitales System zu setzen und auf gedruckte Listen, manuelles Abhaken und vorproduzierte Namensschilder zu verzichten. Das ist nicht nur schneller, sondern auch deutlich flexibler. Zum einen kann auf eine alphabetische Einteilung der Counter verzichtet werden – die Gäste können sich flexibel auf die vorhandenen Stationen verteilen und so alle Counter optimal nutzen.

Anstelle, dass vorgedruckte Namensschilder aus irgendwelchen Karteikästen herausgesucht werden, empfehlen wir, das Badge erst beim Check-In des Gastes live zu drucken. Das geht nicht nur schneller (in 2-3 Sekunden ist das Schild gedruckt), es ist auch deutlich nachhaltiger, da keine Schilder für nicht erschienene Gäste weggeworfen werden müssen. Ein weiterer wichtiger Effekt – Übersichten über bereits anwesende und noch fehlende Gäste stehen im System in Echtzeit zur Verfügung und ermöglichen so, bei Bedarf im Veranstaltungsablauf reagieren zu können.

Im Check-In System stehen alle Daten der Gäste auf Knopfdruck zur Verfügung. Wichtige Informationen wie Gastkategorien, gebuchte Programmteile oder auszugebende Materialien können in der Check-In Maske angezeigt werden und ermöglichen so eine sehr persönliche Ansprache und kompetente Behandlung der Gäste. Alle Systeme sind dabei so entwickelt, dass nur eine kurze Hostessen-Einweisung von wenigen Minuten notwendig ist um alles richtig zu bedienen. Erfahrende Projektleiter von GuestONE sorgen für den Aufbau der Technik, übernehmen die Einweisung des Personals und sind als Troubleshooter während des Einlasses dabei.

Der digitale Check-in von GuestONE

Wer mehr über unsere Vorgehensweisen und Möglichkeiten erfahren möchte, der findet hier weitere Informationen und Beispiele: GuestHub Check-In

Innovationen für die Eventbranche: GuestONE führt Online-Umfrage durch

Innovationen machen das möglich, was zuvor unmöglich erschien – und sie machen den Alltag auch in der Eventbranche leichter.
Als Experten für das digitale Teilnehmermanagement engagieren wir uns täglich dafür, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen für unsere Kunden noch einfacher, noch intuitiver zu gestalten. Doch das geht nicht ohne Sie. Sie können am besten beurteilen, welche neuen Technologien und Möglichkeiten die Eventbranche wirklich voranbringen und echtes Innovationspotenzial bieten.

Deswegen möchten wir Sie bitten, sich 2-3 Minuten Zeit zu nehmen und an unserer kurzen Umfrage zu diesem Thema teilzunehmen.

Umfrage Innovation

Die richtige Teilnehmermanagement Plattform – All in one oder maßgeschneidert?

Der Markt für Teilnehmermanagement-Software und Plattformen ist mehr als unübersichtlich. Zahllose Anbieter offerieren unterschiedliche Lösungen, die Corona Pandemie hat weitere – teils neue – Dienstleister hervorgebracht. Über die letzten Jahre sind vor allem sogenannte „All-in-one“-Plattformen auf den Markt gekommen. Große, allumfassende Systeme, mit unzähligen Funktionen und integrierten Apps, nutzbar für jedes Veranstaltungsformat – egal ob live, digital oder hybrid. Quasi die berühmte „eierlegende Wollmilchsau“ …

All in one-Lösungen

Es gibt ohne Zweifel Bedarf an solch vollintegrierten Plattformen, eines haben jedoch alle Systeme gemeinsam: für einen Großteil der Projekte, die damit umgesetzt werden sollen, sind sie schlicht zu überladen mit Funktionen und zu komplex in der Bedienung! Hohe Kosten, zeitaufwendige Installationen und Konfigurationen sowie schlechter Support stellen die Kunden vor zusätzliche Herausforderungen und lassen sie nach Alternativen suchen.

Event-spezifische Lösungen

Eine Alternative sind flexible und modulare „Baukasten-Systeme“, wie z.B. unser G1 GuestHub. Dabei wird eine Lösung ganz konkret auf die veranstaltungsspezifischen Bedürfnisse konfiguriert. Der Kunde bekommt (und bezahlt) nur die Funktionen, die er tatsächlich für die Umsetzung des Projektes benötigt. Dem Leistungsumfang sind dabei keine Grenzen gesetzt – zahlreiche Module wie z.B. eine Hotel- oder Workshopverwaltung oder ein platzgenaues Seating, lassen sich bei Bedarf in kürzester Zeit anpassen und implementieren.

