… of hoe zitplaatsen toe te wijzen aan gasten.

Stoelindeling – of stoelbeheer – lijkt vaak op een grote puzzel. Of het nu gaat om zitrijen in plenaire sessies of galatafels voor het diner, het toewijzen van gasten aan bepaalde zitplaatsen is meestal een handmatig en daardoor moeizaam proces.

Bij het toewijzen van zitplaatsen moeten vaak verschillende vereisten op elkaar worden afgestemd. Dit kunnen politieke of protocollaire aspecten zijn, maar ook banden met bepaalde deelnemersgroepen of categorieën. Er moet ook rekening worden gehouden met begeleidende personen, gasten die gehuldigd kunnen worden of “gewoon” jarig zijn.

Helaas is een optimale zitplaats niet statisch, maar onderhevig aan een hoge mate van dynamiek, vooral in de laatste dagen en uren voor het evenement. Annuleringen op korte termijn of naamswijzigingen moeten op dezelfde manier verwerkt worden als late registraties, extra begeleiders of andere wijzigingen in de zitplaatsen of het schema. Last but not least rijst altijd de vraag: hoe en wanneer komt de gast eigenlijk te weten waar hij zit?

De G1 zitplaatsmodule, die op verzoek kan worden geïntegreerd in het GuestHub admingebied, helpt organisatoren van evenementen het overzicht te behouden. Zitplattegronden kunnen snel en flexibel worden gemaakt in grafische vorm. Zelfs een groot aantal tafels of zitplaatsen in het plenum is geen probleem – voor een beter overzicht kunnen deze in verschillende plattegronden worden verdeeld en vervolgens afzonderlijk worden gesprongen voor verdeling.

Gasten die plaats moeten nemen kunnen dan in de gastenlijst worden gezocht, gefilterd en geselecteerd op basis van verschillende criteria en met een muisklik op de gewenste plaatsen worden gezet. Dit geldt zowel voor individuele gasten als voor geselecteerde groepen gasten. Het systeem bevat ook automatische vulling van vrije plaatsen, waardoor individuele plaatsen zeer snel kunnen worden gevuld.

De G1 zitplaatsmodule heeft ook toegang tot de live check-in informatie. Gasten die al aanwezig zijn, krijgen een kleurcode voor de zitplaatsen. Omdat gasten pas bij het inchecken hun feitelijke zitplaatsinformatie ontvangen – als zitplaatskaart of afgedrukt op de naambadge – kunnen ze snel en flexibel opnieuw worden ingedeeld totdat ze arriveren.

We adviseren je graag over de specifieke mogelijkheden en laten je voorbeelden zien van verschillende evenementen.

Een regelmatig voorkomend verschijnsel op veel evenementen zijn gasten die zich wel hebben ingeschreven, maar vervolgens niet komen opdagen – zogenaamde “no-shows”. Deze no-shows zijn vervelend omdat ze de organisator veel geld kosten. Voor deze gasten wordt eten en drinken voorzien, evenals meubilair, bedienend personeel en giveaways. Zelfs geboekte hotelkamers worden meestal voor 100% in rekening gebracht bij last-minute annuleringen.

Natuurlijk zijn er redenen voor afzeggingen of no-shows op korte termijn – ziekte, trein- of vluchtannuleringen of andere dringende afspraken kunnen niet altijd worden vermeden. Het is echter belangrijk om het aantal “no-shows” tot een minimum te beperken om de hierboven vermelde onnodige kosten te vermijden. Goed deelnemersbeheer kan hierbij helpen.

Blijf in contact met je gasten

Met een professioneel deelnemersbeheersysteem kun je eenvoudig, snel en continu communiceren met gasten. Regelmatige herinnerings- of infomails geven de laatste details over het programma, wekken nieuwsgierigheid naar het evenement en helpen om de datum en het evenement in het geheugen van de gasten te houden. Uitnodigingen worden vaak vroegtijdig verstuurd, gasten bevestigen een evenement over drie of vier maanden en vergeten het vervolgens als ze in de tussentijd niet op de hoogte worden gehouden.

Maak het je gasten gemakkelijk

Goede oplossingen voor deelnemersbeheer bieden een zogenaamde re-login voor gasten. De online registratie blijft open, zelfs na de eerste bevestiging – de gast kan zijn registratie op elk gewenst moment bewerken of wijzigen tot de uiterste registratiedatum. Elk van de bovenstaande mailings moet daarom de toegangsgegevens voor online registratie bevatten, zodat de gast met één klik kan terugkeren naar het registratieplatform. Een eenvoudige annulerings- of wijzigingslink aan het einde van de e-mail helpt de gast ook om zijn registratie indien nodig met één klik aan te passen.

Gebruik een hotline voor gasten

Veel evenementen hebben ook een telefonische hotline die gasten kunnen bellen met vragen over het evenement of het programma. Gebruik deze hotline om gasten proactief op te volgen, vooral degenen die niet contact met je opnemen.

Continuïteit en transparantie – na het evenement is voor het evenement

Vooral bij terugkerende evenementen verbetert het deelnemersbeheer door herhaling. Dit begint al bij de uitnodiging, die vaak “met de gieter” wordt verstuurd of er wordt gebruik gemaakt van de mailinglijst van vorig jaar. Er wordt echter meestal geen rekening gehouden met het deelnemersgedrag van voorgaande jaren, meestal omdat deze informatie niet meer beschikbaar is.

Een continu deelnemersbeheerproces zorgt voor de nodige transparantie en analyses – zelfs over meerdere jaren en evenementen heen. Deelnemers die herhaaldelijk RSVP’en en nooit komen opdagen, kunnen worden geïdentificeerd en uitgesloten van toekomstige uitnodigingen.

Dit zijn slechts enkele van de aspecten waarmee wij, als specialist in deelnemersbeheer, het aantal “no-shows” kunnen minimaliseren. We bespreken dit graag voor jouw specifieke evenement en adviseren je graag over de mogelijkheden. Neem vandaag nog contact met ons op!

De gratis ToolTalk “Event Management Solutions” begint op 19 september om 09:30 uur. Het één uur durende digitale format wordt georganiseerd door Katrin Taepke, die al vele jaren met succes de blog “micestens-digital.de” betreibt. Katrin Taepke is een expert in software en systemen voor deelnemers- en evenementenbeheer. In ToolTalk presenteert ze drie geselecteerde aanbieders en hun oplossingen.

Op 19 september delen we “het podium” met onze collega’s van ALOOM en colada. Deelname aan ToolTalk is gratis. Het enige wat je hoeft te doen is je kort te registreren op: https://www.micestens-digital.de/tooltalk-event-management-loesungen/ De toegangsgegevens worden je dan per e-mail toegestuurd. We kijken uit naar een spannende lezing en veel geïnteresseerde kijkers.

De markt voor software en platforms voor deelnemersbeheer is meer dan verwarrend. Talloze providers bieden verschillende oplossingen en de Corona-pandemie heeft nog meer – in sommige gevallen nieuwe – serviceproviders voortgebracht. De afgelopen jaren zijn er zogenaamde “alles-in-één” platforms op de markt gekomen. Grote, allesomvattende systemen, met talloze functies en geïntegreerde apps, bruikbaar voor elk evenementformaat – live, digitaal of hybride. Quasi de beroemde “eierlegende Wollmilchsau” …

Alles-in-één oplossingen

Het lijdt geen twijfel dat er behoefte is aan dergelijke volledig geïntegreerde platforms, maar alle systemen hebben één ding gemeen: voor de meerderheid van de projecten die ermee worden geïmplementeerd, zijn ze gewoon te overladen met functies en te complex om te bedienen! Hoge kosten, tijdrovende installaties en configuraties en slechte ondersteuning vormen extra uitdagingen voor klanten en zorgen ervoor dat ze op zoek gaan naar alternatieven.

Evenement-specifieke oplossingen

Een alternatief zijn flexibele en modulaire “bouwsteensystemen”, zoals onze G1 GuestHub. Tijdens dit proces wordt een oplossing heel specifiek geconfigureerd voor de specifieke behoeften van het evenement. De klant krijgt (en betaalt) alleen de functies die hij daadwerkelijk nodig heeft voor de implementatie van het project. Er zijn geen grenzen aan de omvang van de services – talloze modules, zoals hotel- of werkplaatsbeheer of ruimtespecifieke zitplaatsen, kunnen indien nodig in zeer korte tijd worden aangepast en geïmplementeerd.