Bevor man sich also für die eine oder andere Lösung am Markt entscheidet, hilft ein Blick auf die eigenen Eventformate und die damit verbundenen konkreten Anforderungen an das Teilnehmermanagement. Wenn Sie hauptsächlich Online- oder Tagesveranstaltungen umsetzen, dann benötigen Sie in der Regel keine aufwendige Hotelverwaltung. Auch Gruppenanmeldungen oder Wartelistenfunktionen spielen bei einer Vielzahl von Veranstaltungen keine Rolle.

TIPP: Orientieren Sie sich bei der Anforderungsliste an den 90% Standardveranstaltungen und nicht am Sonderfall, der nur alle zwei Jahre einmal aufkommt!

Ergänzende Leistungen

Ein weiteres Augenmerk sollte man auch auf mögliche Zusatzservices legen, die im Rahmen der Veranstaltungsorganisation benötigt werden. Viele der großen Anbieter bieten beispielsweise keine oder nur eingeschränkte On Site Services an. Diese Services skalieren nämlich nicht, sondern man muss entsprechendes Personal und Technik dafür vorhalten. Hier stellt sich die Frage, welches Servicelevel gewünscht ist. Reicht eine Smartphone App für den Checkin der Gäste nicht und möchte man sich für die Akkreditierung vor Ort auch nicht mit Drittanbietern auseinandersetzen, dann empfiehlt sich auch hier die Suche nach einem spezialisierten Fullservice-Dienstleister, der auch vor Ort eine umfängliche Betreuung gewährleisten kann.

Marcel Schettler zu Gast im Podcast BVMW e.V.

Das perfekte Gästemanagement mit GuestONE: Ein Blick hinter die Kulissen

Im neuesten Podcast von „BVMW e.V. Bergisches Städtedreieck stellt Unternehmer vor“ hatte GuestONE GmbH aus Wuppertal die Ehre, Gast zu sein.
Marcel Schettler, der Geschäftsführer des Unternehmens, wurde von Diana Walther interviewt und präsentierte den Zuhörern einen Einblick in die Welt des perfekten Crew- und Gästemanagements.

Dabei zeigte er, wie GuestONE mit innovativen Lösungen Veranstaltern das Leben enorm erleichtert und gleichzeitig einen hervorragenden Service bietet.
Von der Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) im Gästemanagement bis hin zur Frage, ob man im Metaverse auch ein Ticket benötigt – all das wurde in den spannenden 21 Minuten des Podcasts behandelt.

 

„Guest One GmbH aus Wuppertal über das perfekte Gästemanagement….“

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Weitere Informationen

Der Podcast wird nicht angezeigt? Hier geht es direkt zum Podcast von BVMW e.V auf Spotify.

 

 

Teilnehmermanagement für ein nachhaltiges Event

Wie das richtige Teilnehmermanagement zu nachhaltigen Veranstaltungen beiträgt

Fragt man Unternehmen oder Agenturen nach dem nächsten großen Trend im Bereich Events, Messen und Kongresse, so kommt einstimmig die Antwort: „Nachhaltigkeit!“
Veranstaltungen müssen und sollen nachhaltig und möglichst CO2-neutral werden – ein Aspekt, auf den neben den Organisatoren auch immer mehr Teilnehmer von Veranstaltungen gesteigerten Wert legen.

Darauf kommt es bei nachhaltigen Events an!

Im Eventkontext denkt man bei Nachhaltigkeit dann zuerst an Dinge wie technische Ausstattung, Geräte und deren Stromverbrauch, wiederverwendbare Dekoration, Möbel oder Set-Bauten und natürlich an das Catering für die Gäste, welches zunehmend vegetarisch oder sogar vegan gestaltet wird. Aber auch das richtige Einladungs- und Teilnehmermanagement kann auf das Thema Nachhaltigkeit bedeutend einzahlen.