Dus voordat je kiest voor de ene of de andere oplossing op de markt, helpt het om te kijken naar je eigen evenementformats en de bijbehorende concrete vereisten voor deelnemersbeheer. Als je voornamelijk online of overdag evenementen organiseert, dan heb je meestal geen uitgebreid hotelmanagement nodig. Groepsregistraties of wachtlijstfuncties zijn ook niet relevant voor een groot aantal evenementen.

TIP: Baseer je lijst met vereisten op de 90% standaardgebeurtenissen en niet op het speciale geval dat zich maar eens in de twee jaar voordoet!

Aanvullende diensten

Er moet ook aandacht worden besteed aan mogelijke extra diensten die nodig kunnen zijn als onderdeel van de organisatie van het evenement. Veel van de grote aanbieders bieden bijvoorbeeld geen of slechts beperkte diensten op locatie. Deze diensten zijn niet schaalbaar, maar je moet er wel het juiste personeel en de juiste technologie voor hebben. De vraag is hier welk serviceniveau gewenst is. Als een smartphone-app voor het inchecken van gasten niet genoeg is en je niet wilt werken met externe leveranciers voor accreditatie ter plaatse, dan is het ook aan te raden om op zoek te gaan naar een gespecialiseerde fullserviceprovider die ook uitgebreide ondersteuning ter plaatse kan garanderen.

Intelligente stemmingsbarometer maakt de efficiëntie van evenementen meetbaar

Kunstmatige intelligentie doet zijn intrede in de evenementenbranche. Op basis van kunstmatige intelligentie biedt GuestONE zijn klanten een opmerkelijke aanvulling. Met de zogenaamde ethische gezichtsanalyse is het mogelijk de stemming van een gebeurtenis te meten.

Kunstmatige intelligentie (AI) – voor veel mensen klinkt dit als de verre toekomst – als onbekend terrein. Maar dat klopt niet. Lang voordat slimme technologieën de koppen van relevante bladen haalden, heeft machinaal leren het leven van mensen al veranderd. Op veel plaatsen zijn de voordelen van kunstmatige intelligentie een volstrekt onomstreden onderdeel van het dagelijks leven. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is machinaal leren geen eenrichtingsverkeer. Meestal profiteren beide partijen – aanbieder en gebruiker. In veel gevallen ontstaan zelfs klassieke win-win situaties.

Een voorbeeld uit het dagelijks leven illustreert dit: Enerzijds gebruiken multimediaplatforms en streamingdiensten als YouTube, Spotify of Netflix de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie om zogenaamde suggestielijsten te maken. Het individuele visuele gedrag dient daarbij als basis. De kwaliteit van deze lijsten is verbazingwekkend hoog – en neemt zelfs toe met de tijd. De machine leert. De gebruiker profiteert van aantrekkelijke nieuwe aanbiedingen en voorheen onbekende mogelijkheden.

Anderzijds verschaft deze informatie de multimediaspelers een breed scala aan informatie die een belangrijke basis vormt voor de besluitvorming in het kader van bijvoorbeeld financieringsvraagstukken. Kunstmatige intelligentie kan worden gebruikt om betrouwbaar te beoordelen welke investeringen en producties op bepaalde markten rendabel zijn – en welke niet.

Het meten van de efficiëntie van evenementen

Het voorbeeld illustreert dat het gebruik van AI veel dingen verandert. Vooral in de professionele omgeving zorgt machine learning voor een gevoel van optimisme. ChatGPT voegt zich bij de hype. Het prototype van een op tekst gebaseerd dialoogsysteem heeft kunstmatige intelligentie onder de aandacht van een breed publiek gebracht. Het is nog niet duidelijk welke rol AI kan spelen in de evenementenindustrie. Maar feit is dat op veel plaatsen kansen en mogelijkheden worden verkend. GuestONE, het in Wuppertal gevestigde bedrijf voor gasten- en deelnemersmanagement, is al een stap verder in de toepassing van AI in het kader van evenementen. “Wij bieden onze klanten al een oplossing die het mogelijk maakt gezichten en stemmingen te analyseren“, meldt Thomas Küfner, die als directeur van GuestONE verantwoordelijk is voor de gebieden ontwikkeling, technologie en innovatie. In technische termen heet dit Ethische Gezichtsanalyse.