Das beginnt zunächst mit der Entscheidung für einen vollständig digitalen und damit papierlosen Prozess. Einladungen lassen sich bequem und einfach per Mail versenden, die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt über ein entsprechendes Online-Portal. Faxe, Postkarten oder andere analoge Anmeldearten sind genauso passé wie der postalische Versand von Bestätigungen oder Tickets.
Mit der Anmeldung erhält jeder Gast eine Bestätigung per Mail sowie ein digitales Ticket oder Wallet für die schnelle Erfassung vor Ort.

Über die Onlineanmeldung lassen sich auch nachhaltige Anreisemöglichkeiten erfassen und organisieren. So kann man z.B. die Buchung von Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn in den Anmeldeverlauf implementieren. Mit dem Veranstaltungsticket der Bahn reisen die Teilnehmer in den Nah- und Fernverkehrszügen der Deutschen Bahn mit 100 Prozent Ökostrom und somit CO2-frei. Damit wird der CO2-Ausstoß der Veranstaltung nachhaltig verringert.

Auch Fahrgemeinschaften für eine gemeinsame Nutzung von (Firmen) Fahrzeugen lassen sich über das Teilnehmermanagement unkompliziert organisieren.

Digital geht es auch vor Ort weiter. Statt vorproduzierter Teilnehmerunterlagen und Namensschilder, produzieren wir erst dann, wenn der Gast auch vor Ort erscheint. Der Live-Druck geht nicht nur schneller als das Heraussuchen von vorgedruckten Unterlagen aus irgendwelchen Karteikästen, es ist zudem deutlich flexibler, da auf alphabetisch eingeteilte Counter verzichtet werden kann. Vor allem wird aber die Menge Müll deutlich reduziert, da für nicht anreisende Gäste gar nicht erst produziert wird.

Teilnehmermanagement für eine nachhaltige Veranstaltung anfragen

Nachhaltigkeit kann also bei bereits bei der Auswahl des richtigen Teilnehmermanagement bzw. mit der Festlegung der richtigen Prozesse beginnen. Besprechen Sie mit uns Ihre nächste Veranstaltungsidee und lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir zu einer möglichst nachhaltigen Umsetzung beitragen können.

Event Erfolgsmessung mit einer Ethical Facial Analysis

Intelligentes Stimmungsbarometer macht die Effizienz von Events messbar

Künstliche Intelligenz hält Einzug in die Eventbranche. Auf der Grundlage Künstlicher Intelligenz bietet GuestONE seinen Kunden ein bemerkenswertes Add-on. Mit der als Ethical Facial Analysis bezeichneten Technologie ist es möglich, die Stimmungslage einer Veranstaltung zu messen.

Künstliche Intelligenz (KI) – für viele Menschen klingt das nach ferner Zukunft – nach Neuland. Doch das ist nicht richtig. Lange bevor es intelligente Technologien in die Schlagzeiten einschlägiger Gazetten geschafft haben, hat maschinelles Lernen das Leben der Menschen schon verändert. Vielerorts ist der Nutzen Künstlicher Intelligenz völlig unumstrittener Bestandteil des Alltags. Entgegen der landläufigen Auffassung ist maschinelles Lernen keine Einbahnstraße. Meist profitieren beide Seiten – Anbieter und User. Vielfach entwickeln sich sogar klassische Win-win-Situationen.

Ein Beispiel aus dem täglichen Leben zeigt das auf: Einerseits nutzen Multimedia-Plattformen und Streaming-Dienste wie YouTube, Spotify oder Netflix die Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz, um sogenannte Vorschlagslisten zu erstellen. Als Grundlage dafür dient das individuelle Sehverhalten. Die Qualität dieser Listen ist verblüffend hoch – und nimmt mit der Zeit sogar zu. Die Maschine lernt. Der User profitiert von attraktiven neuen Angeboten und bis dato ungekannten Möglichkeiten.

Andererseits liefern diese Informationen den Multimedia-Playern vielfältige Informationen, die beispielsweise im Rahmen von Finanzierungsfragen eine wichtige Entscheidungsgrundlage darstellen. So lässt sich mithilfe Künstlicher Intelligenz verlässlich einschätzen, welche Investitionen und Produktionen sich in bestimmten Märkten rechnen – und welche eben nicht.