Met inachtneming van alle voorschriften inzake gegevensbescherming worden parameters zoals leeftijdsgroep, geslacht en stemming geanalyseerd. “Persoonlijke gegevens worden uitdrukkelijk niet verzameld”, zegt Küfner, waarmee hij eventuele zorgen over gegevensbescherming bij voorbaat wegneemt. “Het systeem kon dat ook niet.” GuestONE kon begin 2023 op een door de Kamer van Koophandel en Fab rieken georganiseerd evenement de mogelijkheden van Ethical Facial Analysis demonstreren. De toespraken van verschillende sprekers werden geanalyseerd. Aan de hand van de geregistreerde parameters van leeftijdsgroep, geslacht en stemming kon de spannings- en aandachtscurve van de bijdragen op indrukwekkende wijze worden getraceerd. De ethische gezichtsanalyse was zeer attent voor een gastspreker bekend van TV, en de sfeer was uitstekend.

Objectieve stemmingsbarometer

Het is niet verwonderlijk dat de bezoekers het optreden van de prominente spreker aandachtig volgden. Hij geniet immers landelijke bekendheid als meteoroloog, auteur en weer- en klimaatdeskundige. Toch is het de moeite waard om de details van de verkregen gegevens te bekijken, want: Toen de weerpresentator sprak over de gevolgen van de klimaatcrisis en berichtte over noodzakelijke beperkingen van de individuele mobiliteit, registreerde de Ethical Facial Technology een duidelijke stemmingsdaling bij het mannelijke publiek in de leeftijdsgroep boven de 60 jaar. En in real time.

“Welke individuele conclusies moeten worden getrokken uit deze informatie is een kwestie van interpretatie,” zegt Küfner. Maar – en daarin ligt de toegevoegde waarde van de Ethical Facial-technologie – het systeem heeft een daling van de stemming in de specifieke groep mensen gedetecteerd als een objectief feit. “Dit zou niet mogelijk zijn geweest met andere middelen.” Door het gebruik van Ethical Facial-technologie biedt GuestONE klanten echte en ongefilterde toegevoegde waarde. Enquêtes als alternatief voor het gebruik van kunstmatige intelligentie leveren daarentegen vaak vertekende of verfraaide resultaten op.

Dit kleine praktijkvoorbeeld geeft een voorproefje van hoe deze AI-technologie in de toekomst in alle richtingen gunstig kan werken in de evenementenomgeving. Uiteindelijk profiteren ook de gasten hiervan, want: De attentiewaarden onderstrepen immers het belang van de gastspreker voor het evenement.

Realtime evaluatie van de gegevens

De nog jonge ervaring geeft een indicatie van hoe kunstmatige intelligentie kan worden gebruikt bij evenementen. De gedachten van Thomas Küfner gaan ondertussen al verder dan het domein van de ethische gezichtsanalyse. De technologie kan ook worden gebruikt in het kader van het klassieke deelnemersbeheer en op het gebied van de organisatie van gasten. Zo zijn bijvoorbeeld het automatisch scannen van badges en de evaluatie van bepaalde functies met behulp van QR-codes denkbaar. Kunstmatige intelligentie biedt ook nieuwe mogelijkheden voor belangrijke netwerken. De details van hoe deze eruit zullen zien moeten nog worden uitgewerkt. Küfner twijfelt er niet aan dat het gebruik van moderne technologieën op basis van machinaal leren zal komen.

Met het oog op winstgevendheid geldt de positieve kijk van GuestONE des te meer. Vanuit technisch oogpunt stelt kunstmatige intelligentie – met name op het gebied van ethische gezichtsanalyse – geen exorbitante eisen. Een klein toestel ter grootte van een set-top box en conventionele videocamera’s volstaan als analyseapparatuur. De AI stelt ook geen bijzondere eisen aan de inzet van personeel. De real-time evaluatie van de gegevens gebeurt volledig automatisch. Alleen de interpretatie en de conclusies die op basis van dichte informatie moeten worden getrokken, vergen enige tijd. Maar deze investering komt rechtstreeks ten goede aan de efficiëntie van het volgende evenement.