Effizienz von Events messen

Das Beispiel verdeutlicht, dass der Einsatz von KI vieles verändert. Vor allem im professionellen Umfeld sorgt maschinelles Lernen für Aufbruchstimmung. ChatGPT fördert den Hype zusätzlich. Der Prototyp eines textbasierten Dialogsystems hat Künstliche Intelligenz ins Bewusstsein einer breiten Öffentlichkeit gerückt. Welchen Stellenwert KI in der Veranstaltungsbranche einnehmen kann, ist derzeit noch nicht ausgemacht. Fakt ist aber, dass vielerorts an Chancen und Möglichkeiten ausgelotet werden. GuestONE, das in Wuppertal ansässige Unternehmen für Gästemanagement und Teilnehmermanagement, ist bei der Anwendung von KI im Rahmen von Veranstaltungen schon einen Schritt weiter. „Wir bieten unseren Kunden bereits jetzt eine Lösung an, die es ermöglicht, Gesichter und Stimmungen zu analysieren“, berichtet Thomas Küfner, der als GuestONE-Geschäftsführer die Bereiche Entwicklung, Technologie und Innovation verantwortet. Im Fachterminus wird dies als Ethical Facial Analysis bezeichnet.

Unter Berücksichtigung aller datenrechtlichen Bestimmungen werden Parameter analysiert wie Altersgruppe, Geschlecht und Stimmung. „Personenbezogene Daten werden dabei ausdrücklich nicht erhoben“, wischt Küfner etwaige Datenschutz-Bedenken bereits im Vorfeld vom Tisch. „Das könnte das System auch gar nicht.“ Welche Möglichkeiten Ethical Facial Analysis bieten, das konnte GuestONE im Rahmen einer Veranstaltung der Industrie- und Handelskammer zum Jahresauftakt 2023 unter Beweis stellen. Analysiert wurden die Redebeiträge unterschiedlicher Referenten. Anhand der erfassten Parameter Altersgruppe, Geschlecht und Stimmung ließ sich die Spannungs- und Aufmerksamkeitskurve der Beiträge eindrucksvoll nachzeichnen. Höchste Aufmerksamkeit und beste Stimmung konstatierte die Ethical Facial Analysis einem aus dem TV bekannten Gastredner.

Objektives Stimmungsbarometer

Dass die Besucher den Auftritt des prominenten Speakers insgesamt aufmerksam verfolgten, verwundert nicht. Immerhin genießt dieser als Meteorologe, Autor sowie Wetter- und Klima-Experte bundesweite Bekanntheit. Dennoch lohnt sich ein Blick auf die Details der ermittelten Daten, denn: Als der Wetter-Moderator auf die Folgen der Klimakrise zu sprechen kam und über erforderliche Einschränkungen individueller Mobilität berichtete, registrierte die Ethical Facial Technologie einen deutlichen Stimmungsabfall beim männlichen Publikum in der Altersklasse über 60 Lebensjahren. Und zwar in Echtzeit.

„Welche Schlüsse im Einzelnen aus dieser Information zu ziehen sind, ist Interpretationssache“, meint Küfner. Allerdings – und darin liege der Mehrwert der Ethical Facial Technologie – hat das System einen Stimmungsabfall in der speziellen Personengruppe als objektiven Tatbestand festgestellt. „Mit anderen Mitteln wäre dies nicht möglich gewesen.“ Durch den Einsatz der Ethical Facial Technologie bietet GuestONE den Kunden echten und ungefilterten Mehrwert. Umfragen als Alternative zum Einsatz Künstlicher Intelligenz liefern dagegen häufig verfälschte oder geschönte Resultate.

Das kleine Beispiel aus der Praxis gibt einen Vorgeschmack, wie diese KI-Technik im Veranstaltungsumfeld in Zukunft nutzbringend in alle Richtungen wirken kann. Letztlich profitieren davon auch die Gäste, denn: Immerhin unterstreichen die Aufmerksamkeitswerte den Stellenwert des Gastredners für das Event.

Echtzeitauswertung der Daten

Die noch jungen Erfahrungen geben einen Hinweis darauf, wie Künstliche Intelligenz bei Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Thomas Küfners Überlegungen gehen derweil schon über den Bereich der Ethical Facial Analysis hinaus. Die Technologie lässt sich auch im Rahmen des klassischen Teilnehmermanagements und im Bereich der Gästeorganisation einsetzen. Denkbar sind beispielsweise automatisiertes Badge-Scanning und die Auswertung bestimmter Merkmale mithilfe von QR-Codes. Auch fürs wichtige Networking bietet Künstliche Intelligenz neue Optionen. Wie diese im Einzelnen aussehen werden, muss im Detail noch ausgearbeitet werden. Dass der Einsatz moderner Technologien auf der Grundlage von maschinellem Lernen kommen wird, bezweifelt Küfner nicht.

Mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit gilt der positive Ausblick von GuestONE umso mehr. In technischer Hinsicht stellt Künstliche Intelligenz – insbesondere der Bereich Ethical Facial Analysis – keine exorbitanten Ansprüche. Ein kleines Gerät in der Größe einer Set-Top-Box und herkömmliche Videokameras reichen als Analyse-Hardware aus. Auch in puncto Personaleinsatz stellt die KI keine besonderen Ansprüche. Die Echtzeitauswertung der Daten erfolgt vollautomatisch. Nur für die Interpretation und die Schlussfolgerungen, die auf der Grundlage dichter Informationen zu treffen sind, ist ein wenig Zeit erforderlich. Doch diese Investition kommt der Effizienz des nächsten Events unmittelbar zugute.

Das richtige Teilnehmermanagement – inhouse umsetzen oder mit einem Dienstleister arbeiten?

Das Einladungs- und Teilnehmermanagement ist eines der wichtigsten Gewerke in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Einfach gesagt gilt: „Ohne Gäste, keine Veranstaltung!“ Und da das Teilnehmermanagement in der Regel auch am Anfang einer jeden Veranstaltungsplanung steht, empfiehlt es sich, sich frühzeitig Gedanken über die richtige Vorgehensweise zu machen.

Die erste Frage, die einem häufig in den Sinn kommt: „Selber machen oder an einen Dienstleister rausgeben?“ Für beides gibt es gute Gründe und ich möchte in diesem Beitrag einige Gedanken dazu gegenüberstellen.

Zunächst stellt sich die Frage, ob es sich um eine einzelne Veranstaltung handelt (z.B. ein Jubiläum) oder ob es über das Jahr eine größere Anzahl von Veranstaltungen im Unternehmen gibt, die vielleicht den Kauf einer Inhouse-Lösung bzw. Teilnehmermanagement Software rechtfertigen. Für einen einzelnen Anlass lohnt sich die Anschaffung eines internen Tools in der Regel nicht. Hier ist man mit einem Dienstleister, der ein System anlassbezogen konfigurieren und bereitstellen kann meist flexibler und auch schneller in der Umsetzung.

Bei mehreren oder wiederkehrenden Veranstaltungen kann der Einsatz einer eigenen Teilnehmermanagement Software sinnvoll und auch kostensparend sein. Hierbei gilt zunächst zu prüfen, welche Anforderungen die verschiedenen Formate mit sich bringen und welcher Funktionsumfang in einem System benötigt wird. Eine mehrtägige und für die Teilnehmer kostenpflichtige Konferenz bringt andere Anforderungen in der Registrierung und der Gästeverwaltung mit sich als eine einfache Abendveranstaltung für 500 Kunden und Mitarbeiter.

Eine weitere Frage, die sich stellt – sind ausreichend interne Ressourcen vorhanden, sich mit der Anschaffung, Implementierung und späteren Bedienung einer Inhouse-Lösung zu beschäftigen.
Nach unserer Erfahrung sind interne Eventabteilungen meist chronisch unterbesetzt und mit vielen verschiedenen Aufgaben und parallelen Events betraut. Hier kann die Auslagerung des Teilnehmermanagements an einen spezialisierten Dienstleister wertvolle Ressourcen für die anderen Aufgaben freisetzen und der Eventabteilung den Rücken frei halten.

Das Timing ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium für oder gegen ein eigenes System. Events werden immer kurzfristiger entschieden, die Vorlaufzeiten werden entsprechend immer kürzer. Der Markt für Teilnehmermanagement Software ist jedoch recht unübersichtlich und heterogen – allein die Definition der Anforderungen, die Auswahl der Dienstleister und die Beschäftigung mit den verschiedenen Tools und Lizenzmodellen, kann einige Monate in Anspruch nehmen. Und da hat die hausinterne IT noch gar nicht mitgesprochen …

Zu guter Letzt sollten Sie sich klar werden, welche Serviceleistungen zusätzlich benötigt werden.
Die reine Software ist nur ein Aspekt im Teilnehmermanagement. Fullservice-Dienstleister bieten eine Reihe von ergänzenden Leistungen, begonnen beim Design, dem Einladungsmanagement, der Bereitstellung von Gäste-Hotlines, Sonderfunktionen wie Sitzplatz- oder Hotelverwaltung oder auch die vor Ort Betreuung der Akkreditierung samt Technik und Personal.

Sie haben noch Fragen, welche Vorgehensweise für Ihre Veranstaltung die richtige ist?
Wir beraten Sie gerne!

Teilnehmermanagement Checkliste: Ein optimales Briefing für einen Dienstleister erstellen

Das Thema Teilnehmermanagement ist häufig sehr komplex, vielfältig und variiert zudem je nach Veranstaltungsart. Damit Sie aber dennoch bereits in der Planungsphase eine möglichst realistische Kalkulation für eine Umsetzung erhalten können, empfiehlt es sich, sich über gewisse Eckdaten, Rahmenbedingungen und Anforderungen im Vorfeld die richtigen Gedanken zu machen.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist es, dass man die Kosten für ein professionelles Teilnehmermanagement rein an der Anzahl der Gäste ablesen kann – dem ist nicht so!
Vielmehr stellt sich die Frage, welche konkreten Prozesse im Teilnehmermanagement abgebildet werden müssen und welche Funktionen eine Registrierungsplattform bereitstellen muss.
Die Bandbreite reicht hier von einfachen Veranstaltungen, wo lediglich die reine Zu- oder Absage
der Gäste erfasst werden muss, bis hin zu sehr komplexen Anmeldungen, bei denen z.B. auch Begleitpersonen, Hotels– und Reisen sowie unterschiedliche Programmteile mit verwaltet werden müssen.

Diese Funktionen müssen abgestimmt und in einem Teilnehmermanagement-System konfiguriert, vielleicht auch programmiert und dann bereitgestellt werden. Dort entsteht zunächst der Aufwand. Ob sich dann aber 150 oder 1.500 Gäste anmelden, ist für die Angebotsgestaltung nicht wirklich entscheidend.

Die folgende Liste soll Ihnen helfen, ein möglichst strukturiertes Briefing für Ihr nächstes Projekt zu verfassen und damit den Dienstleister in die Lage zu versetzen, den Aufwand so konkret wie möglich kalkulieren zu können.

Teilnehmermanagement Checkliste:

  • Wann findet die Veranstaltung statt?
  • Wann soll eingeladen werden, wie lange ist der Anmeldezeitraum?
  • Wie viele Gäste sollen eingeladen werden und wie viele Gäste werden erwartet?
  • Wie soll eingeladen werden – digital, per Post oder in einer Kombination?
  • Welche Informationen sollen bei den Gästen abgefragt werden?
  • Gibt es verschiedene Gästekategorien, die unterschiedliche Abfragen oder Optionen bekommen (z.B. ein VIP darf eine Begleitung mitbringen und bekommt auch eine Übernachtung, ein „normaler“ Gast darf dies nicht)?
  • In welchen Sprachen sollen Einladungen und Anmelde-Plattform zur Verfügung stehen?
  • Sind Begleitungen, Hotelzimmer, Reisen und/oder Eventteile (z.B. Workshops) zu verwalten?
  • Ist eine Sitzplatzverwaltung (Seating) erforderlich?
  • Soll eine Gäste-Hotline (Mail und/oder Telefon) im Anmeldezeitraum eingerichtet werden?
  • Ist auch eine vor Ort Betreuung (Checkin der Gäste) gewünscht?
  • Sollen Namensschilder produziert werden?
  • Wie lange ist der vor Ort Zeitraum?
  • Sind Follow Up Maßnahmen wie eine Umfrage oder eine Bildergalerie geplant?
  • Welches Budget steht für das Teilnehmermanagement zur Verfügung?

Was den letzten Punkt betrifft, so tun sich viele Anfragende schwer, hier eine erste Größenordnung zu nennen. Es gibt offenbar die Sorge, der Dienstleister würde sich dann an die genannte Summe „herankalkulieren“. Dem ist nicht so! Ein erstes Budget hilft aber dem Dienstleister, in die richtige Richtung zu denken bzw. sinnvoll und zielgerichtet zu beraten, welche Prozesse und Lösungen in das genannte Budget passen.